空調設備工事業の杉山設備株式会社さまでLINE WORKS操作説明会を開催しました！

近年、プライベートのやり取りは、スマートフォンでLINEアプリなどのチャットツールを使うことが当たり前になりました。
そしてその使いやすさから、個人のLINEを業務連絡に利用しているケースもよく見受けられます。

しかし、個人のLINEを業務に使うことには、さまざまなデメリットやリスクがあることは認識していますでしょうか？

今回ご紹介する杉山設備株式会社さまでは、「プライベートと仕事の連絡を切り分けたい」「コミュニケーションの課題を解決したい」とのお考えからLINE WORKSを導入されました。
スムーズな導入のためにLINE WORKSの操作説明会を実施しましたので、説明会でお伝えしたことをご紹介します！

社内の情報共有を効率化したい…一部は個人LINEを利用

社内の情報共有に、紙(掲示物やファイリング)やメール、FAX、電話などを使っている企業さまはまだまだ多いのではないでしょうか。
そこから一歩進んで社内連絡にチャットを利用することは、企業のDXに向けた大きな一歩です。

しかしその一方で、個人のLINEを業務の情報共有に利用すると、以下のようなリスクやデメリットがあります。

個人のLINEを業務に利用するリスクとデメリット

• 業務に関する情報でありセキュリティ面が気になる
• 退職後なども在職中のやりとりを見ることができてしまう
• 仕事とプライベートの切り分けがしづらい
• 画像やファイルのデータが数か月で消えてしまう
• 写真データが多いと、容量面でも不安がある

三重県伊勢市にて空調設備工事業を営んでいる杉山設備株式会社さまも、個人のLINEを業務に利用していました。
杉山設備株式会社さまでは以前から社内での情報共有を簡略化したいと考えており、社外に出る従業員さんも多いため、個人のスマートフォンのLINEで連絡先を交換し、LINEを利用した情報共有をおこなっていたのです。

業務にだけ利用するスマートフォンならまだしも、プライベートの連絡も行っているLINEを業務に利用するとなると、先ほど挙げたリスクやデメリットはさらに大きくなります。

これらの懸念点を払拭できる方法で社内の情報共有を簡略化したいということで、杉山設備株式会社さまが導入を決めたのが、LINEのビジネス版であるLINE WORKS(ラインワークス)でした。

頻繁に変わるスケジュール、時間を有効に使いたい！

杉山設備株式会社さまでは、社内の情報共有に個人のLINEを使っていること以外にも、コミュニケーション面に課題を抱えていました。

社内では週1回会議を開催し、会議で向こう2週間の工程を作成して従業員さんに確認してもらっていました。
しかし実際には決めた通りのスケジュールで工事が進むことは少なく、スケジュール変更が頻繁に発生します。
その結果、週1回の会議ではスケジュールの変更をカバーしきれず、またその変更に対する報告･連絡･相談が行き届かないケースが多い状態でした。

変更後の工事日程や従業員さんのその日の予定が社内で共有されない結果、出退勤の連絡も曖昧になったり、工事が予定より早く終わった場合その現場に入るはずだった従業員さんの予定が丸一日空いてしまい時間を有効に使えなかったりと、時間の無駄が発生していたのです。

LINE WORKSにはスケジュール管理機能もついており、従業員一人一人の予定をリアルタイムで共有することが可能となります。
社内の情報共有をセキュアかつ効率化するだけでなく、スケジュール管理を強化して時間を有効活用できるようにすることも、LINE WORKS導入の目的のひとつでした。

杉山設備株式会社さまが目指す社内コミュニケーションの効率化

• 業務上の情報管理という面から、個人LINEではない方法で情報共有したい
• 社内のコミュニケーションを効率化したい
• 社員のスケジュール共有をリアルタイムにおこない、時間を有効活用したい

操作説明で一気に社内浸透へ、アプリのインストール･ログイン方法からご案内

こうして、LINE WORKSを導入することに決めた杉山設備株式会社さま。
社内全体で一気に使い始められるよう、導入時に操作説明会を実施することになりました。

LINE WORKSの基本的な使い方はLINEと同じですが、今回はLINEを使っていない従業員の方もいたため、LINE WORKSアプリのインストールやログインの仕方から順番に説明を実施しました。
その場で従業員さんたちにスマートフォンを操作していただき、画面遷移や操作方法などをお伝えしています。
それに加えて、不明点や気になる点などはその場でフォローしながら進めていきました。

基本的な操作の説明の後は、LINE WORKS独自の「カレンダー機能」「掲示板機能」などを重点的にご説明していきました。
コムデックがおこなう操作説明会では、企業さまごとのニーズに合わせて、説明内容を調整します。
杉山設備株式会社さまでは、課題だったスケジュール共有や情報共有に活用できる機能に重点を置いた説明となりました。

LINE WORKSのスケジュール管理機能とは？社員の予定をリアルタイムで共有

LINE WORKSには無料版と有料版があり、使える機能に差があります。
企業内で活用する場合は有料版になることが多いため、経費面で導入を見送っている、業務用スマートフォンを支給してLINEでやり取りをしている、という企業さまも散見されます。
電話が必要となるシーンが多かったり、端末自体を個人から切り離したい場合には業務用スマートフォンを支給するのも手段の一つですが、単純に費用面で比べると業務用スマホを支給するほうが割高になるケースが少なくありません。

また、LINE WORKSには個人のLINEとは異なる業務上のコミュニケーションに便利な機能が複数備わっていますので、スマートフォンを支給するか、スマートフォンは個人のものを使うけれどビジネスチャットを導入するか悩んでいらっしゃる場合には、まずはビジネスチャットの導入から始めてみるのがおすすめです。

例えば、今回、杉山設備株式会社さまで重視していた従業員さんたちのスケジュール共有はカレンダー機能でおこなうことができます。
LINE WORKSアプリでもブラウザでも利用できるカレンダー機能では、自分の予定だけではなくメンバーの予定もチェックすることが可能です。
従業員が各自でスケジュールを登録･更新しておけば、今日は誰がどこにいるのか、みんなの予定が空いている日時はいつなのか、などが一目で把握できます。

表示も週ごと、月ごと、人ごと、などに変更できたり、人ごとに色分けができたり、と使い勝手の良い機能です。

LINE WORKSには業務効率化やペーパーレス化が実現できる機能がたくさん！

その他にも、杉山設備株式会社さまのLINE WORKS導入操作説明会でお伝えしたLINE WORKSならではの便利な機能をご紹介します！

誰が読んだか、がわかるグループトーク

個人のLINEにもグループトークはありますが、自分が送ったチャットを「読んだ人数」はわかっても「誰が読んだか」まではわかりません。
すぐに伝えたい情報を、読んでもらいたい人が読んでくれているかわからない場合、きちんと伝わっているのか不安になりますよね。

LINE WORKSでは「誰が読んだか」も確認できるため、「誰に情報が伝わっていて、誰に伝わっていないのか」が把握でき、社内での情報共有に使いやすくなっています。

掲示板機能でペーパーレス＆社外からのチェックが可能に

社員に共有したい情報をチャットで送るだけでは、他のチャットに押し流されてしまったり、後から検索して参照するのが困難なケースもあります。

そういった場合に活用いただきたいLINE WORKSの機能が「掲示板」です。
「お知らせ」「社内マニュアル」などジャンル分けができるため、掲示板機能を活用することで社内掲示物のペーパーレス化を可能にします。

グループ内フォルダ機能は階層分けも可能！

LINE WORKSのグループ内では、「フォルダ」機能が使えます。
これはストレージに画像や動画、文書などのファイルをアップロードできるもの。
フォルダに名前を付けたり、階層分けしたりもできるため、パソコンのフォルダのように利用でき、共有ファイルの検索性が高く便利な機能です。

リマインドもできるタスク管理機能

LINE WORKSにはタスク管理機能もあり、自分がやるべきこととその期限を登録し、管理することができます。
トークから長押しで簡単にタスクを作成できるほか、「担当者を設定」をすることで他の従業員への作業依頼もできます。リマインド(通知)も設定できて、何が終わっていて、何をしなければならないのか、がしっかり管理できる便利機能です。

LINE WORKSのタスク管理機能についてはこちらの記事で詳しくご紹介しています！
▼「連絡」「スケジュール管理」だけじゃない！LINE WORKSで「タスク管理」

中小企業の業務改善はチャットから！

今回は、杉山設備株式会社さまのLINE WORKSの導入事例と操作説明会についてご紹介しました。

業務を効率化できるツールはさまざまなものがありますが、業務にアナログな部分が多い中小企業ではまず「電話･FAX･メール」を減らす＝コミュニケーションを改善することが業務効率の向上に大きく寄与します。

コミュニケーションの課題解決や改善に、LINE WORKSはおすすめのツールです。
何故かと言うと、LINE WORKSは普段皆さんがプライベートで使っているLINEと見た目や操作感がほぼ共通しており、中小企業のIT化で最初に躓く「従業員に使ってもらう」というハードルを越えやすいためです。

導入したいけれど踏み出せない、社内全員での導入･活用をどう進めていいかわからない、などのご不安にもしっかり対応しますので、ぜひご相談ください！