タイムカードによる勤怠管理の3つの問題点とは？勤怠管理システムへ切り替えるメリットと注意点

タイムカードの作成･回収･集計作業は、毎月決まったタイミングで発生する作業です。
手作業での集計には時間も手間もかかり、給与支払いという期日があるため締日の後は毎月忙しい……そんな毎月の勤怠管理業務に不満をお持ちの方も多いのではないでしょうか？

そんなタイムカードによる勤怠管理の問題点は、WEB勤怠管理システムへ切り替えることで解決できます。

今回の記事では、タイムカードによる勤怠管理の問題点を整理したうえで、WEB勤怠管理システムに切り替えるメリットや注意点について詳しく解説します。
タイムカードからWEB勤怠管理システムへの切り替えを検討されている方は、ぜひ参考にしてください。

この記事でわかること

• タイムカードによる勤怠管理の問題点
• タイムカードからWEB勤怠管理システムに切り替えるメリット
• WEB勤怠管理システムに切り替える場合の注意点

こんな人に向いている記事です

• タイムカードによる勤怠管理の廃止を検討している方
• WEB勤怠管理システムへの切り替えを検討している方

タイムカードによる勤怠管理の3つの問題点

タイムカードによる勤怠管理には、冒頭でお伝えしたようにいくつかの問題点があります。
長い間タイムカードを利用していると、「仕方がない」とあまり問題とは認識されていないケースも見受けられますので、具体的にどのような問題点があるのか、3つのポイントに絞って詳しく解説します。

集計・計算に手間と時間がかかる

タイムカードによる勤怠管理は、設置場所からの回収を行ったうえで手作業で集計・計算を行う必要があり、どうしても手間や時間のかかる作業となってしまいます。
タイムカードの打刻時間をそのまま入力すれば勤務時間が計算されるような独自の計算式を組み込んだエクセルを活用しているケースも少なくありませんが、いずれにせよ手入力が必要な点に変わりはありません。

また、社内で使用している給与システム等へデータを転記する際にはミスも起こりやすく、二重三重の確認が必要な要因となっています。

データの転記ミスで労働時間が短く集計され給与が一部未払いになるようなことがあれば、従業員に大きな迷惑をかけてしまうだけでなく、翌月の修正にもさらに手間がかかるため、より慎重に作業を行う必要があります。

押し忘れや不正打刻を防止するのが難しい

従業員がタイムカードを押し忘れた場合、手書きで修正するのが一般的です。
しかし、一か月も前の打刻忘れを締日付近で修正しようと思っても本人も覚えておらず、結果的に「たぶんこれくらい」の時間でしか集計を行えない、というケースが少なくありません。

改ざんも容易かつタイムカードは本人以外が代理で打刻することも簡単にできてしまうため、不正打刻を防止するのも難しいのが現状です。
加えて、誤って実際の時刻とは異なる時間に打刻をしてしまった場合に、上から重ねて書かれているため時間が判別できない……といった事象もよく見受けられます。

勤怠状況をリアルタイムで確認するのが難しい

タイムカードの記載内容は、集計時点になって確認することが通常ですので、月の途中で各従業員の勤怠状況をリアルタイムで把握することはできません。
そのため、集計時点で長時間の残業や有給休暇の不消化が発覚しても、適正な対応は難しく、場合によっては法令違反となってしまっている可能性があります。

法令を遵守した勤怠管理を行うためには、勤怠状況をリアルタイムで把握できる仕組みが必要なのです。

タイムカードを廃止しWEB勤怠管理システムを導入するメリット

タイムカードで勤怠管理を行っていると、先ほど挙げたように多くの問題点があることが分かりました。
これらの問題点を解決するには、タイムカードを廃止し、WEB勤怠管理システムを導入する方法が有効です。

WEB勤怠管理システムとは、PCやスマホ、タブレットなどで勤怠管理を行うシステムのことです。
クラウド型なので、どこからでもアクセスできてリアルタイムに勤怠状況を確認することができます。

ここでは、WEB勤怠管理システムを導入する具体的なメリットを3つの項目に分けて解説します。

こちらの記事では、ルールの具体例やタイムカード打刻の問題点などを解説しています。
▼タイムカード打刻にはルール設定が重要！不正打刻・誤りを防止する方法

集計・計算作業を効率化できる

WEB勤怠管理システムやアプリを利用して勤怠管理を電子化することで、労働時間、残業時間などをWEB上で自動的に集計することができます。
そのため、各従業員からタイムカードを回収して集計するという作業が完全になくなります。
データをエクセルなどへ転記する必要もないため、転記ミスをなくしつつ 勤怠状況の集計・計算作業を効率的に行うことができるようになります。

コムデックのおすすめするKING OF TIME(キングオブタイム)では、これまでのタイムカードでは難しかった「特定の時間帯だけ別途集計する」ことも可能となっています。

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不正打刻の防止

WEB勤怠管理システムは、様々な打刻方法に対応可能です。
自身のPCやスマホから、位置情報を記録しての打刻も可能なため、会社や事務所にいなくとも勤怠を記録することができます。
システムによっては生体認証(指紋、静脈、顔等)による打刻も利用できるため、本人以外が打刻することはできなくなり、不正打刻の防止につながります。

今ご紹介した以外にも、打刻方法や対応端末は会社のニーズに合わせて自由に設定することができます。

勤務時間以外の管理もできる

WEB勤怠管理システムは、出退勤の時間を記録するだけでなく、従業員ごとに残業時間や休暇の取得状況などの管理もできます。
さらに、その情報はWEB上でリアルタイムで集計されるため、残業時間の超過などの問題が起こりそうな場合には、その都度の対応が可能です。

勤怠管理における法令順守を徹底するためにも、WEB勤怠管理システムの導入は有効な方法と言えるでしょう。

また、勤怠とは別で集計したい項目(出張回数等)を記録できるWEB勤怠管理システムもあります。

勤怠管理のコスト

勤怠管理の方法を検討するうえで、かかるコストも重要な指標になります。
ここでは、「タイムカード」と「WEB勤怠管理システム」それぞれの導入・運用にかかるコストについて検討します。

タイムカードによる勤怠管理のコスト

タイムカードによる勤怠管理を導入するためには、タイムレコーダーを購入することになりますが、その金額として1～3万円ほどが必要です。
また、月額で1人当たりのタイムカードが30円ほどとタイムレコーダーのインク代がかかります。

とは言え、タイムカードのレコーダー自体は何年も前に購入しているケースが多く、今更物理的なコストを検討するのは現実的ではありません。
この時考えていただきたいのは、「タイムカードを利用するときの勤怠管理者の時間コスト」です。

毎月タイムカードの作成･回収･集計にかかる時間と、勤怠管理担当者の時給が、実質的なタイムカードによる勤怠管理のコストと言えます。

WEB勤怠管理システムによる勤怠管理のコスト

WEB勤怠管理システムを導入する際は、初期の契約費用は必要なく、ICカードリーダーなどの打刻機器を購入すれば利用を開始できます。
打刻機器の金額としては、機能によって異なりますが、数万円程度のものがほとんどです。

月額の1人あたりのコストは、数百円程度のものが多く、シェアNo.1のKING OF TIMEであれば、300円となります。

このように、単にコストだけを考えるとタイムカードによる勤怠管理の方が低く抑えられます。
そのため、WEB勤怠管理システムを導入する場合には、先ほどお伝えしたようにシステム導入による効率化で下げられる作業コストとの比較検討が重要です。

WEB勤怠管理システムに切り替える場合の注意点

WEB勤怠管理システムに切り替えるメリットをご紹介しましたが、実際にWEB勤怠管理システムに切り替える際には、いくつかのポイントに気を付ける必要があります。

導入のコストや工数を確認する

WEB勤怠管理システムを導入するには、金銭的なコストの他に導入担当となる従業員の時間コストもかかります。
コストをかけてでも切り替えるメリットの方が大きいのかという点は、導入前に確認すべき重要事項です。

また、新しいシステムを導入するには、従業員に使い方などを周知する必要があります。
従業員によっては慣れるまでに時間がかかるなど、従来の管理方法では必要なかった工数が発生する可能性もあるでしょう。

自社の就業規則、給与計算システムに合ったものか

WEB勤怠管理システムの内容によっては、自社の就業規則や給与計算システムとの相性が悪く、勤怠管理の効率を悪化させてしまう可能性もあります。
働き方改革に対応し、残業時間や有給休暇の管理も行うことができるかチェックしておきましょう。

また、給与システムと連携することで給与計算業務の効率化もできるため、現在利用しているシステムが対応しているかも確認しておくといいでしょう。

自社の従業員の働き方において使いやすいものか

WEB勤怠管理システムの導入に際しては、自社の従業員の働き方において使いやすいものであるのかという観点も重要です。
もともと会社外での業務はなく、少人数の事務所であれば、多彩な打刻システムやスマホなどによる打刻は必要ないとも言えます。

一方で、営業マンを多く抱えており、現場への直行直帰が多い職場では、どこにいても打刻可能なWEB勤怠管理システムが使いやすいでしょう。
このように、自社の従業員の働き方も考慮したうえで、どちらが使いやすいのかを考えるようにしましょう。

タイムカードからWEB勤怠管理システムへ切り替えて勤怠管理を効率化しよう

タイムカードからWEB勤怠管理システムへ切り替えることで、勤怠管理を大幅に効率化することができます。
タイムカードによる勤怠管理に課題を感じている担当者の方は、導入・運用コストや自社に合ったシステムかを精査したうえで、導入を検討してみてください。