税理士の業務効率化に有効な施策とは？ITツールのメリット･活用方法を紹介

「以前から業務の効率化は考えているが、仕事が忙しくて着手できない」「ITツールを積極的に導入したいが、事務所に対応できる人材がいない」など、業務効率化に取り組みたくてもなかなか実行に移せていない税理士の方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、少しでも業務効率化が進められるように、具体的な税理士業務の改善策をご紹介していきます。
それに加えて、「自社だけで業務改善を進めるのは難しい」「どんなツールを導入すればいいかわからない」「ITに詳しい人がいない」といった課題をお持ちの方に向けて、おすすめの導入支援サービスも紹介していますのであわせてご覧ください。

この記事でわかること

• 税理士の業務改善に必要な施策
• ITツールを導入するメリット
• IT化(システム化)を進めるために役立つサービス

こんな人におすすめです

• 業務効率の重要性に気づいているが、何から始めればいいか分からない税理士の方
• 少しでも生産性を高めて、利益を最大化したいと考えている税理士の方

業務効率化を求められている背景

税理士(会計事務所)に業務効率化が求められている大きな理由として「これまで通りの税務処理を提供するだけでは顧問として選ばれなくなってきた」という背景があります。

今はオンラインで完結する「オンライン税務顧問」といったサービスや、積極的に情報発信をする税理士も増えているため、昔よりも顧客は税理士を選びやすくなりました。
税理士を選びやすくなったということは、言い換えれば昔よりも顧問契約を乗り換えられやすくなったということです。

このような状況で顧客を獲得するためには、顧客が積極的に依頼したいと思うほどの付加価値を提供しなければいけません。
顧問先にとっての付加価値とは、税務申告書を作成するだけではなく、「顧問先の利益を上げるために経営計画書を作成して提案する」「経営指標を分かりやすくお伝えするためにグラフや図でまとめて提出する」などが挙げられます。

しかし、従来の業務だけで手が回っていない状況であれば付加価値を提供することができません。
付加価値を提供する時間をつくるためにも、業務効率化を行う必要があるのです。
顧客から選ばれ続けるためにも、業務効率化には積極的に取り組んだほうがよいでしょう。

税理士(会計事務所)の業務改善案

ここからは、具体的な業務改善案を紹介します。
効率化のためには、従来の業務にITツールを取り入れてオンライン化していくのがおすすめです。

ITツールの導入

まず、おすすめしたいのがITツールの導入です。
ITツールでできることは幅広く、税理士事務所さまで取り組まれているIT活用としては手続きやタスクの進捗管理の効率化が代表的です。

税理士が顧問先から請け負っている業務のなかには、記帳代行や決算など、定期的あるいは決まったタイミングで実施すべきタスクがあります。
ITツールを活用すれば、このようなタスクを自動で作成することでやるべきことを見える化したり、その進捗を把握することで抜け漏れを防止したりすることができます。
従来かかっていた工数が削減できるうえ、人的なミスも防げるため業務の質の向上にもつながるでしょう。

また、工数･売上を自動集計し、生産性の向上を図ることも可能です。
税理士の多くは、顧客から毎月一定の顧問料をいただいて業務を請け負っています。
「顧問先毎の売上に対してどれだけ工数を掛けたか」という売上管理･工数管理は、やりたいと思いながらも手間がかかるためできていないという税理士事務所さまも多いのではないでしょうか。
ITツールを利用すれば、売上と工数を同時に確認できるようになるため、生産性の向上に加えて、客観的に工数を見直せて作業時間の短縮が期待できるでしょう。

これらのITツールを導入する時間や知識を持った人材がいない場合は、導入支援サービスを活用するのもおすすめです。

顧問先訪問のオンライン化

全ての顧問先に直接お伺いしている場合には、定期訪問や面談のオンライン化も検討しましょう。
直接顔を合わせて信頼関係を築くことは大切ですが、移動にかかる時間や費用を考えると、オンラインへ切り替えたほうが効率化できることは間違いありません。

近年ではコロナの影響もありオンライン化が進んでいるため、オンライン面談やチャットでのやりとりに抵抗がなくなっている企業も多くなっています。
今はコミュニケーションツール(ZoomやLINE WORKS、Chatworkなど)も充実しているので、試しに導入してみるのもおすすめです。

また、顧客側もオンラインのほうが時間短縮できる･チャットで聞きたいことをすぐに聞けるといったメリットもあるため、もし導入していない場合は導入する、もしくはオンラインの割合を増やす施策を検討してみてください。

業務の標準化を進めるためにマニュアルを充実させる

全体の業務を効率的に回すためには、属人性を排除することも大切です。

多くの税理士事務所では担当制を導入しているため「A社は〇〇さんしか最新の進捗状況が分からない」といったケースが起きています。
担当者がしっかりと顧客に向き合うというのは悪いことではありませんが、業務効率化の面では引き継ぎや確認作業が必要になるため、効率的とは言えません。

そこで、ITツールを導入して進捗を見える化するだけでなく、業務マニュアルを充実させることが重要です。

例えば、顧問先の情報を残す場合はエクセルではなく「オンラインのヒアリングシート」を使うことをマニュアル化すれば、最新の情報を全体で共有できます。
その結果、業務が滞ることも減るので、大きな業務改善効果が期待できるでしょう。

税理士業務にITツールを導入するメリット

税理士業務を効率化する方法をご紹介してきましたが、1番おすすめなのはITツールの導入です。
ITツールを導入するメリットは、「コストを削減できること」「入力ミスを防げること」「コア業務に集中できること」の大きく3つです。

コストの削減

ITツールを導入することで、コスト(人件費)の削減につなげられます。

仮に、10人規模の税理士事務所で、先ほど挙げたようなITツールの導入により「1人あたり10時間の業務効率化」に成功したとします。

一般的に人時生産性の目安は5,000円と言われているので、こちらの数値を元に具体例を計算していきましょう。
この場合に削減できる人件費は「5,000円×100時間(10人×10時間)＝500,000円」なので、大幅なコストカットにつながります。

同じ成果を得ている場合、削減したコストは利益に直結するので、ITツールの導入コストがかかったとしても長期的に見たら大幅なプラスになると言えるでしょう。

入力ミスや更新漏れ防げる

ITツールを導入することで、入力ミスを防ぐことができます。
例えば月次業務や決算準備の作業を進めるにあたって、手動でエクセルに入力する場合、どうしても入力ミスや更新漏れが起こります。
しかし、タスク管理を搭載したアプリを使うことで自動入力や自動リマインドが可能となるため、このようなミスを防げるでしょう。

コア業務に集中できる

雑務のような業務を効率化することで、付加価値の高い業務(コア業務)に集中できます。

付加価値の高い業務とは、利益を上げるための経営計画書や分かりやすい経営指標の作成、顧問先にとって有益な節税策や補助金･助成金の提案などが該当します。

これらのような業務を積極的にこなせるようになると契約先から重宝されるでしょう。
時代背景的にも税務サービス以外の部分の需要が重要度は高くなっているので、ぜひ取り入れてみてください。

税理士業務のIT化を実現するなら「kintone」がおすすめ

ここまでに紹介した業務改善案を実現するために、おすすめしたいITツールが「kintone(キントーン)」です。
kintoneとは、業務アプリがローコード･ノーコードで作れるツールです。

kintoneは自社の改善内容にあわせて独自の業務アプリを作成できるため、他のツールよりも高い効果が期待できます。
また、直感的に必要な機能を盛り込めるため、気軽に導入できるのも大きなメリットです。

実際にkintoneを活用した改善事例はこちら！
▼工数･売上の自動集計で生産性を見える化｜税理士法人アクセスさまのアプリ開発事例

▼士業のタスク管理課題をkintoneで解決！自社の業務に合わせてアプリをカスタマイズ｜neo社労士事務所さまのアプリ開発事例

自社の業務に合わせてアプリを構築できるkintoneですが、「普段の業務が忙しいため着手できない」「ITに詳しい人材がいないので難しい」という方もいらっしゃるでしょう。

そんな時は、コムデックが提供している「税理士 業務改善パッケージ」を検討してみてください。
税理士業で役立つkintoneアプリをパッケージとして提供していますので、関与先管理や月次進捗管理、採算管理などの効率化をすぐにお試しいただけます。

ITツールを取り入れ、税理士業務を効率化しよう

時代の変化が早くなっている現代では、ITツールを使って業務効率化を行うのは必須事項になってきています。
一人あたりの生産性を高めるためにも、本記事で紹介したような改善策を参考にして業務効率化にチャレンジしてみてはいかがでしょうか？

コムデックでは税理士の業務改善が可能なアプリを「税理士 業務改善パッケージ」として提供しています。
ITを活用して業務効率化を図りたい税理士業の方はお気軽にお問い合わせください。