「本当に人が時間をかけるべきこと」に集中するための環境を実現する伴走支援

お話を伺った方：西田 一世さま、西田 亜由美さま

手続きの状況が把握しづらく、管理方法を模索する中で知ったのがkintoneでした。

事業内容

私たちは社会保険労務士法人・行政書士法人として、鹿児島県鹿児島市を拠点に活動しています。

当法人の取引先は、ほとんどが障害福祉や介護保険サービスの事業所様です。代表が以前に病院のソーシャルワーカーとして勤務していた経験から、障害福祉サービスを始めたい方や事業を展開していきたい方をサポートできればとの思いで事業に取り組んでいるためです。一般的な社労士、行政書士業務だけではなく、事業所運営や求人の相談にのるなど、福祉コンサルのサービスも提供しています。

kintone活用の目的と当時の課題

私たちは以前、全ての情報を基本的に紙で管理していました。

しかし、お客様からご依頼のあった手続きを「誰が」「どこまで進めているか」を把握しづらい点が課題でした。

また、代表は外出が多いのですが、代表宛てにお電話をいただくことは少なくありません。代表が外からでも受電について確認できるような情報共有の仕組みづくりができれば、とも考えていました。

業務管理の改善や法人内情報共有の仕組みづくりをすべく、社労士向けツールをはじめとしたさまざまなツールを試している中で知ったのがkintoneです。柔軟性の高さや情報管理以外にも使えそうな点が魅力で、kintoneの導入に踏み切りました。

2021年にkintoneを導入して、1年くらいは自分たちであれこれ作ったり試したりしていたんです。でも、もっといろいろなことができそうなのに、自分たちでやってみると思ったようにできず…プラグインなどのこともよくわからないままで、限界を感じていました。

外出先からも進捗状況を確認できるようになり、手間のかかる作業も解決策を提案してもらったことで効率化できました。

コムデックを選んだ理由を教えてください

コムデックさんを知ったきっかけは、kintoneの「社労士 業務改善パッケージ」です。

思いきってkintoneの構築や活用を専門の方に頼んでみたらどうだろう、という話になって、コムデックさんにご相談しました。

コムデックさんは他の社労士さんを支援されていることもあり、社労士の用語や業務内容をよくご存知だったので安心感にも繋がり、そこから他の会社さんにも問い合わせることなく、そのままコムデックさんにお願いすることに決めました。

伴走支援によって御社内でどんな変化や成果がありましたか？

コムデックさんに伴走していただきながらkintone構築や活用を進めていったわけですが、スタートしてわりとすぐに日々の業務がラクになっていくのを感じましたね。

今では外出先からも情報がパッと確認できる上、業務優先度などを把握しやすく、大変助かっています。

また、社労士・行政書士の業務では、書面の郵送を必要とする場面が多くあります。

1件郵送するためには、送付状を作成し、レターパックの宛名を準備・確認、レターパック番号をExcelへ記録…という作業をおこなっていて、かなりの手間が掛かっていました。

これもkintoneとプラグインを使えば効率化できます！とご提案いただき、郵送物を管理するアプリを作ったんです。「いつ」「誰が」「どこの会社」の「誰宛」に「どのような書類を送付したのか」、送付物に関する情報を管理できるだけではなく、kintoneにある取引先の情報を使って簡単に送付状を作成・印刷できるようになりました。郵送に関する作業の手間や時間が削減された上、ミスも起こりにくくなり、大幅に業務効率がアップしましたね。

kintoneで送付物管理、プラグインで帳票出力も実現｜NISHIDA OFFICE社会保険労務士法人･行政書士法人さまのアプリ開発事例

kintone芸人を参考に、自社でもYoutubeのショート動画投稿をスタートしました！

コムデックと他ベンダーとの違いはどんなところだと思いますか？

やっぱり「情報発信力の強さ」だと思います。

kintoneについて知りたいことを検索すると、YouTubeやコムデックラボの記事など、コムデックさんの発信物に行きつくことがとにかく多くて。
驚きとともに、自分たちもお客様にとってそんな存在になれたら、と刺激をもらっています。

今年、コムデックさんが取引先向けにスタートした会員サイト「コムデック横丁」をきっかけに、私たちもKanal-WEB（カナル・ウェブ）での情報発信をスタートしました。

以前からお客様への情報共有はしたかったんですが、契約満了時のID/パスワードの扱いなどでちょうど良いサービスが見つけられず…他社さんに相談してもしっくりくるものがありませんでした。
そんな中、コムデックさんの「コムデック横丁」をユーザーとして使わせてもらって「これだ！」と。
自分たちもKanal-WEBでやってみよう、と動くことができました。

コムデックさんがご自身で実際に展開されているサービスから、自分たちの「こういうことがしたい」というヒントが得られることは素晴らしいと感じています。

実は最近、YouTubeのショート動画投稿も始めています。これもコムデックさんのYouTube「kintone芸人」がきっかけです。
先日出席したコムデックさん主催の「IT活用戦略セミナー」でお話を聞き、真似したい！発信したい！と思って。
実際にやってみると反応があっておもしろいですし、どういった動画、内容が世にウケる、求められているのかがわかると今後の動き方の参考にもなりますね。

コムデックさんを見て自分たちが行動したように、自分たちが動くことでお客様が動くきっかけづくりもできるのでは、という思いで取り組んでいます。
頻繁にお会いできるお客様ばかりではありませんし、見た方が労務について考えるきっかけにもなれば、いいな、と。

コムデックさんは定期的に勉強会やセミナーを開催されていますが、その中で知見やノウハウ、失敗談など、出し惜しみせずすべてを共有してくださるため、何かに取り組む際にも参考になることが多く、とてもありがたいです。

明日から取り組めるAI活用とCRMで「会社のファンづくり」を目指そう｜IT活用戦略セミナー2024

コムデックの支援はどんな会社におすすめですか？

kintoneなどのIT活用について、相談する先がない、相談相手がいない、という会社さんにおすすめしたいです。
業務まわりの相談は内部でもできますが、システム構築などの面についてはやはり専門家の意見や知見は頼りになります。

また、コムデックさんは偏りなく話を聞いてくださるので、いろいろと話す中で客観的な意見がもらえたり、相談ができたりすることも助かっていますね。

お客様と会ってお話しする時間を大事にするため、人が時間をかけてしなくてもよいことは効率化していきたい

今後はコムデックとどのような課題を解決して、どのような会社にしていきたいですか？

私たちはずっと、人には人にしかできないことに集中してほしい、したい、と考えているんです。

ルーティーン作業はITやロボットなどに任せて、お客様と会う時間、お話しする時間を大切にしていきたいな、と。

人が時間をかけてしなくてもよいことは効率化して作業の時間を減らし、人にしかできないことをする。
お客様と話して、お客様の言葉から、何が起こっているのかという事実を把握し、事業主さんがどう考えているのかという解釈をくみ取り、次に何をするべきかを考える…そういうことに時間を費やしたいと思っています。

そんな環境づくりを、kintoneをはじめとするIT活用で、もっともっと実現していきたいですね。

担当者より

担当者：前村

コムデックでは伴走支援の一環として、さまざまな情報発信に力を入れています。

NISHIDA OFFICEさまはアンテナを張って、情報をキャッチし、真似したいと思ったことはすぐに実践に移されます。そのスピード感に、逆に、いつも刺激を受けています。
新しくYouTubeでの発信にもチャレンジされているほか、お客様への情報共有サイトの構築が進行中です。

お客様や人との関わりを大切にし、お客様の言葉をくみ取ることに注力すべく、人がやらなくていい仕事はどんどんIT化していこう！という姿勢は、私たちも見習うべきだと思いました。

これからも、少しでも業務効率が上がり、人がやるべきことに注力できるよう、一緒に課題を解決していきましょう！