社有車･社用車管理をkintoneアプリ化！車両管理で車検日抜け漏れ無しへ

会社によっては、車両の写真を添付するとより「誰でも視覚的にわかりやすい」車両管理となります。

車検や洗車、タイヤ交換といった車両のメンテナンスにどれだけの費用が掛かったのかも見える化することができます。

テーブルという形式にしているため、どんどん行を追加して登録していくことが可能です。

実際にデータが入力されたメンテナンス記録

kintoneに登録された社有車･社用車の情報を自動で分析･活用

トラブルの多い車両は乗り方に問題があるのではないかということでドライブレコーダーを取り付けたり、保険料にかかっている合計金額が容易に把握できることで保険をまとめて全体の金額削減を測ったりといった、能動的なアクションに繋げることができるのです。

kintoneの自動通知で社有車･社用車の車検漏れを防止

できることは集計や分析だけではありません。

先ほどお伝えしたように車検は期日までに確実に実施する必要があります。

トップページに表示しておくことで、「特定の人しか知らない情報」ではなく「全員が知っていて、管理できる情報」へと変えることが大切です。

さらに、車検日の30日前には利用者と総務担当者に通知を送り、期限が切れることが無いようにしています。

エクセルでの管理では日付は自分で見に行くしかありませんが、kintoneなら見に行かずとも気が付ける仕組みを作ることができました。

たったこれだけのことですが、ここが徹底されていないとせっかくの機能を使うことができません。

もちろん、「登録された期日を過ぎている先を一覧で表示･通知」することで登録内容の更新を促すこともできます。

車両管理アプリから広がるバックオフィスのkintone活用

• kintone上に車両に関する全ての情報が集約される
• 車検証や保険証券等、必要な書類を一か所にまとめておくことができる
• 車検日に応じて通知を行ったり、車検日を把握しやすくすることができる
• メンテナンスの費用等も自動集計できる
• 登録された情報を分析し、業務の改善に役立てることができる