運送業でよくある課題をkintoneで解決！運送業業務改善パッケージ
お客様からの依頼に基づき、車両を手配して運送・配送を行う運送業の企業様、スケジュール管理はどのようにされていますでしょうか？
紙やホワイトボードでスケジュール管理を行い、毎日のように書き換えていませんか？
今回は、紙やホワイトボードで配車スケジュール管理を行っている「運送業」の企業様の課題をkintoneで解決できる業務改善パッケージをご紹介します！
目次
運送業の業務によくある課題……kintoneで解決できます！
コムデックが運送業の企業さまからkintone(キントーン)の導入相談を受ける中で、よくお伺いする課題は以下の通りです。
御社にはいくつ当てはまるでしょうか？
- 配車予定のホワイトボードを毎日時間をかけて書き換えている
- ホワイトボードには一定の期間分の予定しか書き込めないため、先々の予定の管理ができない
- 急な依頼やキャンセルが発生したときの連絡は事務所に来るが、すでに業務にあたっているドライバーへの共有がスムーズに行えない
- ドライバーは事務所に戻らないと最新情報が確認できない
- 車両情報の管理が属人化していて車検等の対応が計画的にできない
- ドライバーの日報を紙→Excelへ転記して集計しており時間がかかる
- 各自が業務中に立て替えた経費は紙の申請書で経理に提出……翌月になってもなかなか出てこない上手集計が必要
- 請求書を送るためには顧客ごとの配送記録を集計する必要があり、時間がかかる
- 配送効率を上げて利益を確保したいが、利益率の高い顧客や案件の分析ができていない
運送業においては、車両をどう動かすか、つまり配車のスケジュール管理が課題の大半を占めています。
従業員は基本的に社外に出ており、そんな状況の中急遽変更になることも多いというスケジュールを共有するのはかなり大変そうです。
また、経営資源たる車両の管理も、台数が多くなればなるほど紙やエクセル、記憶に頼って業務を行うのは難しくなります。
車検が切れた状態で運転していれば大問題ですので、なおさらしっかりと管理したい部分でしょう。
紙やエクセル、ホワイトボードを中心とした情報管理ではこれらのお悩みは尽きませんが、業務改善プラットフォーム・kintoneを活用すれば解決可能です。
kintoneであれば、自社に合わせた形で開発していけるため、一から自社に合ったソフトを開発したり、どんな企業にも対応できるように作られた専用ツールよりももっと柔軟に、自社が使いやすいツールにしていくことができるのです。
そうは言っても、やっぱりゼロから全ての課題に対応するアプリを構築していくのは時間もかかります。
自社で開発するのが難しければ、外部のプロに依頼する必要がありますので余計にコストがかかるでしょう。
そんな時おすすめしたいのが、「ある程度形の決まったアプリをまとめて導入し、自社に合うように調整していく」方法です。
コムデックの「運送業業務改善パッケージ」であれば、先ほど挙げた課題を網羅し、配車のスケジュール等を効率的に管理できます。
運送業業務改善パッケージでいったいどんなことができるのか、kintoneを活用することでどんなメリットがあるのかを詳しく解説していきます。
kintone運送業業務改善パッケージでできること
運送業業務改善パッケージは、大きく以下の5つの機能を有しています。
- スケジュール管理機能
- 車両管理機能
- 経費申請機能
- 顧客別採算管理機能
- 見積・請求管理機能
各機能について、実際の画面をお見せしながら解説していきます。
スケジュール管理機能
運送業において、多くの企業様が紙やホワイトボードで管理されている配車スケジュールをデジタル化するアプリです。
いつ・誰が・どこへ行くのか、最新の状態を確認することができるだけではなく、日毎の合計工数を算出することも可能です。
一般的なスケジュール管理のアプリとは異なり、様々な情報をレコード内に持たせることができるため、「カレンダー上に表示させる情報は行き先と担当者のみだけど、内部にはもっと細かく情報を登録する」といったことができます。
「月ごとの予定・週ごとの予定・日ごとの予定」を同じアプリ内で切り替えて表示することができるため、「今日のスケジュール表」を別途作成する必要がありません。
事務所で登録したスケジュールは即時反映され、社外に出ているドライバーもスマホやタブレットからいつでも最新の予定を確認できるだけでなく、予定が変更になった場合には担当ドライバーに通知を出すことも可能です。
この機能により、これまでの課題であった「社外にいるドライバーにスケジュール変更の共有ができない」を解決することができます。
従業員別の予定や車両別の予定も管理できるため、休みの予定や車検の予定等も見える化、さらに配車予定の空き状況や業務量のばらつきを確認できるのも運送業業務改善パッケージの魅力のひとつ。
「スケジュール管理」という一つのアプリの中で、多角的に情報を見ることができます。
このkintone上のカレンダーを事務所内の大型モニターに映すことで、ホワイトボード管理からの脱却を実現できるのです。
車両管理機能
配送スケジュールの管理に次いで、運送業の企業さまが苦労されているのが車両の管理ではないでしょうか？
車のナンバーはもちろん、加入している保険の種類や代理店、保険証券の番号……車両について管理すべき情報はたくさんあります。
車両の点検日や保険の契約期限はそれぞれ異なり、何台もの車両を有する運送業の企業さまでそれを完全に記憶するのは不可能に近いはず。
もちろん紙やエクセルで管理はされているかと思いますが、それらの期日は能動的に確認しに行かなくては気が付けません。
気が付いたら保険が切れていた……なんてことになれば、万が一の事故の際に保証が下りない可能性もあります。
そんなリスクを未然に防ぐため、運送業業務改善パッケージの車両管理アプリでは基本情報の管理に加えて各種期日も登録いただけるようになっています。
保険の有効期限や「次の車検日」を登録いただくことで「車検1ヶ月前」等任意のタイミングで通知を飛ばすことができるので、対応漏れを防ぐことができる他、業務に影響が出ないように計画立てすることが可能です。
また、購入時の価格やメンテナンスの履歴、その際の費用や請求書を登録することで、その車両にかかっているコストがどれくらいなのかを見える化することができます。
後述の運転日報と連携すれば、現時点での走行距離もわざわざ車両まで見に行かなくても把握することが可能となります。
経費申請機能
基本的に従業員が社外で業務にあたる運送業の企業様では、従業員が経費を立て替えるケースが少なくありません。
駐車場代やガソリン代といった経費も、申請するためにわざわざ会社で申請書を書いて……という手間をかけているのであれば、運送業業務改善パッケージの経費申請機能で劇的に改善できます。
紙の申請書の問題点は、「会社に行かなければ作成・提出できない」ことの他に、
「複数ある経費申請レシートを自分で集計する必要がある」
「申請を受け付けた経理担当が受付時点でもう一度集計」
「月末に従業員別にまとめて集計」
「全従業員分をまとめて集計」……
と、何度も手で計算する必要があるところです。
運送業業務改善パッケージであれば、この集計の手間をゼロにできます！
まず、従業員はスマホやタブレットからレシートの写真を撮影して申請を行うため、紙に領収書を張り付けて手書きの申請書を作成する必要がなくなります。
一件一件の経費金額を入力した時点で、その申請内の経費金額が自動で合計されるだけではなく、月ごとに従業員別の立替金を自動集計することが可能です。
もちろん、会社全体で今月の経費申請がいくらだったのか、その内訳はどうだったのかを算出することもできます。
また、経費に関わる集計業務を無くせるだけではなく、経費申請が登録されると上長に通知が届き、上長が内容を確認し承認されたら経理が精算業務を実施するというワークフローを実現可能です。
kintoneプロセス管理機能を使ってワークフローをkintone化する方法についてはこちら！
▼ワークフローをkintone化！プロセス管理・申請承認業務をペーパーレス化した事例を紹介
顧客別採算管理機能
お客様の基本情報を管理する顧客管理アプリと、お客様からのご依頼を登録する案件管理アプリの情報、さらに従業員が日々の業務記録を登録する運転日報の情報を取りまとめて集計することで、従業員ごとの運転稼働率や顧客･案件別の採算分析を行うことができます。
どういったお客様の案件・行先の利益率が高いのか等、これまでの紙やエクセルではできなかった分析を行える他、従業員ごとの稼働率分析でより効率的な人員配置を検討することができます。
蓄積したデータを元にして、分析のための下地をつくることができるのも運送業業務改善パッケージの特徴です。
顧客管理
お客様の基本情報を登録するアプリです。
これまでに受けたその顧客の案件情報を集約することができます。
全ての顧客情報がkintoneに集約するため、「複数ある顧客情報のExcelの内、どれが最新かわからない…」といった課題を解決し、顧客管理アプリを見れば全顧客の最新情報がひと目でわかる状態を実現します。
案件管理
お客様から配送の依頼があったら登録するアプリです。
運転日報
各従業員にその日の運行履歴を登録してもらうアプリです。スマホからも利用できるため、遠方にいても登録できます。
その車両の走行距離やドライバーの拘束時間、実稼働時間を自動算出することが可能です。
見積・請求管理機能
運送業業務改善パッケージでは、お客様からのご依頼に基づいて見積書を作成したり、お客様毎に案件の受注金額を合計して請求書を作成したりすることができます。
過去の見積もりを簡単に検索できるため、同一顧客や同じ車両、近い距離(行先)の見積もりを参照･複製して見積を作成することが可能です。
PDF出力し、そのままメールに添付して顧客へ送付･印刷することが可能です。
オプションでさらに便利に！配送依頼をWEB受付
オプション機能として、お客様からの案件依頼をWEBフォームで受付けることができます。
配送依頼のWEBフォーム化によってお客様からの依頼は24時間可能となり利便性が高まるだけではなく、電話依頼による聞き取り間違い等のミスを防ぐことが可能です。
WEBフォームから入力された依頼内容はそのままkintoneにデータとして登録されるため、二重三重の転記作業が不要となり業務効率アップ！
お客様側の利便性と自社の業務効率化を両立できるのも運送業業務改善パッケージの特徴となっています。
運送業のkintone活用事例
▼脱ホワイトボード！スケジュール･行動予定表のデジタル化で月20時間のコスト削減｜運送業株式会社カワチョーさまのアプリ開発事例
株式会社カワチョーさまでは、元々ホワイトボードでスケジュールを管理されていらっしゃいました。
紙に手書きで行動予定表を作成し、そちらを元にひと月分のスケジュールと当日の配車予定を書き込んでいくため、毎日書き換えが必要でなおかつ急な依頼やキャンセルの連絡が入るとまた消して書き直しが必要になります。
車両名や従業員名のマグネットを作成し、ホワイトボードに貼り付けることで予定書き換えの手間を低減できるよう工夫をしていましたが、それだけではやはり根本的な解決にはなりません。
そこにkintoneを導入され、スケジュール管理を全面的にデジタル化。
今では、毎日1時間かけて書き換えていたというホワイトボードの代わりに、大型モニターを二台並べて全従業員の予定を表示しています。
kintone導入により得られた効果は、予定の書き換え時間の削減、先々の予定まで登録できるため抜け漏れがないこと、誰がいつどこに行っていたかの履歴をすぐに確認できること、社外からでも最新のスケジュールが確認できること等多岐にわたります。
さらにそれだけではなく、データから車両や従業員の稼働率を見える化できるようになったこともkintone導入の大きな効果の一つと言えるでしょう。
運送業業務改善パッケージで脱ホワイトボード・脱紙へ！
冒頭で運送業によくある業務上の課題をご紹介しましたが、御社ではいくつ当てはまったでしょうか？
それらの課題はkintone運送業業務改善パッケージを活用いただくことで解決できることをここまでご紹介してきましたが、各機能の効果をまとめると以下の通りです。
- 事務所へ戻らなくてもいつでも・どこでも・最新のスケジュールを確認できる（スマホ・タブレット対応）
- 予定が変更された時やキャンセルになった場合は通知機能で知らせることができる
- 判明した時点で数か月先の予定も登録することができるため、登録の抜け漏れを未然に防ぐことができる
- 誰がいつどこに行っていたかという過去の配車履歴もすぐに検索・確認することができる
- 運転日報をリアルタイムで入力でき、紙やExcelでの二重入力が不要になる
- 日報に登録された内容をもとに請求書を作成することができる
- ドライバーが立て替えた経費はスマホから申請され、月ごとに自動集計される
- 車両や従業員別の稼働率をリアルタイムに算出できるため、配送効率を上げるための施策を検討できる
もし御社が今紙やエクセルで配車スケジュールの管理をされているようであれば、kintone運送業業務改善パッケージでスケジュール管理はもちろん、経費申請や車両管理、請求等の周辺業務まで一括で業務改善に取り組んでみてはいかがでしょうか？
kintone業務改善パッケージについてよくあるご質問
Q.コムデックのサポート範囲は？
A.パッケージを販売するだけではなく、パッケージを御社に合わせてカスタマイズすることが可能です。
また、対面開発をご希望であれば、パッケージ外の業務管理アプリも開発いたします。標準機能では難しいポイントも対面で調整していきますので、御社の社内でkintoneアプリを調整いただく方法を覚えていただくこともできます。
Q.既にkintoneで業務アプリを運用しているため既存環境から乗り換えるのは難しいが、既存環境にパッケージの機能を追加してもらうことは可能か
A.既にkintoneご利用であれば、既存環境にパッケージが内包する機能を追加することも可能です。現在の業務を止めることなく、環境をアップデートいたします。
Q.競合他社の製品も検討している 差別化ポイントを教えてほしい
A.機能については弊社HPをご覧ください。その他詳細につきましてはお問い合わせください。
