中小企業に不足する「ITの専門家」を補う伴走支援

お話を伺った方：代表取締役　池田和司様
経営企画部 部長 家城様
経営企画部　清原様、江川様

オフィスツアーで「ITを活用した働き方」を実感したことで、自社の課題解決のイメージを持てました。

事業内容

当社は、土木・建築を専門とする総合建設会社です。
三重県津市に本社を構え、1949年の創業から75年にわたり、地域に密着した事業を展開してきました。
これまでに積み上げてきた経験や実績を活かしてさまざまな市場のニーズに応え、社会に貢献できる企業を目指し進み続けています。

長年培ってきたものや古き伝統を大切にし、継承していく一方で、時代の変化やニーズにしっかりと対応できるよう努めています。
最新の設備やシステムを積極的に導入しているほか、近年は従業員の働き方や職場環境を最適化できるよう、IT活用を推進してきました。

IT活用の目的と当時の課題

以前の当社では、エクセルでの各種データ管理が多かったほか、不動産管理は紙で行っていたり、レシートを本社に持ち込んで精算をおこなったりしていました。
長く積み上げてきたやり方が、なかなか大きく変えられないまま残っていたんですよね。
非効率であることはもちろん、「これはこの人じゃないと…」という属人化している部分も多く、結果として残業や休日出勤が常態化していました。

また、自社でサーバ管理をしていたのですが、社外からのアクセスがとても大変で……社外での業務が多い従業員にはかなり負担でしたし、結局帰社して作業することもありました。

働きやすい会社にしたいという思いはずっと頭にあり、IT活用やクラウドサービスにも興味があったんです。
しかし、従業員の年齢層が高めなこともあって、「自分たちでは難しそうだ」「導入しても定着させられないかも…」と二の足を踏んでいる状態でしたね。

コムデックを選んだ理由を教えてください

コムデックさんが掲げていた「伊勢からITで日本を元気にする」というビジョンにピンときて、コムデックさんの「建設業向けITセミナー」へ参加したことがきっかけです。

このセミナーはコムデックさんの新社屋(2018年竣工)での開催だったんですが、とても素敵なオフィスで！
「うちもこんなふうに変えたいな！」と思わせてくれました。

その後、コムデックさんが「クラウドを活用した働き方見学ツアー(オフィスツアー)」を開催してくださったので、他のメンバーも連れて参加しました。
こちらの状況をヒアリングしたうえで、当社で使えそうなサービスはどのようなものがあるのか、コムデックさんではどのようにkintoneやLINE WORKSなどを活用して業務を進めているのか、実際に見せてもらいながら具体的に説明していただいて…。紙やエクセル管理の煩雑さ、属人化した業務の多さ、社外からサーバへのアクセス問題など、当社が抱えるさまざまな課題を解決できそうだ！とイメージできました。

さらに、事務所をきれいにするだけではなく、内側、つまり業務の仕組みを変えることができれば、他社との差別化もより図っていけそうだ、と。

新しいものを導入する場合、自社で担当者を立てて勉強して、準備して…となるとかなり時間もコストもかかりますが、実際にさまざまなツールやサービスを使って業務をしているコムデックさんと一緒にやれたらスムーズに進められそうだと考え、お願いすることにしました。

常に現場とコミュニケーションを取ってフォローすることでIT活用を進めていきました。

様々なツールを導入いただいた効果を教えてください

LINE WORKSの導入により、コミュニケーションや情報共有がとにかくスムーズになりましたね。電話連絡も激減しました。
電話はどうしても相手の時間を奪ってしまう部分もあるため、そこが減らせたことは大きいです。

Dropboxの導入でファイルの一元管理が実現し、データ探しの手間が削減できました。
業務の特性上、図面や写真といった大容量データを社内外でやり取りすることも多いんですが、これもDropboxのおかげで簡単にできるようになっています。

スケジュール管理についても、スケジュールが可視化されることで誰でもいつでも確認ができるようになって社内での認識が揃うようになり、抜け漏れも減りましたね。

また、当社がコムデックさんとお付き合いを始めたのちに新型コロナの感染拡大が起こったのですが、それまでにいろいろなツールを導入し、対応していたことが功を奏したように思います。
Zoomもわりとすんなり導入できましたし、対面でのやり取りができない時期でも必要な業務を回していくことができました。

IT活用において苦労した点を教えてください

導入当初はやはり社内から反対の声や後ろ向きな意見も多かったんですよね。

LINE WORKSは連絡ツールとして早いうちに定着したものの、kintoneを現場の人に使ってもらうまでがなかなか大変でした。
コムデックさんと相談しながら、kintoneから通知がLINE WORKSへ飛ぶように連携させたり、通知で内容をある程度把握できるようにしたり工夫することで、現場でも徐々にkintoneを活用してもらえるようになりました。

スケジュール管理は、従業員がそれぞれ手帳などで管理していたこともあり、まず登録してもらうところへのハードルがちょっと高くて。ですが、登録してもらうよう根気強く伝え続け、登録の徹底を進めていきました。

常に現場とコミュニケーションをしっかりと取ってフォローしつつ、対応してもらうべきところはしてもらう…ということを意識していました。
今では各ツールがなくなったら大変！というところまで定着させられています。

各ツール導入までの道のり詳細は以下の記事をご覧ください
▼kintoneからLINE WORKSに通知を送信！受注や入金をリアルタイムで通知｜総合建設業　株式会社アイケーディさまのkintone for LINE WORKS導入事例
▼kintoneとLINE WORKSの連携で運転者のアルコールチェックを効率化｜株式会社アイケーディさまのアプリ開発事例

社内で発生したトラブルを巻き取って解決してくれる、最新情報も提供してくれるところに安心感がありますね。

コムデックの伴走支援は御社にとってどのようなメリットがありましたか？

中小企業の多くには、システムの専門家がいないでしょう。誰かを専属にして育てるにしてもコストがかかりますし、学んでいるうちに新しいツールやサービスがどんどん出てくるわけです。
そんな中、知識のある専門家が自社の業務や状況を知った上でサポートしてくれる伴走支援はとてもありがたいです。

以前は、社内でシステムやパソコンなどのトラブルが起こると、ちょっと詳しい従業員の誰かが手を止めて対応していたんです。
そういった場合に、コムデックさんが巻き取って迅速に対応してくれると、従業員は自分の業務に集中できるわけで…これは大きなメリットですよね。

また、Starlink(スターリンク)という衛星をつかったインターネットサービスもコムデックさんに教えていただきました。
現場が一定期間で変わっていく当社の業務にぴったりで、コムデックさんにお願いして3日で使えるようになる点もとてもありがたいです。

こんなふうに、コムデックさんとのやり取りによって新しい情報や知見が手に入ることもメリットですよね。実は、災害対応訓練で自治体さんに呼ばれた際に、自治体さんが未だに有線LANで対応しようとしていたためStarlinkのことをお伝えしたんです。
そのようなツールがあることに驚かれ、いろいろと聞かれました(笑)。
コムデックの方々とやり取りすることで得た知識によって、周りの一歩先を進んでいるな、と感じられる場面のひとつですね。

紙管理だった業務をkintone化し、業務効率化を実現した様子はこちらの記事でご紹介しています。
▼kintoneで不動産管理！駐車場の契約情報を一元化｜建設業　株式会社アイケーディさまのアプリ開発事例

担当チームの支援で印象的なのはどんなところでしたか？

とにかくちょっと困ったときは、コムデックの担当さんに連絡すればリモートで全部対応してもらえる、というところですね。

パソコンの不具合から、操作でわからない点など、なんでもすばやく対応してもらえるので、業務の手が止まってしまって…ということが本当に減りました。

デジタルとアナログのバランス、人とシステムのバランスを考えながら、人の能力を上げていきたいですね。

今後はコムデックとどのような課題を解決して、どのような会社にしていきたいですか？

業務を効率よくおこなう仕組みづくりは、これまでにかなり進められたと思います。
ただ、デジタルツールをどんどん導入したりブラッシュアップされたりしても、それを使う人がどれだけ成長していくか、も大切だと思うんです。デジタルツールと使う人、両輪のバランスですよね。

今後は、自社でしっかりと人材育成を進めていきたいと考えています。
個々の、そして組織の成長を促進できるような環境づくりがしたいですし、目標設定や評価など、人事システムについても整え、よりよくしていきたいです。

担当者より

株式会社アイケーディさんとコムデックのお付き合いは長くなり、kintoneなど各種ツールを活用しての業務の仕組みづくりや効率化はある程度整った状態です。
これまでの対面開発や伴走支援の結果、kintoneのアプリについては内製化も進んでいます。

今後は、日々のサポートを続けながら、「どうすればより会社がよくなっていくか」「そのためには何が必要か」という観点でご提案できればと考えています。今後ともよろしくお願いいたします！