実践形式の講習会でkrewDataの使い方をマスター！｜社会福祉法人ゆめネットさまの伴走支援事例

kintoneを使っていると、「複数のアプリからデータを集計して分析したい」「こっちのアプリのデータを抽出･集計して別アプリに登録したい」といった場面に出くわすことが良くあります。
しかし、皆さんもご存知の通りkintoneの標準機能では複数アプリにまたがるデータ処理が難しいため、仕方なくkintoneからデータを出力し、エクセル等を使って手作業で加工している方も多いのではないでしょうか。

そんなときにおすすめなのが「krewData」というプラグインの活用です。
本記事では、krewDataの使い方を社内でマスターして、集計フローを自社で構築できるようになった社会福祉法人ゆめネットさまの事例を紹介します。
kintone活用の幅を広げたいとお考えの方は、是非ご覧ください！

kintoneアプリを作るだけでなく、自動集計も自分たちで構築できるようになりたい！

社会福祉法人ゆめネットさまは、愛知県を中心に約20ヶ所の障害者支援施設を運営されています。
知的障害を持つお子様の親御さまの「わが子のいき先をつくる」という願いから始まり、時と共に「親なき後の安心をつくる」という使命も加わりながら、利用者さまとご家族の人生に伴走しているのが特徴です。

そんな社会福祉法人ゆめネットさまは、以前からkintone(キントーン)を導入されており、これまでに利用者情報の管理や、国保連の請求業務の効率化を実現してきました。

過去の導入事例についてはこちらの記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。

▼kintoneで実現！旧システム脱却のキーとなった介護業の利用者情報管理とは？｜介護業社会福祉法人ゆめネットさまのアプリ開発事例

▼介護業国保連請求をkintoneで実現！請求データ自動出力｜介護業社会福祉法人ゆめネットさまのアプリ開発事例

社会福祉法人ゆめネットさまでは、日常業務にkintoneがしっかり定着し、基本的なアプリ作成もできるようになりました。
しかしその一方で現場にkrewDataを扱える人がおらず、データを集計する仕組みを自分たちで構築できないことが課題でした。

そこで今回は、コムデックの伴走支援でkrewDataの講習会を実施し、現場の方がデータ集計の仕組みも作れる状態を目指すことにしました。

集計用プラグイン「krewData」でできること

「krewData(クルーデータ)」プラグインは、kintoneで複数アプリにまたがるデータを集計･加工することができます。

krewDataを使えば、売上管理や原価管理、在庫管理、請求管理等をkintone内で構築できる他、外部システムとの連携も自動化できます。

krewDataは、プログラミングの知識がなくてもパズル感覚でパーツを組み合わせることで自動集計等のフローを設定でき、kintone上のデータなら数字や文字列だけでなく、チェックボックスやラジオボタンなど、あらゆる情報を扱えます。

さらに、krewDataでは集計を実行するタイミングが選べることもポイントです。
決まった時刻に定期的に実行する「スケジュール実行プラン」と、レコードが保存･更新されたタイミング等に合わせて自動的に実行する「リアルタイム実行プラン」があるため、業務の特性に合わせた自動化を実現できます。

伴走支援としてkrewData講習会を開催！実戦形式で構築スキルを習得

社会福祉法人ゆめネットさまのkrewData講習会は、「krewDataを使って実現したいこと」をリストアップしていただき、複数回に分けて実践形式で実施しました。

社会福祉法人ゆめネットさまで挙がったkrewDataで実現したいことは以下の通りです。

＜krewDataでやりたいこと＞

• アプリを超えた記録の重複チェックとアラート機能(請求の重複防止)
• 外出支援のアプリ連携
• 日々の記録とヒヤリハットの連携
• 送迎表の一元管理
• スタッフが共有すべき利用者さまの情報(住所、おでかけニーズ、アレルギー等)
• 事故報告書とヒヤリの集計
• 見やすい送迎表の作成

このリストを元にコムデック側でkrewDataの構築レベルを振り分け、比較的簡単なものから実際にkrewDataを構築して使い方を説明していきました。
その後基本的な操作方法が理解できたら、次回の講習会までの宿題として集計フローを1つ構築してきていただき、次の講習会では構築してもらった集計フローを見ながらコムデックがレビューをする、という流れで進めていきました。

例えば、ある日の講習会では次のようなやりとりがありました。

社会福祉法人ゆめネットさまでは、利用者さまの安全を守るため、日常のヒヤリハットや事故報告をkintoneアプリで管理されています。
ただ、報告内容によって「利用者」「車両」「その他」など複数アプリに分かれているため、これらをkrewDataで集計する仕組みを作る、というのが今回の宿題でした。

作成いただいた集計フローをコムデックが確認したところ、全体的には必要な項目がきちんと拾えており、問題なく機能していました。
しかし、少し工夫すれば今後のメンテナンスや引継ぎがやりやすくなるような以下2つの構築ポイントをアドバイスし、実際のフローに反映することで効率的な構築を実体験として学んでもらうことができました。

構築ポイント1：項目名のつけ方

各アプリの「日付」項目を紐づけるときに、項目名が全て「日付」だと、どのアプリから拾っているのかが分かりません。
そのため、各アプリから参照すべき項目を選択する際、「事故報告＿日付」のように、krewData上での名称をつけることをご提案しました。

構築ポイント2：フィールドの「型」を揃える

kintoneの各アプリのフィールドは、「日付」や「ラジオボタン」「文字列」「数値」等、フィールドの種類のよってデータの持ち方が異なります。
それぞれのアプリから参照してきただけの状態ではフィールドの型がバラバラで、一覧表が横に長く見づらいものでした。
そこで、krewDataの「フィールドタイプ設定」コマンドを使ってフィールドの型を揃えることで一覧もシンプルで見やすくなり、将来的なメンテナンスもしやすくなりました。

krewDataの講習会を実施した効果とは？

宿題とレビューを繰り返す形で、実践的な講習会を進めた社会福祉法人ゆめネットさま。
実践形式の講習会を実施したことで、基本的なkrewDataの構築を自分たちでできるようになりました。

アプリ結合やレコード結合を用いて複数のアプリデータを1つにまとめることはもちろん、今までは可能かどうか判断が難しかった集計も、具体的に「krewDataでこうやればできる」というイメージができるようになりました。

その結果、構築しながら「コレができるなら、アレもできる！」という応用も利くようになり、アプリ構築の段階で後々krewDataで集計することを見据えた設計ができるようになったことも、大きな収穫です。

通常業務もある中、講習会や宿題の時間を確保しなければならないため習得は簡単ではありませんでしたが、システム開発の経験が無い状態からスタートして、約2ヶ月ほどで使い方をマスターしていただくことができました。

krewDataでkintone活用の幅を広げよう

社会福祉法人ゆめネットさまは、krewDataの講習会を通して、自分たちで集計フローを構築するスキルを習得することができました。
また、アプリの作り方や運用方法に関する知見が深まったことも、成果と言えます。

今後もkrewDataでkintoneをフル活用して、「やりたいことリスト」を1つずつ実現していきたいとのことでした。

コムデックでは、「kintoneをもっと活用したい」というお客様に向けて、伴走支援サービスを提供しています。

伴走支援では、「kintoneを導入したけど、なかなか定着しない」「課題はたくさんあるけど、どこから手をつければ良いのかわからない」「kintoneをもっと便利に使いたいけど、日々の業務が忙しくて開発できない」といった企業さまのお悩みに応じて伴走してkintoneの活用をサポートさせていただきます。

単にシステムを開発してお渡しするだけでなく、ビジネスに対する理解を深めて、どうすれば「ありたい姿」を実現できるのかを一緒に考えるのが特長のサービスです。

kintoneだけではなく、kintoneと連携できる他ツールの導入等も承ることができますので、カスタマイズやシステム連携も含めて、最適な方法をご提案させていただきます。
社内にITの専門家がいないという企業さまも、お気軽にご相談ください。