脱エクセル！kintoneで賃貸の請求業務を効率化｜不動産仲介業　株式会社東洋不動産さまのアプリ開発事例

それぞれ請求書に記載すべき内容が異なるため、別々の請求アプリとしてkintone化しました。

これにより、これまで各請求書をファイリングしていたのと同じような感覚で「修理請求はこのアプリ、退去請求はこのアプリ」と使い分けることができます。

これまで別のエクセルを参照して入力していた情報がkintoneに集約されているため、ルックアップ機能で対象物件の情報や入居者(退去請求の場合には退去者)の情報を参照、住所やつけるべき敬称も自動登録されます。

情報登録時の画面。 対象物件を取得すると･･･

関連情報が自動で登録されます。(関連レコード、背景グレーの部分)

細かい請求項目は、その時々で明細の数が変わります。そこで、任意に数を増減できるテーブル形式で入力いただくようにしました。

オーナー様に対する請求なのか、入居者様に対する請求なのかを分けて入力し、さらに原価を入力いただくことで粗利が自動計算されます。

これまでのエクセルの請求書では実現できなかった原価管理、粗利の見える化も自動計算により可能となりました。

請求費用･原価を入力すると、粗利が自動で計算されます

印刷はプリントクリエイターで！必要な情報だけを見たい形で印刷

エクセルの請求書をkintone化していく際、オーナー様向けの請求書、入居者(退去請求の場合には退去者)様向けの請求書、そして自社の控え、3つの資料すべての情報を一つのページ内で入力できるようにアプリを作成していきました。

ひとつのアプリに情報を集約し、今度はそれをまた別々の請求書・控えとして発行・印刷する必要があります。

しかし、kintoneの標準機能では、アプリの見たままの情報を印刷することしかできないため、オーナー様や入居者様に表示しなくて良い情報が見えてしまいます。

標準機能の印刷画面

そこで、株式会社東洋不動産さまではプリントクリエイターというプラグインを使い、必要な情報だけを任意の書式で出力するプラグインを活用。各請求書の書式をPDF化し、請求によって記載内容が変わる項目はkintone内の情報を表示するように設定しました。

プリントクリエイターの印刷画面

これにより、kintoneアプリに一回情報を登録すれば必要なすべての情報がそこに集約され、さらにほしい帳票も一括で出力・印刷できる状態になりました。

kintone化イメージ

請求業務をkintone化するメリット

請求に関する一連の業務をエクセルからkintone化することに成功した株式会社東洋不動産さま。
各担当者が作成、管理していたころと比べると、以下のようなメリットがあったとのことです。

• kintoneを見れば請求情報があるため、確実に全従業員で情報共有ができる
• 物件とオーナー紐づけが自動でできているので、請求の際にわざわざ調べなくても良い
• 過去の請求書を探しやすい
• 似たような請求が多いので、過去の請求を複製することができる
• 原価を入力するようになったため、会計への入力時に別途計算する必要がなくなった

今はまだ印刷した請求書の控えで入金管理を行っていますが、今後はそれもkintone上で管理し、会計情報へと連動させていきたいとのことでした！