「自社の良さを活かす」kintone活用を後押しする伴走支援とは

お話を伺った方：奥山様、山本様

各自が使いたいツールを使うことで情報が分散・非効率な状態になっていました

事業内容

当社は1973年に「チアリ―英語研究会」としてスタートしました。
まだ英語を習うことが一般的ではない時代に先んじて児童英語教育の普及を目指し、オリジナル教材を開発して「チアリ―英語教室」の全国展開を推進。
これまでに輩出した卒業生は30万人以上にのぼります。

次に注目したのがITスキルです。
2001年から、英語教室のノウハウを活かしてパソコン教室の展開を進めてきました。近年は、子ども向けのプログラミング教室や中・高校生向けの「情報」科目対応教室、健康マージャン教室なども開校し、現在運営している教室は全国で約100ヶ所です。
今後もさまざまな年齢層の方々が活き活きと過ごせるよう、「教育の可能性」を探り、事業に取り組んでまいります。

kintone活用の目的と当時の課題

当社がkintoneを活用したいと考えた目的は、使用ツールの統一とファイル管理を整えることでした。

当時の当社では各担当者が業務に合うツールをそれぞれに契約して自由に使っていたため、使用ツールの分散による非効率が発生していました。
ひとつのツールで出力されたものをまた違うツールで使うために誰かが変換していたり、整えたりしており、それらの作業による負担が徐々に大きくなってきていたんです。

また、東西の拠点でファイル管理に一貫性がないことも課題の一つでした。
ファイルを置く共有スペースはあるものの、各自が作成した似たようなデータ・ファイルが散在し、それぞれのルールで管理するという状態だったため、ここを改善したいと考えていました。

当社では10年ほど前からサイボウズ（cybozu.com）を利用しており、サイボウズでこれらの課題を解決できないかと試したものの頓挫した、という経緯もあります。

事業が拡大する中で非効率が目立ち、いよいよツールの集約やファイル管理の整理を進めねばとなって、基幹となるツールを検討する中で候補にあがったのがkintoneです。
kintoneは導入済みであるサイボウズの姉妹ツールともいえること、CMにもあるようにノーコードでアプリを作れること、そして汎用性が高いことが決め手でした。

「常に改善し続けられる」というkintoneのメリットを生かせる専門家を探していました

コムデックを選んだ理由を教えてください

kintoneのアプリ作成自体は簡単ですが、業務に沿うものを作りたいと考えるとそう簡単ではありません。
そこで専門家に依頼しよう！ということで多数検索し検討しましたが、「要件定義をしてひとつのシステムを作り上げる」という契約形態が多く、なかなかうちに合うところが見つけられずにいたんです。

kintoneは自社の業務に合わせてどんどん作り込んでいける点がメリットなので、その分開発はエンドレス、つまり「一つのものを作り終えたら終わり」というものではなく、「常に改善し続けるもの」だと私たちは認識していたため、なかなかピンとこなくて…。

そんな中、作って終わりではない「kintone伴走支援」を提供しているコムデックさんのHPを見つけて「ここだ！」と思いました。

実際にお話しさせていただき、チアリーに合う構築はもちろんのこと、会社の将来を見据えた提案がいただけたことがとてもよかったです。
さらに伴走支援として、チャットを使って日常的なサポートをしていただけるという点も、私たちが必要としていたものにぴったりで、コムデックさんにお願いしようと決めました。

kintoneを導入した効果はどのようなところで感じていますか？

kintoneを導入して2年ほどになりますが、ファーストステップとして「ツール集約」が進んでいます。

実際に業務に活用できているアプリもあり、例えばプロセス管理のアプリで今は誰の対応待ちなのか、ということが互いに明確にわかるので円滑に業務を進行できています。
▼プロセス管理を活用してタスクの進捗管理を一元化した事例はこちらの記事で詳しくご紹介しています！

また、kintone導入によってファイル管理もルール化できました。原本を誰が作ったのか、どこにあるのかといったことを確認する手間がなくなり、必要なファイル・情報へスムーズにアクセスできるようになっています。

直近では、HPからの採用エントリーにもkintone活用を始めたところです。

kintoneを導入にあたり工夫した点や苦労した点はありますか？

当社では各部署から人を出して、構築から研修までを担当するkintoneチームを作りました。

各部署同士で忌憚なく意見を交わし、システム担当側と各現場側の意見をすり合わせながら構築を進めており、双方にとって良いものを作っていける環境だという自負はあります。

ただ、現場に理解してもらい、使ってもらう、という面ではやはり苦労もありますね。
すでに浸透しているやり方があるため、優れた機能性を伝えるだけでは簡単には使ってもらえません。

マニュアルなども用意していますが、作っている側で理解できても使う側ではわかりづらい、ということもあります。ちょっとしたことでも重なると、日常で使うのは面倒になってしまうんですよね。

ここは社内において未だ課題であり、kintoneのAI機能などにも期待しつつ、アプリのカスタマイズなどにしっかり取り組んでいきたいと考えています。

実現したいことに対して複数の提案がもらえるので、自社の良さを生かす選択ができています

コムデックの伴走支援は御社にとってどのようなメリットがありましたか？

一番のメリットは、「自走できる形の提案をくれること」です。

コムデックさんは多くの事例をお持ちでkintoneに関する知識もしっかりあり、そして当社のことをしっかり理解してくださっています。
kintoneの仕組みや特徴を説明しつつ、最終的に私たちが内製・自走していける方法をレクチャーし、それができる構築を考えてくださるということが大変ありがたいですね。

おかげさまで、コムデックさんといろいろと話しながらやってきた経験を元に、最近では自分たちでも必要なアプリを作成したり、プラグインを使ったりできるまでになりました！

また、コムデックさんとはチャットで繋がっていて、トラブルが起こった際にも「どこをどう見ていくといいのか」など的確にアドバイスいただけるため、不安なく素早く対応ができることも大きなメリットです。

担当チームの支援で印象的なのはどんなところでしたか？

初期導入の際の対応が丁寧だった、という印象があります。

私たちは当時、kintone活用の具体的なイメージがあまり湧いていなかったのですが、画面共有しながら事例を交えていろいろと提案してくれたので、リアルに考えることができました。

担当者である西道さんは、経験値の高さやkintoneスキルの高さ、多数の導入事例、幅広い知識を兼ね備えておられてすばらしいのですが、一番ありがたいのは「包括的な提案をくれること」です。
「こういう風にしたい」と話すと複数の選択肢を提案してくださるため、私たちは「当社の良さを活かすにはどれがよいか」という選択をすることができています。

チアリ―さまの業務に合わせたアプリ開発事例は以下の記事をご覧ください！
▼お知らせ配信をkintoneに集約！通知設定で見落としも防止｜教室運営業 株式会社チアリーさまのアプリ開発事例

コムデックという「チーム」で対応していただけているという安心感があります

コムデックに依頼してよかったポイントや、他社との違いはどんなところだと思いますか。

知識が偏っていたり、担当が頻繁に変わったりする業者さんが少なくありませんが、コムデックさんはそういったことがありません。
そして、とにかくチャットへの返信や動きが迅速なことも、とても心強いです。

チャットにもすぐ反応をいただけて、日常的にしっかりとコミュニケーションが取れています。当社のこと、当社のkintoneのことをよく知ってくださっていて「チーム」という安心感がありますね。

また、豊富な知識や最新の情報、コムデックさん自身の取り組みなどを勉強会などで惜しみなく共有・発信してくださるため、とても勉強になります。

コムデックのサービスはどのような企業に合うと思いますか。

企業規模としては、中小企業に合うと思います。

大手企業は専門部署があり、自社完結できるところが多いですが、中小企業はそうはいきません。
各担当者が「業務効率を上げたいから、こうしたい」などの形で動くことになりますが、その意識を持つまでに時間がかかりますし、思い立っても何から取り組んでいいかわからないこともありますよね。

中小企業の場合は社内で専門の担当を立てることも簡単ではありませんから、コムデックさんによる「自走を目指した伴走」、そして情報共有やフォローを受けられることは大きなプラスになるでしょう。

また、コムデックさんは「kintoneをどう自社で活かしていくか、いけるか」を提案してくださるため、業種問わずオススメしたいですね。

お客様に「時代に合った生きる力を身につけていただく」ため、まずは現場へのkintone定着をしっかりとすすめていきます

今後はコムデックとどのような課題を解決して、どのような会社にしていきたいですか？

まずはしっかりと現場へのkintone定着を進めたいです。

現在はアプリによって良し悪しがあり、現場からも意見が上がってきていますので、AIなどの活用も進めながら、現場がより使いやすいアプリや環境に整えていきます。

私たちはコムデックさんと同じく、お客様ご自身が力を身につけられるようにとサービスを提供する会社です。幅広い年代のお客様に英語やITのスキルなど時代に合った生きる力を身につけ、使いこなしていただくことは、生活を豊かにすると考えています。そういった事業を今後も展開しつづけられるよう、コムデックさんの力を借りながら進んでいきたいですね。

担当者より

チアリ―さまには自社開発のwebシステムがありました。kintoneへ一本化したいというご相談をいただいた際、その困難さに正直、頭を抱えたことを覚えています。
ヒアリングする中で、kintoneへの移行によって良くなる部分と使い勝手が悪くなる部分があると感じたため、話し合いを重ね、コムデックとしての見解をお伝えしながらバランスのよいところを探していった次第です。

大変さもありましたが、kintone導入により、複数拠点間の情報共有・コミュニケーション・進捗共有などの速度は格段にアップさせることができています。

私としてもチアリ―さまとの構築とその結果は、驚きと共によい経験になりました！
今後も社内でのkintoneの更なる定着やその先に向け、一緒に走っていければ光栄です。