社長自らkintone構築！改善のスパイラルを生む伴走支援

お話を伺った方：代表取締役　中村基記様

FAXでもらった予約情報を紙の台帳とAccessに転記…属人化やミス、共有の課題が発生していました

事業内容

当社は明治時代に創業し、食品製造と小売、飲食店経営を展開してまいりました。
伊勢神宮内宮にかかる宇治橋前に店舗を構え、参拝される方々へお食事や伊勢ならではのお土産を長きにわたり提供しております。
オリジナル商品である勢乃國最中や神代餅は、原料にこだわって保存料や防腐剤などを一切使用せずていねいに作っており、伊勢神宮へ奉納させていただいたこともあります。

近年は、店舗の商品を気軽に楽しんでいただけるよう通販サイトを展開しているほか、SNSを活用して店舗や伊勢神宮周辺、そして伊勢志摩の情報発信もおこなっています。

kintone活用の目的と当時の課題

当社では在庫や予約の管理などに紙の台帳を使うなど、長く定着した管理方法がありました。
20年ほど前には、予約状況の履歴も管理しようとMicrosoft Accessでも予約管理を始めました。

予約はFAXでいただくことが多かったため、台帳への転記やAccessへの入力を都度おこなっていて…手間の多さや手作業によるミス、社外からの確認ができないことなどが課題でした。

その他の業務においても、アナログな管理が煩雑な上、属人化してしまっている部分もあり、どうにかしたいとは思いつつもなかなか動き出せずにいたんです。

そんな時に、コムデックさんからkintoneやITツールを使った業務効率化について話を聞く機会があり、「これはチャンスだ」と思って当社でも取り組み始めました。

kintone導入のポイントは「切替タイミング」。そこはトップダウンで進めさせてもらいました。

ここ数年でIT活用が急速に進んでいらっしゃいますが、どんな効果がありましたか？

情報の一元化による業務効率化、そして平準化が大きく進みました。

kintoneの在庫管理アプリや予約管理アプリなどからスタートして複数のアプリができ、それらが連携していった結果、社内の情報が一元化されました。kintoneはPCでもスマホでも使えるため、社員は社内外から必要な情報にすぐアクセスできます。
さまざまな業務の工数を削減できていますし、お客様に対して担当者以外でもスムーズに対応できる環境が整ったことが大きな効果だと感じています。

また、一定の知識を持った特定の社員にしか担当できなかった勤怠や人事関連の業務にもマネーフォワードクラウドやKING OF TIMEといったツールを導入したことで、システム化が実現し、専門知識を持たなくても対応できる業務が増えています。

在庫管理を効率化した事例はこちらの記事で詳しくご紹介しております！
▼在庫管理をkintone化！業務効率化の鍵は徹底的な「見える化」にあった

IT活用の秘訣や、kintone導入で苦労された点を教えてください

私自身がkintoneアプリの作成や活用を楽しめていることは、IT活用の秘訣というか推進力のひとつかもしれません。

最近のサイボウズさんのCMじゃないですけど、kintoneアプリを自分で作ることってけっこう楽しいんです。
私はもともと、Microsoft Excelで関数を使ったり、Microsoft Accessをいじったりということが好きな方でしたが、kintoneは慣れてしまえば、Microsoft ExcelやMicrosoft Accessで仕組みを構築するよりも簡単だと感じています。作ったアプリがうまく機能して業務が効率化されると、次の発想が浮かんできて…良いスパイラルが生まれていて、このきっかけはkintoneが作ってくれたと言えます。

一方、苦労した点は切り替え期ですね。
人は慣れた方法を変えることには抵抗がありますから、いくら効率化が図れるとわかっていても、新しいやり方へ切り替えることには後ろ向きな意見もありました。特に予約台帳の切り替えは、先々の予約がどんどん入ってくることもあり、タイミングには私自身もかなり悩んだんです。

ただ、みんなにとって良いと思えることや会社のために必要なことは、権限を持っている人が思い切って「ここから切り替える！」と決めて導入していくしかありません。
業務効率が上がることは確実でしたから、社員にもしっかりと説明の上、「次の1月1日から！」とトップダウンで進めさせてもらいました。

切替タイミングが重要だった予約管理については、こちらの記事で詳しくご紹介しております！
▼kintoneで予約管理！フォームブリッジでオンライン予約受付システムを構築

あとは、現場の実務との乖離ですね。
実際に「これで効率がよくなるだろう！」とアプリを作成したものの、現場の実際の作業とうまくマッチせずに受け入れられず定着しないアプリもあって…現場ともていねいに話し合い、試行錯誤を繰り返しながら進めています。

対面開発で構築方法を覚えて、自分たちでkintoneアプリを作れるようになりました。

コムデックを選んだ理由を教えてください

正直なところ、課題を認識しつつも、それを解決するために業者さんを探して…というところまでは考えていませんでした。

コムデックさんとは地元企業同士、以前からお付き合いがありました。ちょうど樋口さん(前社長)や生田さんとお話する機会があり、kintoneのことやコムデックさんがどんなことをしているのか、できるのか、といったことをお聞きして…「これは当社の現状を変えられるのでは」「コムデックさんとならチャレンジできるのでは」と可能性を感じてお願いした次第です。

コムデックの伴走支援は御社にとってどのようなメリットがありましたか？

対面開発で一緒に作っていくため、打ち合わせの中で構築の仕方を覚えて、自分たちでkintoneアプリを作成できるようになったことがメリットですね。
はじめにコムデックさんが作ってくださったアプリについても、中身を見て理解できるようになったので、新しいアプリを作る際の参考にしています。

自分たちである程度kintoneアプリを作成できるようになってからも、不具合が起こったり、思うような動きにならなかったり…そういった時に相談できるというのもとても心強いです。
コムデックさんの伴走支援があるからこそ「まずは自分たちでやってみよう」とチャレンジできているように思います。

中小企業にとってハードルが高い業務改善。伴走支援なら社内に専門家がいなくてもIT活用を進められます。

コムデックに依頼してよかったポイントや、他社との違いはどんなところだと思いますか。

kintoneの認知度が上がり、他社さんでもkintoneを導入したと耳にすることが増えてきました。
ただ、「導入したけれど特にサポートなどはなく、はじめに作った状態のまま使っている」という話も聞きます。

kintoneはアプリ間や他ツールとの連携、プラグイン活用などのカスタマイズが運用後にも可能で、それによって業務効率はさらに上がったり使いやすくなったりすると実感しています。

とはいえ、自力でそれをやることは簡単ではありません。
当社はコムデックさんが伴走支援してくれて、「こうしたいんだけど…」と相談できたり、いろいろなやり方･事例を教えていただけたりしますし、プラグインのことなども教えてもらえるので、コムデックさんのおかげでしっかりとkintoneを使いこなせていると感じています。

kintone活用をさらに進め、シフト管理もkintone化した事例はこちらの記事で詳しくご紹介しています！
▼シフト管理はkintoneで！脱紙・エクセルを実現した勤務シフト表

コムデックのサービスはどのような企業に合うと思いますか？

すべてを丸投げでお願いしたい企業ではなく、企業側でも動きや考えがあると相性が良いように思います。

また、中小企業さんの方がおそらく、業務改善を図る余地が多いのではないでしょうか。
特にIT活用は、専門知識の必要性やコスト面からも、私たち中小企業にはハードルが高くなりがちです。
コムデックさんとタッグを組むことで専門家を社内に抱えずとも、IT活用やシステム化などを進めていくことができます。

お客様への接客にしっかりと時間をかけるためにも、バックヤードの業務効率化はどんどん進めていきたいですね。

今後はコムデックとどのような課題を解決して、どのような会社にしていきたいですか？

今後の大きな課題は、人手不足でしょう。
当社も人材確保に苦労すると考えられますし、特に、専門性を有する業務を任せられる人材の採用は簡単ではなくなると思います。
だからこそ、ITツールを活用し、業務の効率化や平準化を進めていかねばなりません。

また当社は、対面の接客がメインの業務であり、ここは効率化すべきではなく、今後もしっかりと力を入れていきたいと考えています。
そのためにも、バックヤードの業務効率化を今後も推進し、社員が時間をかけるべき部分に注力できるよう、組織体制を整えていきたいです。

担当者より

担当者：佐田

勢乃國屋さまは、社員さんが大きく手間を取られていた予約管理をはじめとし、バックオフィス業務にもkintoneその他クラウドサービスを積極的に導入され、確実に業務効率化を進めてこられました。
老舗である勢乃國屋さまのひとつの転換点に関わることができたように感じ、嬉しく思っています。

社長ご自身が実際にkintoneアプリを作成されるなど、先頭を切って積極的に、そして楽しみながら取り組んでくださっていることが、現場でもITが得意な方、苦手な方がいる中で少しずつ、しかし着実に浸透が進んでいる要因のひとつなのでしょう。
業務効率化や平準化が進む中で、現場の社員さんやスタッフの皆さんの新しい取り組みやチャレンジへの意識も高まり、「より良くしていこう」という風土醸成にも繋がっているようです。

これからもITをうまく活用しながら、課題と向き合って解決しながら、「おもてなし」にさらに注力して成長を目指されるとのこと。
コムデックはそのサポートを続け、今後も共に伊勢を盛り上げていけたらと思います！