2020.06.01 Imadokiバックナンバー

Imadoki 2020年6月号が発行されました

Imadoki 2020年6月号が発行されました

IT導入補助金　大幅拡充されました!!

例年実施されている「IT導入補助金」にC類型(コロナ対応)が追加され、緊急経済対策の一環で5月11日から申請スタートしたにもかかわらず、申請サイトにたどり着けない異常事態が続いていましたが、22日に改めて「補助率 3/4」に再々拡充されてスタートしました。

同時に「小規模事業持続化補助金」も補助率3/4、上限が150万円に大幅拡充されています。
「小規模事業持続化補助金」は事業計画書が必要ですが、「IT導入補助金」同様にITツール導入やホームページ制作に利用することができます。

中小企業の業務改善条件要件が揃う機会は今後無いであろうと思う程の大盤振る舞いとなっています。
今回の補助金の大幅拡充は、コロナウイルス感染の次の流行期までに「リモートワーク」、「業務改善」に取り組み今後も雇用を維持・継続できる強靭な企業に変化することを経営者に求めている事を意味しています。

大幅な客数減、売上減の大変な時期が続きますが、「今取り組まずに、何時取り組むのか？」
コムデックは全力でお客様をサポートいたしますので、是非チャレンジ精神で取り組みを進めていただきますようお願い申し上げます。

IT導入補助金特別枠(C類型)

テレワーク導入や業務改善の費用についての資金繰りにお悩みの事業者の皆様へ
IT導入補助金の「特別枠」でご支援

IT導入補助金C型(コロナ対応)は、次のコロナショックまでに急速に中小企業の業務＆体質改善を行うための補助金として登場しました。
コロナウイルス感染リスクは身近では終息しつつあります。しかし1年半～２年は必要といわれるワクチン開発まで、休業、そして売上減少リスクが続きます。「在宅勤務できない」「連絡体制の不備」「情報共有手段の欠如」「生産性が低い」「低収益」等々、自社の問題点に気づいた今がチャンスです！
弊社は地域No1のクラウドサービス導入実績と、IT導入補助金創設時より関わっている経験から、中小企業の業務・生産性改善をITの側面から強力に御支援するサービスを展開しています。ご紹介するITサービスや、導入された企業様の事例をご覧いただき、自社での活用をご検討ください。

企業のお悩み別ITツール処方箋

①営業案件や顧客情報は各担当者が個人で管理…どうにか社内で情報共有できないか？

・各部署が個々に紙やExcelで管理している案件情報/顧客情報を統一し会社全体で管理したい
・情報が紙やExcelで管理されているため毎回集計に時間がかかる
・定期的に集計作業している業務は自動化できないか
・顧客からの問い合わせ内容や苦情を共有し対応漏れを無くしたい
・各従業員の日報をデータ化して、「今必要な情報」をすぐ取り出せるようにしたい

kintoneでできること

・個々に管理している紙、Excelなどを集約しデータベース化
・案件の内容や進捗状況を一目で見てわかる状態へ
・コメント機能でコミュニケーション

「kintone対面開発」と組み合わせることで、御社のkintone開発を強力にバックアップします！

②紙のタイムカードで給与計算…いったいいつまで手入力すればいいの？

・タイムカードを毎月作成し、配布、回収するのに時間がかかる
・タイムカードの勤怠集計に時間と手間が必要で、締め日後は忙しくて困っている
・給与計算システムへの勤怠入力が面倒、チェックに時間がかかっている
・有休、欠勤、遅刻早退や残業の申請が紙のため、管理が面倒
・ベテランの担当者に任せきりで、その人しか「給与計算」ができない
・特定のパソコン１台でしか「給与計算」ができない
・社会保険料や所得税率が毎年変わり給与計算ソフトの更新が手間
・バックアップが正しく取得できているか不安がある
・毎月給与明細を印刷して配布している

この2つでできること

・従業員はいつでも、どこでも、簡単に自分のタイムカードを確認し、打刻＆申請可能
・従業員の出退勤打刻をリアルタイムに自動集計、残業規制も自動で警告
・有休休暇5日間取得義務化対応、有給日数も従業員が自分で確認
・Web給与明細の発行が可能、源泉徴収票（退職者含む）もWeb明細化
・3ステップで給与計算が完結するので、給与計算業務の大幅な短縮に
・業務の効率化やペーパーレス化、さらには情報の一元化を実現
・クラウドだからバックアップも自動で万全

毎月、毎日使うシステムだからこそ、様々な働き方に対応できるこのツール。
コムデックが自信をもってお勧めします！

③社内での情報共有は手書きのメモ、対面、メールに電話…抜け漏れを無くして情報共有したい！

・各取引会社や支店間でWeb会議を開催したい。
・ITが苦手な人でも簡単にWeb会議が開催できるようにしたい
・社内コミュニケーションの基本が紙のメモや電話、メールなのを改善したい
・個人のLINEを社内コミュニケーションにも使っているので
・在宅ワークが出来る環境を導入したい
・画像、動画が多く、ファイルサーバーの容量不足に困っている
・外出先でも最新のファイルを利用したい
・ユーザー部署単位のファイル、フォルダ単位のアクセス権管理が面倒
・うっかり上書きしてしまったファイルを、元に戻したい
・BCP対策としてマスタとバックアップが同一拠点にあり不安である
・USBメモリを多用しているなど情報漏洩が不安、セキュリティを強化したい

この3つでできること

◆LINEWORKS
・個人のLINEとは別アプリのため、プライベートとビジネスの切り離しが可能
・掲示板やアンケートで簡単周知
・チームでスケジュールを管理可能
・写真や動画も共有できる
・「何人が見たか」だけではなく、「誰が既読で誰が未読か」もわかる既読機能
・目的/話題別にグループを作成できるので、見逃しを削減
◆zoom
・通信環境やデバイスに制限される事なくコミュニケーションが可能なため、テレワーク環境が容易に整備できます
・会議参加者それぞれの画面の共有
・最大1,000名での会議
◆Dropbox
・NASや小規模サーバーからクラウドへのデータ移行が簡単に行えます
・PCだけではなく、スマホやタブレットでも利用可能
・バックアップやセキュリティも万全

様々なツールが存在する「情報共有」ですが、大切なのは「社員みんなが使えること」！
使いやすさも兼ね備えたITツールで、情報改革、始めましょう。

④販売・請求業務が煩雑で時間がかかりすぎている…短縮してもっと生産性を上げたい！

・売上の集計は後回しになってしまい、適切な経営判断が出来ない
・棚卸や在庫確認の度に手間＆ミスが発生
・システムは導入しているが…非効率な手打ち作業ばかり
・「誰かが対応しているはず」という思い込みから、売上計上などの対応漏れが発生してしまう
・二重請求や請求漏れが頻発

この2つでできること
・請求残高を自動的に集計し、請求漏れ・二重請求を抑止
・顧客/商品毎の売上計がいつでも確認可能
・売上・仕入・在庫データを連動させ、在庫数を簡単に把握可能
・業務フローが統一されることにより、販売業務上の漏れ・遅れを削減
・業務の連携性を高め、効率よく在庫管理や受発注を行い収益の確保に繋げる
・販売実績データを蓄積し、顧客ニーズに合う商品・サービスの現状把握・今後の予測に活用
・在庫状況についての顧客からの問い合わせにスピーディな回答が可能

仕入・売上・請求・回収は企業のキホン。土台をしっかり固めてこそ、真の業務効率化です。

⑤お客様からの電話に丁寧に対応したい…でも新人には難しい！

・電話対応の品質が人によってかなりばらついてしまう
・新人、若手の電話対応がイマイチ…
・お付き合いの長いお客様が多く、名乗らなかったり「いつもの」で注文をされる
・迷惑電話をかけてくる先や予約キャンセル常習犯がおり、業務を妨害されている

カイクラでできること
・電話の着信時にお客様情報が表示されるため、電話ロでお客様情報を調べたり聞き返すことが不要に
・表示される情報を活用して電話対応を行うことで顧客満足度向上へ
・顧客情報が登録できるので、特別な対応が必要なお客様の情報を全員に共有できる
・完全クラウド型CTIサービスであり、パソコンだけでなく、タブレット、スマホでも利用可能
・お得意様からの”いつもと同じ”電話予約や電話注文の際に、何度も同じことを聞くことなく、スムーズに対応可能

電話対応はお客様との大事な接点。御社の品質向上のお役に立てるはずです。

出張！コムデックラボ～ITツール活用事例紹介編～

事例１：面倒くさい紙の日報をクラウド化。会社はこんなに変化した｜大玉溶材様の事例

日報、大切ですよね。顧客の情報管理をするために、そして、スタッフの業務内容を把握するために、重要な記録です。しかし、その日報を紙や個人のPC内で管理をしていると、「必要な情報が、必要なときに引き出せない」状況に…。
紙で「簡単な記録を取る」ことに終始していた日報をクラウド化することによって、過去の詳細な記録がとれるだけではなく、「次行うべきこととその期日」まで見えるようになりました。情報の記録と整理、必要な情報の検索にかかる時間が大幅に節約できるようになり、より顧客へのサービスに集中できるようになった過程をお伝えします！

事例２：介護×クラウドで情報共有と信頼関係構築へ｜アイリス南郊様の事例

大枚をはたいて高額なシステムを導入しても、結局自社には使いこなせなかった…そんな悲しい話をよく伺います。クラウドサービスは「毎月少額の月額制」のため、そのような悲劇は起きにくいのが特徴です。
紙やExcelの情報をとにかくクラウド化して情報共有を進めたこちらの介護事業者様では、社内で共有するだけではなく、利用者様のご家族にも共有することで、信頼関係を構築しておられます。
業務効率化に留まらない新たな価値の創造、その過程を余すところなくお伝えしています。

事例３：「若手担当者に安心して勤怠管理業務を引き継ぎ出来ました」｜伊勢商工会議所様の事例

「紙のタイムカード集計に毎月何時間もかかる」！「従業員から「私有休あと何日？」と問合せが来るたびに調べるのが面倒」！
さらに、「勤怠管理は担当者に一任しているが、いまの担当者から次の担当者に上手く引き継げるか不安」という声をよくお聞きします。
ペーパー管理を脱し、ベテラン勤怠管理担当者から若手担当者にスムーズに引継ぎを行うために取り組むべきこととは？
紙のタイムカードや手書きの出勤簿、Excelで管理している会社様は必見です。

事例４：「口頭でのやりとり＆社内PC依存からの脱却！｜中村土建様の事例

Dropbox＋LINEWORKSで徹底情報共有！
社内連絡、何で行っていますか？電話？メール？紙のメモ？それとも口頭でしょうか。アナログな伝達方法は、即時性がないことはもちろん、伝達ミス・認識のずれを生みやすくなります。
そんな企業様は、ITツールを使うことでより効率的に情報伝達ができるということにお気づきでしょうか？
リアルタイムの情報共有により、「いつでも誰でも、リアルタイムなコミュニケーションができ、最新情報にアクセスできる」ように。
慣れないITツール導入のコツも掲載していますので、「うちはITに親しみがない人が多いから…」と足踏みをしていらっしゃる企業様、是非一度ご覧ください！