販売管理システムとkintoneを連携させて原価計算を劇的改善｜環境・リサイクル関連装置製造販売業　タイチマシナリー株式会社さまのアプリ開発事例

見積作成や合計請求書発行、売上集計のため、ほとんどの企業では「販売管理システム」などの基幹システムを利用しています。
しかし、販売管理システムだけでは案件ごとの細かな原価管理は難しいため、原価管理は別途エクセルでおこなっているという企業さまも多いのではないでしょうか？

販売管理の機能全てをkintoneで置き換えることができれば原価管理をわざわざエクセルでやる必要もなく、販売管理システムも卒業できるのに……と考えるかもしれませんが、販売管理に特化していないkintoneで販売管理の機能すべてを賄おうとすると、仕組みが複雑になって使い勝手が低下したり、複数のプラグインが必要となったりと必ずしも業務改善やコスト削減に繋がらないケースもあります。

そこで今回は、販売管理システムとkintoneを連携することで、kintone上で案件ごとの原価管理ができる状態にしたアプリ開発事例をご紹介します。

案件管理をkintone化！次なる目標は原価管理

横浜市に本社を構えるタイチマシナリー株式会社さまは、機械装置のエンジニアとして総合的ソリューションを提供しておられる環境･リサイクル関連装置製造販売業の企業さまです。
環境･リサイクル関連装置の製造販売だけでなく、プラント･装置の効率化提案や改修工事、各種メンテナンス業務なども請け負っており、以前まではSFA(セールス・フォース・オートメーション)とkintone(キントーン)で案件情報を二重に管理していました。

案件情報の二重入力･チェックには毎月膨大な手間や時間がかかっていたため、案件管理をkintoneで一元化。
さらにKANBANプラグインを導入することで、案件状況をわかりやすく見える化し、管理がしやすいアプリを実現しました。

案件管理をkintoneで一元化した事例は、以下の記事で紹介しています。
▼SFAツールをkintoneに移行！KANBANプラグインで案件管理を見える化

案件管理の効率化に成功したタイチマシナリー株式会社さまが、次にkintone化したいと考えたのが原価管理でした。
人件費も含めて検討する必要がある原価管理は、適正な利益を確保するために欠かせません。
もちろんタイチマシナリー株式会社さまでも案件別の原価管理は実施していましたが、各種データを取りまとめて集計･分析をおこなうのはエクセルでした。

原価計算に月20万、業務効率を改善するためには？

原価管理を行うために以下のような情報を収集する必要があります。

• 日報(人工費)…チャットで報告
• 発注･仕入伝票(原価)･売上伝票…販売管理システムから転記
• ガソリン代･高速代･車両損料…チャットで報告された情報から計算

今挙げたのはあくまで一例で、原価管理のためには他にも様々な金額情報の集約が必要です。
タイチマシナリー株式会社さまではこれらの情報をエクセルに入力し、案件別に以下の損益管理表を作成していました。

日々の入力情報を元に合計額等は自動で算出される仕組みですが、情報源となるツールがバラバラのためそれを集約してくるだけでも一苦労。
原価管理表の作成に多くの作業･手間時間を要するため、社員1人とパートさんが毎日付きっきりでデータを入力をする必要がありました。
従業員が原価管理に集中せざるを得ない状況のため他の業務を任せられず、実質原価管理に毎月約20万円のコスト(担当従業員の給与分のコスト)が発生している状態だったのです。

この状態を改善するためには、今はバラバラのツールからエクセルに入力している原価管理に必要なデータを自動で集約･集計する必要があります。
その上で人員を「不備やイレギュラー等が発生した場合に対応するパート1名」のみに削減し、社員さんは別の業務に従事できる状態にするのがタイチマシナリー株式会社さまの理想です。

エクセルで管理している情報を置き換えて自動集計するのはkintoneが得意とするところですが、問題は「どうやって原価管理に必要なデータをkintoneにデータを集約してくるか」でした。

販売管理システムを切り替えて二重入力ゼロへ

タイチマシナリー株式会社さまでは、売上や仕入の情報は販売管理システムに登録していました。
販売管理システムは、その名の通り販売に関わる一連の業務を実施でき、見積書や発注書、請求書などの各種帳票を発行できるのが特徴です。

原価管理に必要な売上や仕入の情報をkintoneに集約するのなら、「そもそも売上や仕入の管理をkintoneでおこなう」ことが一番の近道ではありますが、冒頭でもお伝えした通り販売管理システムで今やっていることをkintoneに丸ごと載せ替えようとすると様々な制約があります。
かといって、販売管理とkintoneそれぞれに入力をするのでは、エクセルに転記している現状と何ら変わりません。
販売管理システムの便利さは残しつつ、データはkintoneに集約するために、タイチマシナリー株式会社さまのでは自動でデータを連携できる「コムデック販売管理」を導入することになりました。

「コムデック販売管理」は販売に関する一連の業務を効率的に管理できる標準的な販売管理システムですが、kintoneとの自動連携など柔軟なカスタマイズができる点が特徴です。
タイチマシナリー株式会社さまがこれまで利用していた販売管理システムと同じように売上や仕入を管理できるほか、それらのデータを自動的にkintoneに登録することができるのです。

コムデック販売管理でできること

• 見積
• 受注
• 売上･請求
• 仕入･支払業務
• 在庫管理
• 分析
• インボイス制度対応
• オンプレミス型・クラウド型を選択可能
• kintone連携などのカスタマイズ

販売管理システムとkintoneを連携！役割分担で開発コスト削減

原価管理における二重入力や集計の手間を削減するために、コムデック販売管理システムを導入されたタイチマシナリー株式会社さま。
販売管理システムに登録した売上伝票や仕入伝票のデータはリアルタイムでkintoneに自動登録され、販売管理側で変更があればそれもkintoneに連携されます。

売上(売掛金)の管理や請求書の発行といった部分は従来と同じく販売管理システムに登録しますが、それ以降の案件別のデータ集計はkintoneで行えるよう、それぞれの役割分担を明確に決めることでカスタマイズのコストも最小限に抑えることができました。

ただデータをそのまま連携するだけではなく、販売管理システムに登録する売上伝票や仕入伝票はkintoneに登録されている案件情報と紐づけられるようにカスタマイズしています。
販売管理で伝票を入力するときにあらかじめ案件情報を登録するので、kintone連携後に自動で案件別の集計ができるようになりました。

販売管理システムの画面

kintone 案件管理アプリの画面

kintoneと販売管理システムを連携させるメリットとは？

販売管理システムとkintoneの自動連携により、販売管理システムで登録した原価に関わるデータがkintoneへ自動登録されるようになったタイチマシナリー株式会社さま。
自動連携の結果、以下のようなメリットがありました。

• 販売管理システムからエクセルへの転記作業が不要になった
• kintone側で損益の自動集計が可能になり、これまで手作業で行っていた作業の大幅な削減に成功
• kintoneの案件情報を販売管理登録時点で紐付けできるため、自動的に案件別の集計がおこなえるようになった

従来の販売管理システムから切り替える必はあったものの、運用自体は以前の販売管理システムと大きく変わりは無いため、事務担当者にはさほど影響なく利用を開始できました。
導入当初は見積書などを作成する営業･現場メンバーからは使い方に関する問い合わせもありましたが、今では安定して運用できているとのことです。

kintoneだけでは難しいことも連携システムでカバー

kintoneだけで販売管理業務を行うのは、機能の制約上難しいケースがあります。
kintoneは「今月の同一顧客の請求情報を取りまとめて一枚の合計請求書を作成する」、いわゆる締め処理を標準機能でおこなうのは苦手です。
また、見積書や請求書などの帳票を発行するためには、別途有料のプラグインも必要になります。
そういった場合には、販売管理の機能に特化したシステムを利用したほうが運用しやすいでしょう。

とはいえ、販売管理システムでは管理が行き届かない業務･作業もあります。
今回の事例のように「原価管理に必要なデータを販売管理システムで管理しているけど、販売管理システムでは案件別の原価管理がおこなえず、集計や管理表の作成に時間がかかる」といったお悩みを抱えていらっしゃる企業さまは少なくないはずです。

kintoneだけでは難しいことは、他システム･機能との連携でカバーできます。
今回のように販売管理をkintoneと連携すれば、案件と各伝票を伝票登録時点で紐付けできるため、無駄な手入力･チェック･集計などの手間がなくなります。

データさえkintoneに登録されれば、そこから先の自動集計はkintoneが得意とするところです。
タイチマシナリー株式会社さまでは、今後は損益計算書の自動集計の実現と、原価管理にかかる人員コストの削減を目指して運用を進めていくとのことでした。

もし御社が原価管理にお悩みなら、kintoneと販売管理システムの連携で転記や二重入力･集計の手間の削減を検討してみてはいかがでしょうか？