Imadoki 2022年2月号が発行されました

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 15歳アルバイトのWeb給与明細

私事ですが15歳の長男が、地元イオンでアルバイトを始めました。
高校生は基本バイトNGなのですが、長男は高等専門学校(高専)なのでバイトOK！平日も学校終わってから週１~２回バイトに行っており、有難いことにお小遣いが要らなくなりました。
「だいたい幾ら稼いでるの？」って聞いたらスマートフォンが差し出され、「SmartHR」アプリのWeb給与明細書を見せてくれました。

年末にSmartHRが導入されたそうで、給与明細書を給料日に取りに行くか次のバイト日にもらっていたので。「給料日に配信されてくるので楽~♪　サイコー」と言っております。
日頃から「ゼロ秒通学、リモート授業サイコー！」などとITを活用した学生生活を体験している長男世代にとってはWeb給与明細こそが当たり前、「紙の明細なんてメンドクサイ」と言っていましたので、就職して紙の給与明細もらったら文句言うのでしょうね(笑)

給与実務している担当者は多くの給与明細書がチラッと見るだけか、開封すらされず捨てられる運命であることを知っています。Web給与明細にすればゴミになることもなく、会社側の生産性と、働く側の利便性も向上しますので是非導入をご検討ください。
役員報酬は定額なので経営者がWeb給与明細に興味がないのは理解できますが、電車やバスに例えると交通系カード(ICOCAやSuica)で皆がスイスイ乗車しているのに、自社の社員は毎回切符を買って乗っている、そんなイメージだとご理解ください(同じく電車には乗れますが時間と手間がかかり洗練されてませんよね)。

最後に、 SmartHRで配信された源泉徴収をみながら
息子「パパさん、この源泉徴収税額って何？　何で給料減るの？」
私　「日本国では15歳でも収入あれば容赦なく税金は取られるよ、次はマイナンバーカード使って確定申告にチャレンジだね」
…またまた15歳の長男を支援する仕事ができてチョット嬉しいです。

代表取締役社長　樋口　雅寿

 電子請求書「インフォマート BtoB請求書プラットフォーム」導入記

皆様のご協力とご理解をいただきながら昨年11月より電子請求書「BtoB請求書」の導入を開始いたしました。
コロナ前から「BtoB請求書」を利用していた同業他社の方からは、半数が郵送になると予告されるなど、お客様から相当の反発があると脅かされていたこともあり、恐る恐る電子請求書をスタートさせていただきました。
しかし嬉しい事に、12月末請求分で、既に92%以上のお客様がPDFの請求書をご利用いただけており、皆様のご協力に感謝しております。

請求書だけでなく、社会保険や銀行からの連絡、DMとあらゆる郵便物があつまる総務・経理は紙の取り扱いに長けており、電子化は逆に業務のご迷惑になることは容易に想像できたのですが、電子帳簿保存法や紙のタイムカード、給与明細などペーパーレス業務への取り組みが最も今後必要とされる部署こそが総務・経理であり、弊社が率先して取り組む姿勢が必要であると考え電子請求書「BtoB請求書」を導入させていただきました。

実際に利用してわかった、電子請求のメリット、そして取り組みのポイントをお伝えいたします！

■メリット①　「請求書用紙、窓あき封筒、切手の準備が無くなった！」

用紙、封筒、切手などの備品管理は、必要数を確認し不足であれば在庫を発注する簡単ですが面倒な仕事です。
これらが不要になれば、購入費用だけでなく、在庫の置き場所、管理、発注がなくなり大幅に省力化されます。

ドコに頼む、誰が頼む、いつ届くと不確定要素いっぱいの作業が無くなりました！

■メリット②　「請求書の差し替えが３日→10分に！」

請求書は間違っていないのが当たり前と言いたいのですが、お恥ずかしながら「BtoB請求」を運用始めてから売上計上漏れや入金伝票登録漏れで、請求書の差し替えが２回発生しており、お客様にご迷惑おかけいたしました。
請求書郵送では、請求書を差し替えるのに最低3日間が必要となりますが、電子請求書「BtoB請求書」では差し替えも電子的に行えるため、約10分で差し替え処理が完了でき業務が大幅にスピードアップしました。

■ メリット③　「年末年始の処理に余裕ができた！」

月末締翌月末払が主流の現在、事務スケジュールを狂わせるのが年末年始やGWの長期連休。
経理だけ出勤して請求書発送業務をされる会社もある程ですが、郵送に必要な３日をショートカットできる電子請求であれば1月4日の初日に請求書を電子でお届けできるので、経理担当者もゆっくり休めるようになります。
また、請求書の着日指定がある大口取引先への特別対応も、電子請求書を使うことでスケジュールに余裕ができるようになります。

■ メリット④　「生産性向上します！　しかし運用コスト削減は発行数によって効果に差あり」

月間請求書発行が100枚未満の弊社では「BtoB請求書」の基本料金の割合が高く、残念ながら単純な請求書発行コストの削減は実現できませんでしたが、準備~請求書発行までのトータルコストで比較すると1/10程度になり大きく生産性が向上しました。
請求書の電子化は、請求書枚数が多ければ多いほど費用面、作業時間面でメリットが大きくなっていきます。
当面は、「請求書100枚」を超えたら電子請求をご検討するタイミングと言えそうです。

■ メリット⑤　 「雪や事故による郵送による遅配、不達トラブルの心配解消！」

昨年から翌日配達や土曜配達が無くなりましたが、更に郵便が届く時間帯が遅くなったことはありませんか？
弊社は午前に届いてた郵便が、パート社員退社後の15時以降に配達されるようになり処理が１日遅れるようになりました。
郵送は全てにおいて人手が必要で、雪や交通事故、紛失など多くの物理的なトラブルの可能性を常に秘めているだけでなく、絶対的に人手が必要である郵送は少子高齢化の時代、今後便利になる可能性はありません。
電子請求書はコロナ禍以外にも災害や事故、家人の病気や介護など経理担当が出社できないケースでも即時性という時間的余裕を生かして請求業務を遅滞なく行える障害に強い体制づくりの一環として大きな力を発揮します。

■ メリット⑥　 「実は紙の請求書も送れた！」

ご都合により電子請求書に対応困難なお客様には、従来通りの請求書を郵送する予定でしたが、「BtoB請求書」で個別に郵送対応することが可能であることが判明しました。
特定のお客様のみ対応が変わるオペレーションは生産性を下げる原因となりますが、「BtoB請求書」ならば共通フォーマットの請求書を「BtoB請求書」運営会社であるインフォマートから印刷・郵送代行してもらうことで生産性を下げることなく対応可能でした。
※現在は個別の郵送対応は無料で行っておりますが、来年度以降は郵送手数料を頂戴する可能性がございます。

※大掃除に関するEvernoteの資料、毎回計画書が作成され年々アップデートされています。

朝の当番や営業時間内に月2回１時間かけて各部署が持ち回で掃除を実施するルールに加え、大掃除を年二回(GW初日と年末)に実施しており、昨年末も全社員で大掃除に取り組みました。

新社屋に移転してから３回目の大掃除ともなると手慣れたもので、掃除委員会による前回記録の確認、見直しによる作業効率UPが大きな力になっています。
これもDropbooxを活用した写真、動画の保存、Evernoteによる掃除委員会による議事録とクラウド活用による記録と確認を繰り返す習慣の成果です。
いつも思うのですが何事も、そして特に「掃除を真面目に取り組むと面白い！」、春の大掃除もスタッフ一同頑張ります！

 Imadokiアイテム：流行の「ワークブース」をレンタルしてみました

お客様との電話、自席でのZoom会議が同時に行われる弊社オフィスは、最近とても賑やかで、活気にあふれています。
しかし、落ち着いて仕事するには少々騒がしすぎるとの意見が出るなど、騒音対策が必要になってきました。

騒音の原因は長時間行われるWeb会議(ZoomやTeams)が爆発的に増えたためで、何か新しい物事に取り組むと生じる問題ですね、これは対策が必要なケースです。
総務部では予算30万円程のワークブースを購入を考えていましたが、消防法の決まりで換気扇、火災報知器を取り付ける義務があるためか、予想以上に高額(100~150万円)であり購入を躊躇っていました。
ようやく先日訪れた展示会で安価(それでも約50万円)な吸音BOX「Remute」を見つけたので、早速レンタルしてみました。

Zoomを使った会議では、直接お会いするより互いの情報量が少ないため、画質、音質に気を遣う必要があると言われています。
オミクロン株流行により、またまたZoom会議が増える事情もあり、お客様とのミーティング品質を向上させる投資として購入決定です！

近年はフリーアドレス、カフェの様な空間づくり等々、オフィスは人が直接会い交流し、創発の場となる工夫が流行していました。
しかし新型コロナ発生以降、「Zoom」「Teams」等のWeb会議ツールが一気に普及したことでオフィス作りも新たな取り組みが必要となりました。
コムデックも手探りの状態ですが、お悩みの際は実際に毎日使い、体感している弊社スタッフに是非ご相談ください。

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