kintone社労士業務改善パッケージをカスタマイズ！パッケージがより便利になるカスタマイズ事例｜社会保険労務士法人 山内事務所さまのアプリ開発事例

社労士の業務において、タスク管理や工数管理は欠かせません。
タスク管理のためにエクセルや複数のシステムを用いている社労士さまは少なくないものの「進捗状況をリアルタイムで把握できない」「そもそものタスク登録タスクに抜け漏れがある」「確認や集計に時間がかかる」といった課題を抱えているケースが多いのが現状です。
そんなお悩みは、kintone社労士業務改善パッケージで一挙に解決可能です！

社労士の業務は、一定のタイミング･ルールに従って手続きを行うものが多いため、給与計算業務や各種手続きのタスク管理、請求管理などの業務を効率化できるアプリパッケージで脱紙、脱エクセルを実現できます。

しかし、「社労士」という業界の中である程度の業務は共通しているとは言え、「自社が求める機能」「あれば便利な機能」は各社異なります。
社労士業務改善パッケージをただ導入しただけで、ぴったりと自社の業務に当てはまる社労士さまのほうが稀と言えるでしょう。

そこで今回は、kintone社労士業務改善パッケージの導入とカスタマイズで業務効率化に成功した社会保険労務士法人 山内事務所さまのアプリ開発事例をご紹介します！
kintone社労士業務改善パッケージを導入するメリットやカスタマイズの範囲の広さについても解説するので、ぜひ参考にしてみてください！

kintoneで業務を効率化したい！伴走して支援してくれるパートナーとは？

社会保険労務士法人山内事務所さまは、岐阜県多治見市に事務所を構える社会保険労務士法人です。
1968年の創業以来、240社以上の顧問先に対して人事･労務のサポートをされており、近年は賃金プロット分析も取り入れ顧客1社1社の成長に貢献しています。

複数の顧問先から各種手続き等の業務を請け負って顧問料をいただく社労士業だからこそ、ひとつひとつの業務の効率化は必須です。
そんな時にぜひ活用いただきたいツールこそkintone(キントーン)ですが、kintoneは「導入するだけで業務管理が劇的に改善される」というわけではありません。
自社の業務に合わせて、必要なアプリを作成したりカスタマイズしたりして「現場で使い続けられるアプリ」へ常に改善していく必要があります。

しかし、kintoneを活用しながら課題を解決していくことは、経営者や社内のIT担当者だけでは難しいのが正直なところ。
社会保険労務士法人山内事務所さまでも、業務効率化に取り組もうと独自にkintoneのトライアルを実施中でした。

kintoneへの理解を進める中で「伴走して支援してくれるパートナーがいた方がスピーディかつ最適な業務改善が進められるのではないか」と考え、サイボウズオフィシャルパートナーであるコムデックにお声掛けいただき、伴走支援で業務改善を進めていくことになりました。

伴走支援では、kintoneのプロフェッショナルがIT化･DX化を対面開発を含めて伴走して支援していきます。
そのため、「社内にIT知識をもつ担当者がいない…」「自社の課題を解決できるアプリをイメージできない…」といった企業でも安心です。

社会保険労務士法人山内事務所さまが「最低限kintoneで実施したい業務」は以下の通りです。

kintoneで管理したい業務

• 顧問先･契約管理(240社強)
• 1号･2号業務を中心とした進捗管理
• 個人別･グループ別の業務量の可視化
• 受注管理･売上実績管理
• 個人別･グループ別の受注･売上管理

社会保険労務士法人山内事務所さまでは人事労務コンサルティングも行っていることから、1号2号業務を中心とした就業規則･助成金の進捗管理のほか、可能であれば3号業務の管理もkintoneで実施したいと考えました。

kintone社労士業務改善パッケージをカスタマイズして用途別の請求アプリを作成

業務改善をよりスピーディに進め、社労士業における課題を解決するために社会保険労務士法人山内事務所さまが導入したのが「kintone社労士業務改善パッケージ」です。

kintone社労士業務改善パッケージとは、士業における業務課題を改善するために開発されたアプリ･プラグインの詰め合わせパッケージです。
加えて今回は、パッケージだけでは手の届かない部分をカスタマイズで対応することにしました。

実は、業務改善パッケージを導入してパッケージの仕様のまま利用する企業の方が少なく、程度の大小はありますが各社何かしらのカスタマイズを行って使いやすいようにパッケージを改良しています。

どのようにカスタマイズするかはその企業の業務フローや元々の管理ツールの情報等によりますが、今回は社会保険労務士法人山内事務所さまで実施したカスタマイズの例をご紹介します！
元のパッケージの仕様と、それに対してどのようにカスタマイズすることでどんなメリットがあったのかを解説していきますので、是非自社のカスタマイズの参考にしてみてください。

まず最初に、請求の仕組みを変えたカスタマイズをご紹介します。
kintone社労士業務改善パッケージに備わっている「請求アプリ」では、顧問料や給与計算･賞与計算等の金額を自動的に集約し、顧問先別に月の請求額を集計しています。

しかし、社会保険労務士法人山内事務所さまの場合には「給与計算は人数単価ではなく月で固定」であったり、「算定基礎届や年末調整、その他の手続きでも顧問料とは別に請求が発生するケースがある」ことがわかりました。

それに加えて、「顧問料等の固定費」「それ以外の請求」を分けて確認したいということだったので、請求アプリを以下のように3つに分割し、各手続き管理のアプリから集計を行うことにしました。

「顧問先/契約管理アプリ」に単価を登録しておくことで、各アプリにレコードを登録する際に単価を参照し、手続きの人数等を入力することで金額を自動計算できるようになります。
顧問料については、毎月登録金額がそのまま固定報酬の請求管理アプリに連携される仕組みです。

実際に月別･顧問先別で自動集計された変動報酬の請求管理アプリがこちらです！

集計には複数アプリ間の自動集計が可能になるプラグインのkrewData(クルーデ―タ)を活用しており、毎月一定の日付に自動作成される他、手動でkrewDataの集計ボタンを押すことで即時集計を行うことも可能です。

これまでは手動でエクセルに請求情報を集約していましたが、krewDataで自動的に集計されるため「変動報酬アプリ」を見るだけで請求書の作成が可能となりました。

また、出産育児や労災、高年齢の手続きなどで複数回請求がある手続きについては、複数回の請求に対応できるようテーブル形式にカスタマイズしています。

パッケージで足りない機能は別途アプリを追加して対応

kintone社労士業務改善パッケージは手続き管理がメインとなっているため、請求についても手続きに紐づくものしか登録できません。
社会保険労務士法人山内事務所さまでは、kintoneで管理している各種手続きに紐づく請求以外のスポットの対応や就業規則の作成等も請求の自動集計に含めたいということで、以下の通りそれぞれの請求額を管理するアプリを作成しました！

従来は、一つ一つのアプリに相当するエクセルファイルで受注と請求を管理していましたが、「通常スポットの依頼管理」「高度スポット依頼管理」「就業規則依頼管理」「助成金依頼管理」の4つのアプリに情報を登録していくことで、自動的に請求のための集計を行えるようになります。

定期手続きにも従来のパッケージには含まれない「年末調整」と「地方税」の手続きを追加し、それぞれの管理簿アプリを作成しています。
その結果、kintone社労士業務改善パッケージに含まれるものと同じように、タスクがチェックをつけた月に1か月前･2か月前といった一定のタイミングで自動作成されるようになりました。

売上集計もグループごと、個人ごと等柔軟に分析

売り上げの集計に関しても、さまざまな切り口で実施可能です。

年別･四半期別･月別の集計はもちろん、「顧問料などの定期報酬かそうでないか」といった点も事業分類別に集計を行うことができます。

四半期別の売上集計

月別、事業分類別の売上集計

担当者別やグループ別での売上集計も可能で、特に担当者別の集計は各タスクの担当者を登録する項目ごとに売上配分を登録し、合計の売上額を分配することで「担当者別売上」を算出しています。

グループ別集計

担当者別集計

割合については手続きごとに固定のものもあれば、実務に合わせて割合を変更いただけるものもあり、実情に合わせて柔軟に設定しています。
例えば、顧問料についても相談担当と給与担当で顧問先毎に配分を登録しており、この配分は随時変更することが可能です。

顧問料の配分

カスタマイズで給与計算･月額変更管理簿の改善も可能！

kintoneをカスタマイズすれば、給与計算･月額変更管理簿の改善も可能です。

元々の社労士業務改善パッケージの機能では、「給与計算管理簿」には毎月給与計算業務を請け負っている顧問先の抜け漏れが無いように給与計算タスクをチェックするためのレコードを作成する仕様となっています。
毎月新しいレコードが作られるため、例えば「次月の給与でこんな調整が必要」といった申し送り事項があっても、翌月に作られるレコードにその情報は引き継がれません。

そこで、給与計算管理簿アプリ内にテーブルを作成して「次月以降に引き継ぎたい内容」と「登録日」「作業予定月」等を入力して、自動的にレコードを作成する際に情報を引き継げるようにkrewDataのフローをカスタマイズしました。
これにより、次月の給与計算タスクへ反映･引き継ぎができるため、給与計算時の確認を効率化しながらミスを未然に防ぐことができます。

完了日を入力しておけば「翌月以降には引き継がれない」といったような自社に合わせたカスタマイズも可能です。

また、給与計算に密接にかかわる業務として、社会保険の月額変更の手続きがあります。
kintone社労士業務改善パッケージの標準機能では「顧問先契約管理にチェックを付けた月のタイミングでタスクが自動作成される」という仕組みです。
そのため、4月や10月といった「会社として基本給の変更を実施するタイミング」には対応できるものの、それ以外のケースには対応ができないのが弱点でした。

そこで、同じく給与計算管理簿アプリ内に月額変更管理に関する項目を作成し、改定月や対象者を入力できるようにしました。
ここに月額変更の対象者情報を登録しておけば、3か月後に自動的に月額変更管理簿へタスクが登録されるため、「昇給のタイミングに関係のない月額変更」にも柔軟に対応可能です。

給与計算管理簿の最新kintone活用についてはこちらの動画をご覧ください！

kintone社労士業務改善パッケージ導入のメリットとは？カスタマイズすることでより広く対応可能！

社会保険労務士法人 山内事務所さまでは、kintone社労士業務改善パッケージを導入したことで業務全体が効率化されたのはもちろん、自社に合わせたカスタマイズでより便利にkintoneを利用できるようになりました。

また、これまでは従業員別の売上集計等を行っていませんでしたが、kintone導入を機に従業員別、グループ別の売上を見える化できるようにもなっています。

kintone社労士業務改善パッケージを導入する大きなメリットは「kintoneでどんなことができるのか」「自社のどのような課題を解決できるのか」などをイメージしやすいことです。
それにより、「こういう機能を追加できないか」「もっとこうできないか」というように、ゼロから構築するときに比べてパッケージの機能を元に改善の内容を具体的に検討しやすくなります。

社会保険労務士法人山内事務所さまの場合には、請求管理の仕組みを変更したり、定期的に発生するタスクの管理簿を追加したりといったカスタマイズから、給与計算管理簿に少し手を加えることで利便性を高めるカスタマイズ等、対面開発やチャットを通じて頂戴したご質問やご要望に応える形で改良を進めていきました。

対面開発では、kintoneの修正方法を伝えながら修正していくため、アプリの内製化につながる点もメリットの1つです。

社会保険労務士法人 山内事務所さまでは、実際に「中退共管理簿」アプリを作成していただきました。
アプリ開発にはIT専門の社員が必要ではないかと難しく考えがちですが、kintoneはドラッグ＆ドロップだけでもアプリを構築できるツールのため、徐々に社内でアプリの作成や改善ができるようになります。

kintone社労士業務改善パッケージ導入･カスタマイズで自社の業務に最適なアプリを作成しよう

社労士業なら「kintone社労士業務改善パッケージ」を導入してカスタマイズを実施することで使いやすく、かつ自社の業務に最適なアプリを作成できます。

社会時保険労務士法人 山内事務所さまでは、現在kintoneの本格運用を開始し、入退社等の不定期手続きを中心に使いながら細かい修正を進めている段階です。
今後活用が進めば、集計等のアップデートを実施し、人時生産性等の見える化から効率化を進めていけることでしょう。

「社労士業務のタスク管理が大変…」「確認や集計に時間がかかる…」「既存システムでは自社が求めるこまやかな機能までカバーできない…」といった課題を抱える社労士の方は、ぜひkintone社労士業務改善パッケージの導入･カスタマイズを検討してみてください！