AI活用で議事録を自動作成！「tl;dv」導入の効果を解説

皆さんの職場では、会議の議事録をどのように作成しているでしょうか？出席者が自分でメモしたり、議事録係に同席してもらったりしているところも多いと思います。

しかし、議論に参加しながら正確にメモを取ることは難しく、かといって録画や録音をして後から書き起こすのは手間がかかります。
議事録を取り慣れていない方の中には、「議事録を作るのに、実際の会議よりも長い時間を費やしている……」という方もいらっしゃるのではないでしょうか？

できれば手間をかけず短時間で要点をまとめたい議事録。
本記事では、AIで議事録を自動作成できるツール「tl;dv」をご紹介します。
実際にコムデックが利用してみた上での正直な所感や使い方をご紹介しますので、是非ご覧ください！

WEB会議の議事録の確認漏れや作成コストを削減したい……AIを活用して自動化できないか？

コムデックでは、社内外問わずWEB会議を実施する機会が多くあります。

お客様や取引先とのWEB会議に1人で出席する場合は、話しながら自分でメモを取らなければならないため、どうしても内容が不足してしまうのが課題でした。
WEB会議の様子はすべて録画しているため、議事録を取り損ねた部分を後から見返すことはできますが、その際も「開始から何分くらいだったっけ……」と、確認したい会話がどのあたりに収録されているのかを探し出すのに苦労していました。

議事録を取るため、別のスタッフに同席してもらうという方法もありますが、その場合は複数名の日程調整が必要になるうえ、同席する人の他の仕事もストップしてしまうため、組織全体で考えると録画を見直すよりもコストが高くなってしまいます。

そこでコムデックでは、AIを活用して議事録の作成を自動化できないかと考えました。

議事録の自動作成ツールを活用するメリット

最近は、さまざまな議事録の自動作成ツールが登場しています。
細かい機能はツールによって異なりますが、録画や文字起こし、要約、共有などができるのが特徴です。
議事録の自動作成ツールを活用すると、次のようなメリットがあります。

会議に集中できる

1つめのメリットは、会議に集中できることです。
議論に参加しながら、同時進行でメモを取るのは困難です。
「メモのせいで自分の考えをまとめる暇がなくなり、意見を求められて答えに困った」という経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

ツールを使えば、自分の考えをまとめたり、相手の表情を見たりしながら、会話に集中することが可能です。
また、聞き逃しや勘違いを防ぐことにもつながります。

議事録を作成する手間が減る

2つめのメリットは、議事録を作成する手間が減ることです。

議事録を自分で作成する場合、会議後に改めて作業時間が必要になります。
粗いメモを見ながら思い出したり、録画を見返したりしなければなりません。
本来なら、会議で出された宿題に一刻も早く取りかかりたいところですが、議事録を作らないと次に進めないというのは、もどかしい状況です。

自分の手間を減らすために、議事録係として専任のスタッフに同席してもらうという方法もありますが、そこにはコストの問題が発生します。
その点、自動作成ツールを使えば、時間も人手も削減することが可能です。

簡単に共有できる

ツールを利用すると、会議メンバーや参加できなかった人に、議事録を簡単に共有できることもメリットです。

エクセルやワードで議事録を作って配信する場合、会議の実施から議事録共有までにタイムラグが発生してしまいます。

しかし、録画した動画を加工せずに共有するとなると、それはそれでムダが多く、忙しくて見ない人も出てきてしまうのが実情です。

その点、議事録作成ツールを利用すれば、必要な情報だけを迅速に共有できます。

AI議事録自動作成ツール「tl;dv」とは？

数ある議事録作成ツールの中で、コムデックでは「tl;dv(ティーエルディーヴィー)」というツールを導入することにしました。

tl;dvには、次のような特徴があります。

• ZoomやGoogle Meet、Microsoft Teamsなどに対応している
• 無料も含めた3つの料金プランがある
• 30以上の言語に対応している
• 録画や文字起こし、AIによる要約、キーワード検索などができる
• Slackやメールとの連携ができる

使い方もシンプルで、録音･録画をするだけで文字起こしや要約を自動でしてくれます。
料金プランは「無料プラン」「PROプラン」「ビジネスプラン」の3種類があり、無料プランでも議事録は問題なく作成できるので、お試しにぴったりです。

導入手順も簡単で、以下の2ステップで議事録が作成されます。

1. tl;dvのアカウントを作成し、tl;dvをダウンロード
   

2. 議事録を作成したいWEB会議にtl;dvのアプリを参加させる

会議に参加させれば、後は自動で内容を判断して議事録を作成してくれます。
tl;dvのアーカイブ一覧は以下のような表示となっており、議事録を確認したいアーカイブをクリックすると議事録が表示されます。

完成した議事録では、画面の左半分がAIによる要約、右半分の上が録画、下が文字起こしとなっています。
要約を見て、詳しく知りたい箇所を選択すれば、クリップで文字起こしの該当箇所に移動することも可能です。

また、外部に共有したい場合は、画面右上にあるメニューバーのアイコンから操作すれば、簡単に共有できます。

tl;dvを使って分かったメリットと今後の課題

実際にtl;dvを使ってみた結果、コムデックには以下のようなメリットがありました。

最大のメリットは、1人で会議に出席するときにメモを取らなくて済むようになり、誰かに同席してもらう必要もなくなったことです。
また、後からアーカイブを見直す時に、「この話は何分くらいだったけ……」と会議内容を確認する時間も短縮できました。
例えば、次回の会議日程を調べたいときには、文字起こしから検索すれば5秒ほどで解決します。
加えて、tl;dvでは、事前に会議参加者のロールを「経営者」「カスタマーサクセス担当」などの選択肢から設定できるため、参加者の役割を設定することでZoomに比べて文字起こしの精度も高くなっています。

さらに、会議が終了した時点で録画と文字起こしが完了しているので、メンバーとの情報共有も早くなりました。

処理速度についても、Zoomで録画してDropbox(ドロップボックス)に保存するのに比べて、格段に速いこともメリットです。

一方で、今後の課題もいくつか見えてきました。

tl;dvは海外製ツールのため、細かい操作方法が分からなかったり、エラーが発生したりして調べたときに、求める情報が日本語で出てこないケースもあります。
通常の録画や文字起こし程度であれば問題なく利用できるので、あとは実際に使いながら慣れていく必要があります。
コムデックでは現状、記録と要約の参照に利用していますが、AIによる分析機能はまだまだ活用の余地がありそうだと感じています。

また、WEB会議の録画については、参加者の了承を得ることも欠かせません。
プライバシーやセキュリティの観点から、会議の冒頭でこの会議を録画することや、録画の目的を伝えることが必要です。
セキュリティ面については、tl;dvは世界的にも厳しいEUの規格に則っているため、信頼できるツールだと言えます。

まずはAIツールを積極的に触ってみよう！

コムデックでは、AIツール「tl;dv」を導入したことで、議事録の作成を自動化して大幅な業務効率化に成功しました。
現時点では記録と要約のための利用がメインになっていますが、今後は蓄積されたアーカイブを活用した分析にも取り組んでいきたいと考えています。
近々、OpenAI社のChatGPT4oがデスクトップ常駐型アプリを提供するとの噂もあるため、サービスが始まったら移行も検討する予定です。

AIツールは、日々新しいものが登場したり、内容がアップデートされたりしています。
業務効率化やサービス向上のために、常にアンテナを張って情報を収集し、積極的に新しいものを取り入れていくことが大切です。
御社でも、まずは議事録作成の自動化から試してみませんか？