テレワーク導入時の勤怠管理の成功事例・失敗事例6選！押さえておくべきポイントとは？

政府による働き方改革推進の流れや、新型コロナウイルス対策の一環として、テレワークを導入する企業が増えています。
テレワークは労働者にとってもメリットが大きく、コロナ禍が終息しつつある現在においても引き続きテレワークを続ける会社も少なくありません。

しかしその一方で、勤怠管理が課題となりテレワークを導入できていない、あるいは暫定的な勤怠管理方法を続けているという会社もあるのではないでしょうか？
そんな会社におすすめしたいのが、クラウド型のWEB勤怠管理システムです。
WEB勤怠管理システムを導入することで、テレワークでも適正かつ効率的に勤怠管理を行うことができます。

「勤怠管理とは何なのか」「何を管理すべきなのか」についてはこちら！
▼勤怠管理とは？効率的な方法とクラウド勤怠管理システムの選び方

今回の記事では、テレワーク導入時の成功事例と失敗事例を参考に、テレワークにおける勤怠管理で押さえておくべきポイントを解説します。

この記事でわかること

• テレワーク導入後の成功事例と失敗事例
• テレワークを導入する際のポイント

こんな人に向いている記事です

• テレワークの導入を検討している方
• テレワークを導入した企業の事例を知りたい方
• テレワークで管理すべき勤怠のポイントを知りたい方

テレワークにおける勤怠管理の課題

テレワークにおける勤怠管理の課題としてよく話題となるのは、次の3つです。

1. 勤務時間の把握が難しい
2. 不正が起こる可能性がある
3. 人事評価の基準が曖昧になる

テレワークでは従業員が会社に出社しないため、勤務状況を目視で確認することができません。
勤務時間だけ把握していたとしてもその時間に従業員が本当に勤務しているのかを見極めるのは難しく、かといって自宅にカメラを設置する等の方法はプライバシーの問題上取ることができません。
加えて、出退勤を上長へのメール等自己申告制にしている場合には、不正申告が起こる可能性も考えられます。

従業員の勤務状況を目視で確認できないことは、人事評価が曖昧になりやすいという問題にもつながります。
特に成果で測ることが難しい事務系の仕事では、労働時間を軸にした評価基準になりがちなため、勤務態度や過程などを加味した総合的な評価が難しいのが現状です。

テレワークにおける勤怠管理の課題についてはこちらの記事でも詳しく解説していますので、合わせてご覧ください。
▼テレワークでの勤怠管理はどうする？3つの課題と解決方法を解説

テレワークを導入して失敗した事例3つ

これらの課題を踏まえた上で、テレワークの導入を失敗しないためにはどのようにすれば良いのでしょうか？
実際にテレワークを導入した結果、残念ながら失敗に終わってしまった事例を3つご紹介します。

失敗例を元に自社ではどのような問題が起きそうなのかを検討し、その対策を考えましょう。

コミュニケーション不足に陥った

当たり前ですが、テレワークは各自の自宅等で業務にあたるため、コミュニケーション不足となる場合があります。
電話などでコミュニケーションを取る機会があっても業務連絡のみとなりがちで、これまでの働き方であれば日常的に発生していたちょっとした会話は起きにくくなります。

業務が滞りなく進めば問題ないと思うかもしれませんが、普段の会話が無いことで褒める、褒められる、話を親身になって聞く、雑談するといった機会が減少し、直接顔が見えないことによって相手への配慮も欠けがちになります。
その結果、組織の風土悪化や、生産性の低下等、業務にも影響を及ぼしてしまうリスクがあるのです。

業務の生産性が下がってしまった

テレワークの導入により、業務の生産性が下がってしまった事例もあります。
例えば、業務の進捗や勤務実態が不透明であるため、上司が必要以上に連絡を取り、結果として通常業務の妨げとなってしまうケースです。

他にも、自宅では家族やテレビ、本などが身近にあることから業務に集中できないこともあります。
また、会社では隣の席の人と「この資料について」と共有しながら話せるところが、テレワークではいちいちメールをしたりファイルの場所を説明したりする手間があり、情報共有の手間が生まれ非効率となってしまう事例も挙げられます。

テレワークにおいて情報共有の手間から生産性を下げないためには、少なくとも連絡方法はチャットツールを利用することをおすすめします。

従業員が副業や起業をして離れてしまった

テレワークをきっかけに従業員は自分の時間が増え、その時間で副業や起業を行い、自社から離れてしまったケースも存在します。
自宅にいると同僚や上司の目が無いため、こっそりと副業を行いやすいと言えます。

会社として副業を認める場合には、自社の業務時間と副業に充てる時間を分ける必要があるため、勤怠管理がより複雑となってしまいます。
対策として、就業規則などで副業禁止を定めておくと良いでしょう。

テレワークを導入して成功した事例3つ

ここまでは失敗事例をお伝えしましたが、テレワークを導入し、成功した事例も数多くあります。
ここでは3つ紹介しますので、どうやったら自社がこの成功事例のようになれるか考えながらご覧ください。

業務の生産性が上がった

失敗事例として業務の生産性低下を説明しましたが、逆に生産性を向上させることができた事例もあります。
失敗事例では、適正な勤怠管理をするための行動や情報共有の手間が通常業務の妨げになってしまいました。

反対に、テレワーク導入時に勤怠管理システムで勤怠管理を効率化し、その他の情報共有にはチャットツールを活用することで、生産性を大きく向上させることに成功しました。

ワークライフバランスを促進した

生産性だけではなく、従業員のワークライフバランスの促進につなげた企業もあります。
一般的にテレワークを導入すると、通勤する必要がなくなるので、その分を自分や家族との時間に充てることができます。
それによって副業を始めてしまった……という失敗事例も先ほどお伝えしましたが、就業規則の整備によって副業は未然に防ぐことが可能です。

ある企業では、テレワークでも可能な業務と出社して行うほうが適している業務を仕分け、それぞれに適した業務を担ってもらうことで生産性向上を図りました。
出社していもテレワークでも、どちらでも利用できる勤怠管理ツールを用いることで、効率化とワークライフバランスの両立に成功しています。

コスト削減につながった

テレワークの導入と共に、オフィス改革を行った企業もあります。
ある企業ではテレワークの導入を機に出社人数を減らし、フロアの削減や会議室の利用減少、移動コスト削減などにつなげました。

一方で、通勤手当が必要なくなった分、従業員がテレワークをしやすい環境を整えるための手当を支給し話題となった企業もありました。

会社は「仕事をする場」として用意されていますが、自宅はそうではありません。
失敗例でお伝えしたように、環境の問題から生産性が低下してしまった事例もあります。

仕事をしやすい環境が整えば、その分生産性向上にもつながるため、コスト削減だけを考えるのではなく、いかに効率よく自宅で働けるかを考えた施策が重要です。

テレワークにおける勤怠管理のポイント

成功事例のようにテレワークを導入するためには、テレワークの際の勤怠管理をどのように行うかが重要です。

ここではポイントを2つ説明していきます。

勤務状況がわかる状態を作る

テレワークではコミュニケーションをしっかりと取ることが非常に重要です。
電話やメールなども良いですが、やはり上司からすると勤務状況が分かりづらく、従業員からみても上司や同僚に声をかけづらいことがあります。

そこで、ZoomやTeamsといったWEB会議ツールがおすすめです。
常時画面を接続することで、遠隔地の状況も視覚的に共有、確認することが可能です。
声もかけやすくなり、勤怠管理もしやすくなるでしょう。

テレワークでもコミュニケーション不足にならない方法やテレワークのコツはこちらの記事で詳しく解説していますので、合わせてご覧ください。
▼リモートワークの効率を上げる！中小企業向け6つのポイントを解説

客観的に勤務状況を把握できる仕組みを作る

企業には従業員の労働時間の管理が義務付けられており、そこには客観性が求められます。

そのため、管理者は遠隔であっても、従業員の勤怠を管理･監督する必要があります。
とはいえ、メールや電話による報告、先ほどお伝えしたWEB会議ツールを使ったとしても、客観性を担保するのは難しい面があります。

勤怠管理システムなどを使い、勤務状況を客観的に把握できる仕組みを作ることが重要です。

テレワークを導入するならWEB勤怠管理システムの利用がおすすめ

ここまで説明してきたとおり、テレワークを導入して成功するかどうかには様々な要因があります。
しかし、テレワークを行う従業員の管理という側面から言えば、勤怠管理が大きなポイントと言えるでしょう。
テレワークの勤怠管理を確実かつ効率的に行うためには、WEB勤怠管理システムの利用がおすすめです。

WEB勤怠管理システムのメリットやデメリット、導入に向いている企業についてはこちら！
▼WEB勤怠管理システムで正確・効率的な勤怠管理を！KING OF TIMEがおすすめ

勤怠管理システムでは個人のパソコンやスマートフォンから打刻ができ、集計も自動で行ってくれます。
また、位置情報を捕捉できるため、遠隔地でも客観的に勤怠状況を把握することが可能となります。

勤怠管理システムの中でもおすすめなのが、業界シェア率No.1のKING OF TIME(キングオブタイム)です。
テレワークの勤怠管理に必要な機能を網羅し、各社様々な勤怠のルールに対応できる仕組みとなっています。

「KING OF TIME」でテレワークに適した勤怠管理を行う

KING OF TIMEの詳細に関しては、以下記事をご覧ください。
▼KING OF TIME(キングオブタイム)の評判は？料金や導入事例を解説

テレワークに適した勤怠管理方法を導入することで、会社はコンプライアンスを守りながら、効率的にテレワークを実現できるようになります。
テレワークを導入する際には、併せて自社の勤怠管理方法も見直し、テレワークがスタートしてから慌てることが無いよう万全の体制で臨むことをおすすめします。