業務効率化のためのシステム構築、仕組みづくりを「やり切る」伴走支援とは

お話を伺った方：特定社会保険労務士・キャリアコンサルタント　平山久美子 代表

テレワークや業務効率化に取り組む中で、Access中心の運用限界を感じたのがkintoneを検討するきっかけでした。

事業内容

私たち「あおい社会保険労務士法人」は、横浜に事務所を構える社会保険労務士法人です。
複数の社会保険労務士が在籍し、労務に高い専門性とたくさんのノウハウを持って、お客様の労務管理を担っております。
顧問契約先とは、社内の課題や制度立案などに一緒に取り組むなど、経営判断の参考となる相談相手としてもご活用いただいています。

また、顧問契約先以外にもスポットで人事労務相談や社会保険手続きなどに対応しています。
お手伝いしている会社で働く方々と会社が信頼関係で結ばれるようサポートをしている事務所です。

kintone活用の目的と当時の課題

当事務所は以前から、Microsoft Accessで業務管理システムを作りこむなど積極的に業務効率化を進めていました。
業務に活用していたのは主に、Microsoft AccessとExcelです。

しかしこれらのツールは、「誰かが使用中だと作業ができない」という状況が発生します。
そうなると作業が滞ったり、後回しにして漏れが発生したり…。当事務所にはテレワークメインのスタッフがいたこともあって、なかなかスムーズな作業ができず難しさを感じていました。

もっとうまく回る方法があるのではないか、なにか工夫ができるのではないかと考えてはいたものの、本業を抱えながら独学でのシステム構築や改善には限界があり…専門家の意見を聞けたらな、と思うことが増えてきていたんです。

そんな矢先、コムデックさんの支援を受けてkintoneを活用されている社会保険労務士法人とうかいさん(以下、とうかいさん)と生産性についてお話する機会がありました。

とうかいさんが実際におこなっているkintone活用やデータベースの話を聞いて、kintoneがクラウドサービスである点がいいなと思いましたし、うちも顧客の住所録や業務台帳をkintoneへ移行できそうだな、業務日報を組み合わせたら生産性向上のためにいろいろな分析もできるかな、とイメージが湧いてきたのが導入のきっかけです。

あおい社会保険労務士法人さまがMicrosoft Accessからkintoneへ切り替えていくまでの取り組みについてはこちらの記事で詳しくご紹介しております。
▼顧客管理をkintoneで行うメリットとは？～社労士編～｜あおい社会保険労務士法人さまのアプリ開発事例

最初の打ち合わせで作ってくれたプロトタイプで、kintoneを導入したときの効果がイメージできたのが決め手でした。

コムデックを選んだ理由を教えてください

私はとうかいさんのお話を聞いて、勧められるがままにコムデックさんへ連絡したわけですが、正直なところ、最初はコムデックさんのこともkintoneのこともよくわかっていませんでした。

ですが、コムデックさんとはじめて打ち合わせした時にその場でささっとkintoneでプロトタイプアプリを作って見せてくださって。
それが、私のイメージしたとおりのもの、伝えたことが形になったものだったことにとても驚きました。

おかげで、当事務所でkintoneを導入した場合にどんなことができそうか、もっと業務が効率よく進められるようになるんじゃないか、としっかりイメージができ、コムデックさんにお願いすることに決めました。

生産性アップを実現するため、業務時間などの集計・分析を自動化したあおい社会保険労務士法人さまの事例はこちらの記事で紹介しています
▼kintoneの日報管理で社員の業務をリアルタイムで集計･分析！｜士業 あおい社会保険労務士法人のアプリ開発事例

kintone導入時に苦労したことや、うまくいったポイント等はありますか？

当事務所では元々Access等のツールを日常的に使って仕事をしていることもあってか、kintoneの導入自体に苦労はありませんでした。

kintoneの業務管理アプリについては、それまで使っていたMicrosoft Accessのシステムをベースにして構築したこともスムーズな導入を実現した理由のひとつでしょう。
他のアプリに関しても、細かすぎたり、複雑だったりという作りにはしないように注意しています。
入力インターフェースなども、従業員の手間にならないようにシンプルで分かりやすいものにしたい、という要望を出しながら進めていったことも功を奏したように思います。

基本的にオーダーメイドのアプリなのでこちらの意図に沿っていますし、それが動かなくて困った…ということもありませんでしたね。

kintone導入で定期的に発生する業務の管理や請求の抜け漏れを防ぐ仕組みづくりも実現した事例は、こちらの記事で詳しくご紹介しています！
▼kintoneで定期タスクを自動作成、更新漏れを防ぐチェック機能を実装｜あおい社会保険労務士法人さまのアプリ開発事例
▼請求書情報を自動作成できる社労士のkintone顧客管理とは？｜あおい社会保険労務士法人さまのアプリ開発事例

「伝わらない」「理解されない」ストレスが無い。意図をくみ取って一緒に考えてくれるのがありがたいですね。

コムデックの伴走支援は御社にとってどのようなメリットがありましたか？

とうかいさんにおすすめされてコムデックさんとの取引やkintoneの導入をスタートしましたが、コムデックさんとのやり取りが進んでいくうちに、私の中でぼんやりとしていた業務改善のイメージがどんどんクリアになっていきました。そのやり取り自体がまず大きなメリットだったと思っています。

そしてコムデックさんは、「打ち合わせの後に自社へ持って帰って、次の打ち合わせで『こんなものができました』というパターン」ではなく、打ち合わせしながらその場でささっとアプリを作ってくださいますよね。
それを一緒に見ながら、ああでもないこうでもないと考えたり修正したりしていくことで理解を深めていけたことも、とてもよかったです。

担当チームの支援で印象的なのはどんなところでしたか？

振り返ってみると、とにかくストレスなく進んでいき、ここまで来た、という印象です。

初回、佐田さん・島上さんと打ち合わせさせてもらう中で、私が「こういうふうにしてほしいな」というものが素早く、そして的確にアウトプットされてくることにとても驚きました。
2人体制で片方がヒアリングしながら、もう1人がその場で作成していく、というスタイルだからなのか、話しているその場でどんどんできていくんですよね。

ちなみに、当事務所を担当してくださっているお2人に限らず、コムデックさんとやり取りしていると皆さんそういった対応ができる、という印象があります。

コムデックに依頼してよかったポイントや、他社との違いはどんなところだと思いますか。

相手が何を言っているのか、何を言いたいのか、その意図をしっかりと汲んでプロの知識･知見を持って対応すること。
コムデックさんはこれができているな、と思います。
これまで他社さんとのやり取りで、伝わらない、理解されない、という経験は少なくなかったんですが、コムデックさんはこちらの意図を的確に汲み取って、一緒に考えてくれる、というところがとてもよかったです。

また、社労士に関する知見が深く、業界知識が豊富なこともあり、やり取りがとてもスムーズに進むため、本当にありがたいです。

効率化で生まれた時間を次はお客様へ……伴走で一緒に走りながら、本来やりたいことに時間を割けるようにしていきたいですね。

今後はコムデックとどのような課題を解決して、どのような会社にしていきたいですか？

私は、業務効率化のためのシステム構築、仕組みづくりについては、ここまででほぼやり切ったと感じています。

ですから、効率化されたことで生まれる余裕や時間を活かして、お客様の言葉をどう汲み取って、自分たちの専門知識でお客様の状況を改善していくか、もっとよくしていくか、に注力していきたいです。

その中で、またなにか業務で手間になる部分が出てきた時や業務に関するルールが変わって対応が必要になった時などに、滞りなく業務を進めていけるよう、本来やりたいことに時間を割けるよう、コムデックさんとはまだまだ一緒に走っていければと思います。

担当者より

あおい様は当初からシンプルな使いやすいものを作りたいと仰られていたので、kintone化する前の管理は一旦意識せず、kintoneで運用するならどうするとよいか、スタッフの皆さんにとってわかりやすい、使いやすい、シンプルを念頭に環境を構築しました。
また、kintoneの話だけではなく、お役に立てそうな情報提供を心掛けています。
例えば同業種の他顧客であった便利な事例や、最近のAI活用のトレンドなど、ご興味を持っていただけそうな情報は随時共有し、業務改善を進めるためのキッカケとしてもらえればと考えています。