Imadoki 2022年3月号が発行されました

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さよなら文房具

皆さんの会社では、年間何枚のコピー用紙を利用しているでしょうか？
コムデックではペーパーレス化が進んだこともあり、2~3,000枚位かと思いながら、2021年のコピー用紙発注履歴を調べてみたところ、3月、7月、10月の３回で計7,500枚のコピー用紙を注文していました。
2022年からは請求書電子化などで年間1,000枚以上の削減が見込まれており、年間5,000枚程度に削減できそうです。

「ペーパーレス」は、近年繰り返しブームなっている現象ですが、身近に成功例がほとんどありません。その理由は、「コスト削減(紙の使用量やコピーカウントの削減)」「エコ」「SDGs」等々、ペーパーレスを目的として、紙の削減を働く人に押し付けているだけで、主役であるべき働く人にメリットが薄かった、もしくは無かったからではないでしょうか？

コムデックにおいて「ペーパーレス」がほぼ実現できている理由は、「ペーパーレス化が目的」ではなく、「生産性(収益性)の高い働き方を実現するため」に、モバイルPCやデュアルモニター、クラウドサービスなどの環境的な投資と、Web会議の標準化、リモートワーク、在宅勤務など働き方変革への取り組みを進めた結果であり、自然と得られたものだからと推察しています。

年末の大掃除を機に、もはや紙にまみれたオフィスに戻ることはないと判断し、保管していた文房具を処分することにしました。
不要となる文房具を陳列したところ、若いスタッフには「これ何？」的なモノも多く、時代の流れを感じました。
紙が減ったことで、多くの文房具が不要となり文房具の購入・保管コストは大きく削減されましたが、モバイルパソコン、ディスプレイ、スキャナーの購入、クラウドサービスのライセンス費用などIT投資は増えて単純なコスト削減にならないのも「ペーパーレス」の特徴です(生産性は爆発的に向上しますので十二分なメリットはあります)。

やはり経営者は、コスト削減よりも稼ぐことを一生懸命考えることが大切なのだと悟った2022年のスタートでした。

代表取締役社長　樋口　雅寿

簡単RPA Coopel(クーペル)で自動化をはじめよう！

毎月、毎日発生するルーチンワーク。バックオフィスのみならず、「決められた作業を決められた形で毎月だいたいこの日くらいに実施している」業務が会社の中には溢れています。
そんな業務の中でも、PC上で行う作業ならCoopelというRPAツールを使って自動化できるんです！
今回は、お客様に提供し始めて1年が経過するCoopelの魅力と活用方法をご紹介します。

②作業手順実行
ロボットにシナリオを実行させる。

 

人が日々パソコン上で行っている作業を人が実行するのと同じようにロボットが実行するため、一度やり方さえ教えてしまえば「素早く」かつ「正確」に作業をこなしてくれます。
そのため、人の手で行えば1時間かかってしまう作業も、RPAを使えばわずか数分でしかもミスなく完了！
人手不足の解消や、ルーチン作業の自動化による効率アップを実現することができるのです。

誰でも使える簡単RPAツール　Coopel3つの特長

特長1．クラウド型RPAだからサーバ・PCいらず

これまでのRPAツールは、RPAというロボットを動かすためのサーバやPCが必要でした。
導入が高額なるケースもあるサーバ型、ロボットが動いている間は他の作業ができないクライアントPC型と異なり、クラウド型RPAであるCoopelは、ロボット用のサーバやPCを用意しなくても使うことができます。

クラウド型

特長2．プログラミング不要！直感的にシナリオ作成ができる

自動化やRPAと言われると、難しいプログラミングが必要なのではないか？という印象を持たれる方も少なくありません。
しかし、Coopelは「何を行いたいのか」に合わせたアクションパーツを組み合わせたり、実際に自動化したい操作を記録させたりすることで自動化シナリオを作ることができます。
自分が実際にブラウザ上でマウスを動かしたりすれば、自動でシナリオが出来上がってくるのでとっても簡単。
少し専門的な話をすると、RPAツールによくある「変数(ロボットが実行した結果を一時的に保存して、別の処理で再利用するための設定)」の定義がいらないため、プログラミングがわからなくても、直感的かつ効率的に自動化を進めることが可能です。

特長3．利用料は1アカウント5,400円/月

Coopelの特長は何と言ってもその利用料！
月額5,400円で無制限に自動化シナリオを作ることができます。

■ご利用可能な主な機能■

• シナリオ開発機能(数量無制限)
• シナリオのクラウド及びローカル実行機能
• シナリオタイマー実行機能
• セキュアなシナリオアカウント管理機能
• ワークスペース管理機能

中小企業におすすめのRPA活用方法

• 毎月月初にWEBサイトにログインする必要がある請求書や利用明細の取得を自動化！
• 発行した請求書を、所定のメールアドレス宛に一件一見送付する作業を自動化！
• 売上情報を会計ソフトからExcelに転記していた作業を自動化！

コムデックでは、Coopelのシナリオ作成等もサポートしております！
「うちのこの業務、自動化できないかな……」「もっと詳しく、どんな業務が自動化できるか知りたい」、そんな時には是非お声掛けください。

コムデックでも、実際に「メールで届いた問い合わせをkintoneに自動登録する」シナリオを作ってみました！

お客様の活用事例

Coopelの活用事例はコムデックラボでもご紹介しています！

kintone×RPAで集計作業を完全自動化！集計に割く時間をゼロに！

三重県松阪市のエクステリア・ガーデニングショップ フローラ様では、HPのアクセス数や工事件数、公式LINEの登録会員数、店舗での商品別売り上げ、仕入金額等の情報をkintoneへ転記する作業をCoopelで自動化。
ミスをなくしながら集計時間を削減し、月16時間の作業コストがゼロに。kintoneの集計機能も活用することで、これまで月次でしか確認できなかった各種集計を日次で確認できるようになりました。

kintoneで作業自動化！RPA Coopelの連携で作業月20時間のコスト削減

広島県東広島市の株式会社クレーンメンテ広島様では、お客様にお送りする点検表のPDF発行とメールによる送付をCoopelで自動化。
GoogleDriveに点検表をアップロードしてその共有URLをメールに記載することで、複数の点検表がある場合でもお客様に届くメールは1通になるようにしました。
結果的に月20時間の作業時間が削減され、注力したかった業務に時間を使えるようになったとのことです！

経営者向け情報：納期遅延の嵐(コンテナ＆半導体不足)

「噓でしょ!!」と絶句するレベルで「受注停止」「未定」の文字が並んでいる資料が1月末に送られて来ました。
掲載した図はYAMAHA製のルーターやWiFiアクセスポイントの納期状況ですが、納期未定どころか注文すら受け付けてくれない酷い状況となり、「半導体不足」＋「コンテナ不足」がIT業界にも大きな影響を与えてきています。

大人気のiPadに至っては10月に発注した分がまだ納期未定(2月20日時点)…日本を代表するIT機器商社から「AppleStoreのほうが納期早いので急ぎならそちらで…」と回答される状態となっています。

新年度から増員で入社する方がみえたり、新規事業、事務所改装等をお考えの会社様、2022年は例年以上に早め早めの機器手配が必要となりますのでご注意ください。

※YAMAHAはバイクや船外機、ピアノで有名ですが、実は法人向けネットワーク機器を多数製造しています。

 

kintone活用お客様インタビュー　建設業　株式会社泰成様

久しぶりのお客様インタビュー、今回ご登場いただくのは三重県松阪市に拠点を置きながら、東北地方を中心に全国で土木工事事業を展開されている株式会社泰成様です。
株式会社泰成様では、昨年からkintoneを導入し原価管理を中心とした活用を進めていらっしゃいます。
コロナ禍でなかなかインタビューにお伺いすることができずしばらくお休みしていましたが、今回はインタビューもZoomで行わせていただきました！kintone導入のきっかけや、導入して大変だったこと等、経理担当の山本様に本音で語っていただいております……！

ペーパーレス化のきっかけは「長期休暇で海外旅行に行けるくらい『何処でも仕事ができるようにしたい』」！？

コムデック：ZoomにDropbox、さらにLINE WORKSやkintoneも活用いただいている泰成様ですが、ITを使っていこう！となったきっかけはなんだったんでしょうか？

泰成 山本様：きっかけは、正直に言うと『出勤したくない』からだったんです。
家から会社まで往復1時間半弱もかかるんですよ。それだけあったら、その時間でいくらでも仕事進められるわ！と思って。

コムデック：往復1時間半はつらいですね……どんなところから、またいつぐらいからIT活用を始められたんでしょうか？

泰成 山本様：7年位前から、まず「事務所に届いた請求書をスキャンしてメールで送ってもらう」「支払先と金額をExcelで一覧化」を始めました。
ただ、最初はIT化をしているという認識は全くなくて……当時は会計ソフトもクラウドではなかったので、事務所の従業員が入力するときには電話で連絡をもらってこっちは一度落として……終わったらまた連絡をもらってこっちが起動して……みたいなことを繰り返していましたしね。

コムデック：オンプレ会計ソフトの宿命ですね(笑)

泰成 山本様：事務所にいる従業員さんには負担をかけてしまった面もあるんですが、そのおかげもあってコロナよりずっと前から私は自宅で仕事ができています。
できれば趣味の海外旅行に行っても問題なく仕事ができるくらいの環境を整えたいですね。

コムデック：コロナが落ち着いたら是非、PCを携えてお出かけください！

泰成 山本様：そのころには、逆に「どこにいても仕事しなきゃいけない」って青ざめているかもしれません(笑)

kintone導入初期の失敗と苦労、これから導入する企業にアドバイスも

コムデック：「どこでも仕事をできるようにする」ための中核を担うツールと言っても過言ではないkintoneですが、いったいどのような経緯でkintoneを知ったのでしょうか？

泰成 山本様：kintoneを使っていらっしゃる企業さんの実際の画面を拝見したことがきっかけでした。ちょうどそのころ、現場も増えてきてExcelを駆使していろいろ管理することにも限界を感じていて。
そんな時にちらっと見せてもらった画面が「ExcelっぽいけどExcelじゃない！なんだこれ！」って感じで。

コムデック：『限界を感じていた』とのことですが、どんなところに課題をお持ちだったんですか？

泰成 山本様：主に原価管理の部分です。現場監督から、経理に聞かなければわからない原価費用(社宅費等)について連絡が来るんですよね。
会計ソフトに打ち込みが終わっていないと原価の情報を出力できないんですが、どうしても後回しになってしまって、一か月か二か月前のデータしか確定していない。この時点でリアルタイムな情報じゃないんですよ。
それに加えて、現場の人が知りたい情報と会計上知りたい情報ってやっぱりちょっとズレがあるので、会計ソフトから出したデータを見やすいように加工するためにまた二度手間三度手間……みたいな。
現場は現場のタイミングがあるので、現場ごとにそれをやっていると、原価管理だけで膨大な業務量になってしまって。

泰成様で作っていた原価管理表

コムデック：なるほど、その手間をなんとかしたい！ということでkintoneを導入いただいたんですね。導入は順調だったんでしょうか？

泰成 山本様：それが、結構大変でした……というより、今も絶賛大変です(笑)
というのも、ちょっと簡単に考えすぎていたというか……なんでもできると思っていたら、案外融通が利かないぞ？という感じで。

コムデック：具体的には、どんなところが大変だと感じていらっしゃいますか？

泰成 山本様：これは私の反省でもあるんですが、kintoneの導入を従業員さんに入力いただく必要がある「日報」と「お弁当代の清算」から始めてしまったんですね。
ここが結構大変なところだったので、まずそこから……と着手したはいいものの、従業員さん目線で考えると「これまでやらなくてもよかったことをやらなきゃいけない」んですよ。

コムデック：「やるべきことが増える」となるとどうしても抵抗感が生まれますよね……。

泰成 山本様：今考えると、日報のような直接現場の方に影響のある部分ではなくて、まずは事務だけで処理する部分からkintone化して、その上で「今こういう風に変えていって少しずつ効率化しているから、ちょっと協力してもらえませんか？」という風に協力を仰いでいく方がよかったのかなぁと思います。

コムデック：従業員さんの負担を考えると、導入の順番やストーリーがとても重要と言うことですね！

泰成 山本様：これからkintoneを導入される会社さんは、是非そこを検討してみてください(笑)

株式会社泰成様、インタビューにご協力いただきありがとうございました！

株式会社泰成さまのkintoneを活用した原価管理については、コムデックラボで詳しくご紹介しています！

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