紙資料をすべてkintone化し、データ解析で「突発修理ゼロ」を目指す伴走支援とは

お話を伺った方：代表取締役　鳴谷さま

「アナログな記録」を積み重ねる業務に本業が圧迫されはじめ、デジタル化を決意しました。

事業内容

当社は天井クレーンやホイストのトータルソリューション企業として、保守点検や修理、クレーン製造・設置、部品販売、レンタルなどの事業を展開しています。
主な業務は、お客様の保有するクレーンの保守点検・修理を代行するサービスです。

クレーンやホイストの突発修理はお客様の業務に大きな影響が出るため、全社として「突発修理をゼロにする」ことを目指し、日々業務に取り組んでいます。

kintone活用の目的と当時の課題

私が社長に就任したのは2018年ですが、当時の社内は手書きの書類で溢れていました。
見積もりなどはエクセルで作っていましたが、計算式を組み込んでおらず全ての数字を手打ちしていて、計算は電卓を使っているありさまでした。

他にも、例えばクレーンを点検した際の「点検票」は複写紙に手書きというスタイルでしたが、1件に10台クレーンがあれば10枚に住所や型式などを書き込む必要があり、とにかく時間がかかっていたんです。
記録を残す際も転記転記で…とにかく時間がもったいないし、ムダが多いですよね。

また、会社の状況を把握するために、点検人員が何人で売り上げがいくらで…ということをエクセルを使って集計しようと試みたんですが、手入力での作業は大変で…。

現場のムダな作業を減らしたい、データ転記や履歴を検索する作業などの非効率さを改善したい、そして社長としてしっかりデータ分析がしたい、と課題は山積みでした。

そんな中、コムデックさんを紹介されて、手元にある資料や理想の状態をまとめたものを持って伊勢まで伺い、直接お話させてもらったんです。

私はとにかく、いろいろな情報やツールをできるだけ一元化したいと考えていて。
コムデックさんとの話し合いで可能性が見えたことやコスト面からもkintoneがいいな、と思い、他ツール案もありましたがkintoneの導入を決めました。

もっと効率よくしたい、改善したい、という強い思いがIT活用の推進力になりました。

数年で一気にIT活用が進んでいらっしゃいますが、IT活用を進める秘訣はありますか？

IT活用を一気に進められた理由はふたつあると考えています。

ひとつは、私が社長就任時に経営者としては若手の部類であり、チャレンジがしやすかったことです。
そして私自身、効率の良さにこだわっていて、新しいものに抵抗がないこともIT活用推進に取り組めたポイントでしょうね。
もっと歳を重ねていたら、新しいものへのチャレンジには慎重になっていたかもしれません。

もうひとつは、改善したほうがよいこと、困っていることなど、明確な課題があったことですね。
安定していて、現場がうまく回っていたら、違っていたでしょう。
もっと効率よくしたい、改善したい、という強い思いが推進力になりました。

今後は人の採用、働き手の確保がが難しくなっていくことが確実です。限られた人員でしっかり売り上げを上げていく、業務を進めていくためには、IT含め便利なものを活用することは避けられません。
当時のアナログな環境のままでは、今の業務量すらこなせていなかったと思いますね。

サイボウズのセミナーにも登壇いただいている鳴谷社長。
業務改善を進めるコツはこちらの記事でもご紹介しています！
▼サイボウズデイズ登壇レポート　IT部門が不在でも業務改善を成功させたコツとは？伴走支援を徹底討論！

kintone導入で苦労された点はありますか？

業務の効率化や改善が目的であっても、業務フローが変わることは社員にとって一時的に大きな負荷がかかります。
どうしてもストレスとなり、不満が出ることもありましたね。
そのため、kintoneアプリの使いづらい部分をていねいに聞き取って修正したり、フォローを細やかにおこなったりしながら、進めていきました。

また、コムデックさんとは初回に伊勢でお会いした以降はオンラインでのやりとりで進めていたんですが…特にはじめの方は自分の頭の中にあるイメージやニュアンスを言葉にして伝えることが難しかったです。
コムデックさんがこちらの現場を見に来てくださったことやたくさんのやり取りを経て、今ではだいぶスムーズになっています。

あと、kintoneへのデータ移行・入力には相当の時間を要しましたね。
エクセルデータもですが、手書きの膨大な資料を移し替えていくことが大変でした。

その後、kintoneへの登録はしたけれど更新作業ができていない、という状態が起こることがあり、それを改善する仕組みづくりが今後の課題です。

こちらの要望に対して、その場で提案してくれた。改善のイメージができたことが決め手でした。

コムデックを選んだ理由を教えてください

コムデックさんを紹介されて、伊勢まで伺った時のプレゼンがとてもよかったからです。

私は当時、kintoneがどういうものかもよくわかっていませんでしたが、「こうしたい」という要望をまとめて持ち込みました。
その要望に対する提案が的確でしたし、kintoneについてもその場でいろいろ実際に見せてもらってイメージができました。

そして、当時は専務だった生田さんが「全部できますよ」と言った時に、私も「これはいける」という感覚があり、お任せしようと決めました。

また、伊勢のオフィスがとてもよい雰囲気だったことが印象的で。こんな職場の雰囲気を作れる会社だったら任せたいな、と思えましたね。

鳴谷社長がコムデックにいらした際の様子は、こちらの記事でご紹介しています！
▼クラウド導入相談会を開催｜株式会社クレーンメンテ広島さま

コムデックの伴走支援は御社にとってどのようなメリットがありましたか？

「こういうことがしたい」というさまざまなアイディアを出していく当社、そして知識や経験のあるコムデックさんとが良い形で関わり、高め合える、パートナーのような関係になれていることがありがたいです。

無理難題を言っても、コムデックさんは投げずに検討してくれて当社は良いものが得られますし、コムデックさんも経験値が上がって他社さんの伴走時にも活用できる、という。
お互いにメリットがある出会いだったと思っています（笑）。

「できない」時も別のやり方を提案してくれる。データを活用したい企業におすすめです。

コムデックに依頼してよかったポイントや、他社との違いはどんなところだと思いますか。

コムデックさんはとにかくレスポンスが速く、すぐに対応してくれます。
アプリなどに不具合が発生しても、すぐに修正してもらえて現場へフィードバックできるため、助かっています。

またこちらから「こういうことがしたい」「こんな風にしたい」と話すと、方法や提案がサッと出てくるんです。
もちろん「できません」と言われることもありますが、その場合は別のやり方を提案してくれる、とても心強い相談相手です。

コムデックのサービスはどのような企業に合うと思いますか。

さまざまなデータを蓄積するだけではなく、活用していきたい企業さん、経営者さんですね。

データをただまとめるだけなら、エクセルなどでも可能です。

しかし、過去のデータを扱ったり、参考にして活用したりできるとメリットが生まれる企業さん、データを二次利用・分析したいと考えている経営者さんがいるはずなんです。
そういった会社さん、経営者さんには、データ活用のノウハウもあり、その仕組み構築に長けているコムデックさんをおすすめしたいです。

また、やみくもに業務改善だけを目指すことは難しく、着手する際にはしっかりと業務を棚卸する必要があるんですが、コムデックさんとはそういったことにも一緒に取り組んでもらえます。

ITツールを使いこなし、データ解析で「突発修理ゼロ」へ！

今後はコムデックとどのような課題を解決して、どのような会社にしていきたいですか？

当社は「突発修理をゼロにする」ことを目指しているので、それを実現するためのデータ解析をもっと進めていきたいです。

ITはあくまでツールであり、ミッションを追う効率を上げるためのものと考えています。
kintoneを育ててうまく利用し、自分たちがやるべきことに注力していきたいですね。

担当者より

担当者：佐田

「アナログな業務が本業に大きな負担をかけている」という課題を解決するために鳴谷社長がkintone導入を決断された際、まずは業務全体を見直し、整理するところから一緒に取り組ませていただきました。特に、手作業での転記や紙での書類管理による効率低下が顕著でしたが、kintoneを導入したことで短期間に大きな成果が出せました。

はじめは社内からデジタルツールへの抵抗や不安の声も聞かれましたが、鳴谷社長のリーダーシップのもと、全社で前向きに取り組まれ、導入が進んでいきました。今では、リアルタイムで業績や作業進捗を把握できる環境が整うなど、業務全体の効率アップが実現しています。

我々コムデックが大切にしていることは、単にシステムを提供するだけでなく、クライアントの課題に寄り添い、最適な解決策を提案し続けることです。鳴谷社長や株式会社クレーンメンテ広島さんと一緒に業務改善を進められることに、大きなやりがいを感じています。今後もさらなるサポートを続けてまいります。