社会福祉協議会(社協)でよくある課題をkintoneで解決！社会福祉協議会(社協)業務改善パッケージ

紙の資料中心の情報管理のため、ボランティアのニーズと登録者のマッチングが担当者の記憶と経験頼りになってしまう、相談内容はその時直接対応した者しかわからず、職員全体でフォローすることができない……
社会福祉協議会(社協)の方から、そのようなお悩みを聞くことがあります。

今回は、地域の福祉活動の拠点として様々な情報を取りまとめる必要がある「社会福祉協議会(社協)」の課題をkintoneで解決できる業務改善パッケージをご紹介します！

社会福祉協議会(社協)の業務によくある課題……kintoneで解決できます！

コムデックが社会福祉協議会(社協)さまからkintone(キントーン)の導入相談を受けた際、お伺いした課題は以下の通りです。
御社にはいくつ当てはまるでしょうか？

• ボランティアマッチング業務が個々の力量や経験に左右されてしまっている
• ボランティアの名簿管理を紙やExcelで行っており、どれが最新の情報かわからない
• ボランティア名簿の新規登録や修正をおこなう際、複数の資料へ入力が必要なため漏れが発生する
• 過去の相談情報を探す際、大量の紙資料をめくる必要があり時間がかかる
• 相談内容が職員間で共有されておらず、相談を受けた担当者以外は相談内容が分からない
• 会議室や備品の貸出状況がすぐに確認できず利用者対応が遅れる

地域のボランティア団体等と協力し、「ボランティアを頼みたい人」のニーズと「ボランティア活動をする人」を結びつけるマッチングサービスを行ったり、地域住民の方からの相談を受け付けたり、施設を貸出したりと、社会福祉協議会(社協)さまの活動は多岐にわたります。
そして、ボランティアのマッチング情報や相談活動の記録等は紙やエクセルで管理されていることが多く、「すぐに調べることができない」「記憶と経験がなければマッチング先を探すのに時間がかかってしまう」といった課題に頭を悩ませている社会福祉協議会(社協)さまも少なくないのではないでしょうか？

これらの課題は、原因の大元たる紙やエクセルを卒業し、業務改善プラットフォームであるkintoneを活用することで解決可能です。
kintoneであれば、自分たちの活動内容に合わせた形で開発していけるため、一からソフトを開発したり、どんな企業にも対応できるように作られた専用ツールよりももっと柔軟に、自分たちが使いやすいツールにしていくことができるのです。
そうは言っても、やっぱりゼロから全ての課題に対応するアプリを構築していくのは時間もかかります。
自分たちで開発するのが難しければ、外部のプロに依頼する必要がありますので余計にコストがかかるでしょう。

そんな時おすすめしたいのが、「ある程度形の決まったアプリをまとめて導入し、自社に合うように調整していく」方法です。
コムデックの「社会福祉協議会(社協)業務改善パッケージ」であれば、先ほど挙げた課題を網羅し、各種業務を効率的に管理できます。

社会福祉協議会(社協)業務改善パッケージでいったいどんなことができるのか、kintoneを活用することでどんなメリットがあるのかを詳しく解説していきます。

kintone社会福祉協議会(社協)業務改善パッケージでできること

社会福祉協議会(社協)業務改善パッケージは、大きく分けて以下の5つの機能を有しています。

• 名簿管理(個人/団体)
• ボランティアニーズ/マッチング管理
• 記録管理(相談記録･福祉実践記録)
• 研修管理
• 貸出施設･備品管理

各機能について、実際の画面をお見せしながら解説していきます。

名簿管理(個人/団体)

ボランティア団体･活動参加者や研修受講者に関する情報を管理する機能です。

団体名や氏名、住所、連絡先の他に、活動可能日時や得意分野の情報を登録しておくことで、各個人や団体に合ったボランティアへのマッチングを実現できます。

個人名簿管理アプリは研修管理アプリやマッチング管理アプリと連携しており、過去に受講した研修の一覧やボランティアニーズのマッチングの履歴を個人名簿内で確認することが可能です。
団体名簿管理アプリは個人名簿管理アプリと紐づけできるため、団体の人数や所属メンバーの情報を個人名簿管理アプリから自動反映し表示することができます。

個人名簿

団体名簿

ボランティアニーズ/マッチング管理

誰がいつどんな活動を希望しているかのボランティアニーズの管理を行う機能です。
ニーズに対してマッチング調整済であるかどうか、マッチング済の場合は誰がマッチングされているのかまで一目で把握することができます。

ニーズとして入力された活動希望内容をもとに、ニーズに合致する個人や団体が各名簿から自動でピックアップされるので、簡単にニーズに適合した人材をマッチングさせることができます。
自動ピックアップのため、職員の記憶や経験による判断に頼ることなく、より適切な活躍の場をボランティアに提供することが可能となります。

記録管理(相談記録･福祉実践記録)

相談者の面談記録や地域福祉の実践記録を管理する機能です。
スマホやタブレットからも入力可能なため、外出先でお話を伺いながら直接記録を取ることもできます。後から転記作業をする必要が無いため、業務負荷低減を図ることができます。
登録された記録はリアルタイムで共有され、さらに過去の相談内容も簡単に検索できるため、「直接相談を受けた担当者しか相談内容がわからない」といったこともなく、紙やExcelで記録を遡る必要もありません。
どの職員が対応することになっても、相談者様の状況に合わせた最適な相談対応が可能です。

また、相談内容や地域福祉実施件数や種類を自動集計できるため、地域の課題やニーズとしてどんな相談･福祉の依頼が多いかを分析し、より地域社会に必要とされる注力事業を選別することが可能となります。

研修管理

開催する研修の日程や開催場所、出席者を管理する機能です。
研修日程をカレンダーで視覚的に表示できる他、各研修と個人名簿管理アプリに紐づける形で受講者を登録することができます。
受講者の紐づけを行うと、自動で研修ごとの受講者一覧が作成されます。

貸出施設･備品管理

相談室や各会議室、備品の貸し出し状況をカレンダー上で視覚的に表示できる機能です。
カレンダー上からそのまま各施設や備品の利用予定を登録することができ、登録した予定は即時に全員の画面に反映されます。

利用用途や貸出状況による色分けや、各会議室･備品ごとのカレンダー表示など、より見やすい形でアレンジすることができます。
類似の予定についてはカレンダー上から複製したりドラッグ&ドロップで移動させたりすることもでき、誰でも直感的に予定の登録を行うことが可能です。
会議室や備品の利用･貸出回数を自動集計できるため、より需要のある施設や備品、さらに用途は何なのかを集計結果から分析することもできます。

備品貸出管理については、どの備品がいつまで誰が利用しているのかを把握することができる他、利用者ごとの過去の貸出履歴も表示することができるため、利用頻度や延滞歴を確認することができます。
また、貸出期限になっても未返却の備品については、職員に通知を出すことで利用者への連絡をタイムリーに行うことが可能です。

会議室貸出管理

備品貸出管理

オプションでさらに便利に！kintoneから帳票出力

オプション機能として、研修受講者アプリから一括でラベルや受講票ハガキ、認定証等を発行することができます。
研修受講者の一覧を一括でまとめて帳票出力することができるため、Excel等で個々で帳票を作成する場合に比べて大幅な時間短縮が可能となります。
他にも、記録管理アプリに登録いただいた内容を元に個票を発行することができます。

研修管理からラベルや認定証、ハガキを出力

記録管理から個票を出力

社会福祉協議会(社協)はkintoneガバメントライセンスが利用可能

業務改善パッケージはkintoneをベースとしていますので、kintoneのライセンスが必ず必要となります。
この時、社会福祉協議会(社協)さまは「kintoneガバメントライセンス」という非営利団体向けのライセンスを利用できます。
通常のkintoneライセンス(スタンダードプラン)が1ライセンスあたり1,500円なのに対し、ガバメントライセンスは900円で利用可能となっています。

社会福祉協議会(社協)業務改善パッケージで脱紙・脱エクセルへ！

冒頭で社会福祉協議会(社協)さまによくある業務上の課題をご紹介しましたが、御社ではいくつ当てはまったでしょうか？
それらの課題はkintone社会福祉協議会(社協)業務改善パッケージを活用いただくことで解決できることをここまでご紹介してきましたが、各機能の効果をまとめると以下の通りです。

• 個々の経験ではなく、ボランティアのニーズや得意分野に基づき各活動のマッチングを実現
• 地域の人材を適切に把握し、かつ職員全体で共有することで、より適切な活躍の場をボランティアへ提供
• 過去の相談履歴を簡単に検索することができ、スムーズに経過を確認できる
• 職員間での記録の共有が容易になり、直接相談を受けた職員以外でも相談内容を把握・対応できる
• 外出先からタブレットやスマートフォンで記録を入力でき、手書きメモ等からの転記が不要
• 認定証等の必要な帳票をkintoneのデータからそのまま出力可能
• 会議室や備品の貸出状況をカレンダー上で視覚的に表示しスムーズに確認できる

もし御社が紙やエクセル中心の業務管理をされているようであれば、kintone社会福祉協議会(社協)業務改善パッケージで「ボランティア名簿の管理」「ボランティアニーズマッチングの自動化」はもちろん、相談業務の情報共有や研修の参加者管理･各種帳票発行等周辺業務まで一括で業務改善に取り組んでみてはいかがでしょうか？

kintone業務改善パッケージについてよくあるご質問

Q.コムデックのサポート範囲は？
A.パッケージを販売するだけではなく、パッケージを御社に合わせてカスタマイズすることが可能です。
また、対面開発をご希望であれば、パッケージ外の業務管理アプリも開発いたします。
標準機能では難しいポイントも対面で調整していきますので、御社の社内でkintoneアプリを調整いただく方法を覚えていただくこともできます。

Q.既にkintoneで業務アプリを運用しているため既存環境から乗り換えるのは難しいが、既存環境にパッケージの機能を追加してもらうことは可能か
A.既にkintoneご利用であれば、既存環境にパッケージが内包する機能を追加することも可能です。現在の業務を止めることなく、環境をアップデートいたします。

Q.競合他社の製品も検討している　差別化ポイントを教えてほしい
A.機能については弊社HPをご覧ください。

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