kintoneで予定をカレンダーに表示！標準機能の使い方･プラグインについても解説

• これからkintoneでスケジュール管理をしたい人
• 標準機能カレンダーを使っているが、何ができて何ができないのかわかっていない人

kintoneカレンダー表示機能でスケジュール管理をしよう！

kintone(キントーン)アプリでは、「一覧」表示や「グラフ」表示等、見たい情報の形に合わせてアプリ内の見え方を自分でカスタマイズすることができます。

例えば、「請求書を送るための送り先名と住所だけの一覧」や「今動いている案件の、案件名と金額だけの一覧」「案件の種類ごとの月別の集計」等々……
エクセルであれば都度絞り込み設定を行う必要があったり、専用のエクセルを作成したりする必要がありますが、kintoneの場合には使いやすい形に一覧やグラフを作成し、保存することでいつでもすぐにその情報を見ることができるのです。

そんな一覧機能の一つに「カレンダー」があります。

例えば、お客様との打ち合わせの予定や工事の予定、納品日や出荷日……「日付」で管理したい情報はたくさんあります。
それらの予定を、kintoneに登録された内容からカレンダー上に表示できれば、視覚的に予定を確認できてより便利になるに違いありません。

それでは、kintoneでカレンダー表示をしたい場合の設定方法をご案内していきます！

カレンダーの設定を行う前に、まずはアプリそのものにカレンダー設定を行うための要素が揃っているかを確認しましょう。
kintone標準機能に必要なのは以下の2つの項目です。

1.日時項目

予定が表示される日付を指定する項目を一つ作成します。

カレンダー上に予定の時間も表示させたい場合には「日時」の項目、時間は無くてもいい場合には日付の項目にしましょう。

2.予定のタイトル項目

カレンダー上に表示する予定名です。
予定の件名を自分で入力する場合には「文字列(一行)」の項目で良いでしょう。

担当者の名前を表示しておきたいというような場合には、「ユーザー選択」等もタイトルに設定することができます。

• 文字列(一行)
• 文字列(複数行)
• リッチエディター
• 数値
• リンク
• 計算
• 添付ファイル
• ユーザー選択
• グループ選択
• 組織選択
• ルックアップ

例えば、「予定に紐づく顧客名」と「自社の担当者名」と「件名」といったように複数の要素をつなげてカレンダー上に表示したい！という場合には、文字列一行の自動計算か、「文字列結合プラグイン」を活用してみてください。

▼文字列結合プラグインで項目をつなげるときの設定方法

ここでプラスボタンを押して、新しく一覧を作成しましょう。

この時、「レコード一覧の表示形式」で「カレンダー形式」を選択してください。

そうすると、予定を表示する日時フィールドとタイトルフィールドを指定できますので、先ほど確認した項目を指定します。

この設定ができたら保存して、アプリを更新してください。

これで、一覧の中にカレンダー表示の設定が保存されました。

kintone標準機能カレンダーでできること

kintoneカレンダーの設定方法がわかったところで、ここからは「標準機能カレンダーでできること」と「できないこと」、そしてできないことの解決方法をご紹介していきます。

カレンダー上に複数フィールドの情報を表示する

標準機能カレンダーでは、1つの項目しかタイトルに指定できません。
そのため、例えば「カレンダー上に会議名と場所を一緒に表示したい」「お客様名と内容を一緒に表示したい」といった場合も、どちらか一方しか表示できないのです。

このように、「kintoneアプリ内の2つ以上の項目(フィールド)の情報をカレンダー上に表示したい」場合には、「自動計算」機能の利用をおすすめします。

自動計算という仕組みは、既存のデータ同士を結合し、新たなデータを格納するフィールドを作ることができます。
例えばAという項目に対して、Bという追加項目があるとき、文字列結合し、「A & “(” &B& “)”」のような新しいCという形を作ることで、カレンダー上に会議と場所を繋ぎ合わせて表示することができます。
計算式に関してはkintoneヘルプでも紹介されておりますので、ぜひチェックしてみてください。

カレンダーに添付ファイルの画像を表示させる

kintoneでは、「カレンダー表示のタイトル」に添付ファイルを指定することができます。

ここで、添付ファイルが画像の場合には以下のように画像がカレンダー上に表示できます。

日付にカーソルを合わせて予定追加

カレンダー上で、日付にカーソルを合わせるとプラスボタンが表示されます。

このプラスボタンから予定を登録すると、あらかじめ日付が入った状態となるため入力の手間を軽減できます。
※日時項目の場合、時間はプラスボタンを押したタイミングの時刻が自動で入ります。

表示する予定を一定の条件(人、種別等)で絞り込む

カレンダー表示をしているとは言え中身はkintoneなので、一覧レコード等と同じように絞り込みを行うことができます。
通常通りじょうごのマークから絞り込み条件を都度選択してもいいですし、よく見る絞り込み条件であればあらかじめ一覧を作成しておくのも良いでしょう。

▼じょうごマークから絞り込み

▼一覧を作成

カレンダー表示の画面を印刷する

PCが見られない人のために、kintone上のカレンダー画面を印刷してあげたい、そういう時もあるかと思います。

そんな時は、kintoneの機能ではなく、ブラウザの画面印刷機能を使いましょう。
マウスのドラッグでカレンダー内の要素を全て選択し、そのまま右クリックで「印刷」またはCtrlキー＋P。

これで、プリントアウトの画面が表示され以下のような形で印刷できます。

kintone標準機能カレンダーでできないこと…カレンダーPlusプラグインで解決！

予定の種類や担当者に応じた色分け

自分一人の予定表なら問題ありませんが、社員全員の予定を一つのカレンダーで管理しようとすると、やっぱり「担当者ごとに色分けをしたい！」といったご要望が出てきます。

ですが、残念ながら標準機能カレンダーでは色分けはできず、全て同じ色で表示されます。

ドラッグ＆ドロップで予定を移動

予定が変更になった時、サッとドラッグ＆ドロップで予定を動かせたら便利ですよね。

しかしこれも標準機能ではできないため、日付変更の際には毎回予定の詳細に入って変更する必要があります。

複数日にまたがった予定(開始日～終了日)の表示

打ち合わせならその日だけの予定がほとんどですが、例えば工事や出張は一日だけで終わる予定ばかりかというとそうでないことの方が多いでしょう。

ただ、標準機能のカレンダーでは予定表示の日を一つしか指定できないため、複数日にまたがる予定は「開始日」か「終了日」のどちらかしか表示することができません。

予定の時間を「○:○○～×：××」のように表示する

標準機能のカレンダーでは、日時項目を一つしか選択することができないため、開始時間と終了時間の両方を表示することができません。
※タイトル表示情報を、先ほどご紹介した文字列結合プラグインで工夫することで疑似的に開始時間と終了時間を表示することは可能になります

週ごと、日ごとの予定表示

予定が多くなってくると、月の表示だけでは見にくくなってきます。

しかし、標準機能カレンダーでは月表示のみしかできないため、週ごと、日ごと等細かい単位での予定確認が難しくなります。

人別の予定や案件別の予定を絞り込みなしですぐに確認すること

これも複数人で予定を使う場合によくあることですが、「従業員を縦軸にして、それぞれの予定を一気に確認したい」「案件ごとの予定を見たい」ということ、ありますよね？

「この案件だけ」「この人だけ」なら絞り込みを行えば済みますが、毎回絞り込みをするのも手間ですし、まして「一方の予定を確認しながらもう一方の予定を調整したい！」なんて時には同じ画面に表示されていてほしいですよね。

標準機能でこれを実現するには、絞り込み条件を複数指定し、「いずれかの条件を満たす」で絞り込みをかける必要があります。

kintone 絞り込み

土日や祝日の色を変える、予定登録の際に選べないようにすること

営業日は各会社様で違いますが、標準機能カレンダーでは「休みの日の色を変える」といったことができません。
そのため、別のカレンダーで把握しておかないとうっかり休みの日に予定を入れてしまう……という事故が発生してしまいます。

もし、これらのご要望がある場合には、一部は無料でも使えるkintoneプラグイン「カレンダーPlus」で解決できます。

カレンダーPlusプラグインで何ができるのか、詳しい設定方法などは以下の記事で詳しくご紹介しています！
▼無料で使える！kintoneカレンダーPlusプラグインの使い方 

 

kViewerでkintoneアカウントを持たない人でもアクセス可能

kViewer(ケイビューワー)はkintone連携サービスの一つで、kintoneのレコード情報をkintoneアカウントを持っていない人々にもアクセス可能にするツールです。

kViewerは、情報を表示するための様々な「ビュー」と呼ばれる表示タイプが備わっており、その中の一つであるカレンダービューを使用することで、kintoneデータをカレンダー形式で見ることができるようになります。

シフト管理はkintoneで！脱紙・エクセルを実現した勤務シフト表｜飲食業　株式会社勢乃國屋さまのアプリ開発事例
上記記事では、事例と共に実際の導入手順について解説していますので、気になる方は、合わせて読むことをおすすめします。

その他便利な使い方、Googleカレンダーとの連携も……

今回の記事では、標準機能のカレンダーの設定方法やできること、できないことをご紹介しました。

これまでGoogleカレンダーやそのほかのスケジュール管理・共有アプリを利用していた方からすると、標準機能のカレンダーは「色分けもできないしちょっと物足りない…」と感じられるかもしれません。

しかし、kintoneでスケジュールを管理するメリットは、見え方ではなく「案件管理や日報等と紐づけを行うことで、より詳細な予定の管理ができる」ことや「将来のためのデータベースにできる」ことにあります。

先ほどご紹介したカレンダーPlusプラグインを活用することで見た目も使いやすくすることができますし、さらに無料の「Googleカレンダー連携プラグイン」を使うことでkintoneのスケジュールとGoogleカレンダーに登録された予定を相互に連携させることもできます。

是非御社もkintoneでスケジュールを管理し、「仕事の予定」も見える化してはいかがでしょうか？