クラウド会計ソフトを導入する6つのメリット・具体的な活用方法を解説

クラウド会計ソフトは、インターネット上で利用できる「クラウドサービス」型の会計ソフトです。
データ入力の手間を大幅に削減できたり、バックアップが不要になったりなど、クラウド会計ソフトには多くのメリットがあります。

この記事では、従来型の会計ソフトからクラウド会計ソフトへの切り替えを検討されている方向けに、クラウド会計ソフトを利用するメリットを6つ解説します。
具体的な活用方法やおすすめのクラウド会計ソフトも紹介しますので、クラウド会計ソフトの導入を迷われている方や、クラウド会計への切り替えを上長に提案したい方は是非参考にしてみてください。

この記事でわかること

• クラウド会計ソフトのメリット
• クラウド会計ソフトの活用方法
• おすすめのクラウド会計ソフト

こんな人におすすめの記事です

• クラウド会計ソフトのメリットを知りたい方
• クラウド会計ソフトの活用方法を知りたい方
• おすすめのクラウド会計ソフトを知りたい方

クラウド会計ソフトとは？

クラウド会計ソフトとは、インターネットを介して利用する会計ソフトのことです。
インターネット上のサーバーにデータを保存できるため、データ消失の心配をせずに利用できます。

ここ数年でクラウド会計ソフトの便利さに注目が集まり、従来のインストール型の会計ソフトから切り替える企業が増えてきています。
常に最新の状態にアップデートされるため、法改正への対応も万全です。税理士や担当者間でのデータ共有も容易に行えるなど、クラウド会計ソフトならではのメリットが多く、今後も需要は広がっていくでしょう。
クラウド会計ソフトの導入に活用できる補助金もあり、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応へ向けて国もクラウド化を推進していることが伺えます。

クラウド会計ソフトについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
▼クラウド型会計ソフトとは？従来のソフトとの違い･導入方法を解説

クラウド会計ソフトの6つのメリット

クラウド会計ソフトを導入するメリットはたくさんありますが、今日はその中でも特に「従来型の会計ソフトに比べて便利になるポイント」6つをご紹介します。

• インターネット環境があればアクセスできる
• 複数人でデータの共有･利用が可能
• データのバックアップが不要
• 自動的にアップデートされる
• データ連携で手入力の手間をゼロに
• 財務状況・経営状況をリアルタイムで確認できる

インターネット環境があればアクセスできる

クラウド会計ソフトは、個々のパソコンにインストールすることなくWEB上で利用できます。そのため、インターネット環境とID･パスワードがあれば、どのデバイスからでもアクセス可能です。
利用台数制限も無いため、リモートワークにも問題なく対応できますし、パソコンの入れ替えにも一切手間がかかりません。

従来型の会計ソフトでは、ソフトをインストールしたパソコンが故障してしまうと会計ソフトも使えない状態となってしまいます。クラウド型会計ソフトであれば、他のパソコンを使うことですぐに対応できます。

複数人でデータの共有･利用が可能

従来型の会計ソフトは、基本的にインストールしたパソコンだけで利用するものでした。
一方、クラウド会計ソフトでは、アカウントを作成しIDやパスワードを伝えることで複数のパソコンからデータにアクセスすることもできます。
そのため、データを他のパソコンで参照する際に、いちいちダウンロードしたり、資料を印刷したりする必要がなくなります。

企業で経理担当者が複数いる場合に役割分担をしたり、顧問税理士とデータを共有したりするのにも便利です。

データのバックアップが不要

クラウド会計ソフトで作成した会計データは、インターネット上で自動保存されます。
インターネット上に保存されたデータは消失の心配がほとんどないため、バックアップ作業も必要ありません。

パソコンの故障などで会計データが消失すると、企業にとって大きなダメージとなりかねません。データ消失の心配なく会計ソフトを利用できるのは、クラウド会計ソフトの大きなメリットと言えるでしょう。

自動的にアップデートされる

クラウド会計ソフトは、バージョンが自動的にアップデートされます。法改正への対応や、より使いやすい機能の追加などを自動でおこなってくれるため、いつでも最新のソフトを利用できます。

従来型の会計ソフトはアップデートに追加料金がかかることがほとんどですが、クラウド会計ソフトでは、追加料金なくアップデート可能です。

データ連携で手入力の手間をゼロに

クラウド会計ソフトは、インターネットを通してさまざまなサービスとの連携が可能です。Amazonなどの決済サイトやクレジットカード、インターネットバンキングと連携すれば、自動的に利用明細を取得して仕訳として登録してくれます。
また、AIによる自動仕訳機能でほぼ人の手を介さず適切な仕訳で登録できるため、通帳の記帳や明細の取得、データの手入力が不要になります。

その他にも、勤怠管理ソフトや給与計算ソフトと連携することでバックオフィス業務全体の効率化を図れるので、人件費削減や担当者の負担軽減につなげることが可能です。

財務状況・経営状況をリアルタイムで確認できる

クラウド会計ソフトでは、入力したデータが各諸表にすぐに反映されます。
そのため、リアルタイムで財務状況･経営状況を確認でき、数値に基づいた迅速な経営判断が可能になります。

貸借対照表や損益計算書といった基本的な帳票の他に、買掛金のレポートや仕入先別の割合グラフなどもリアルタイムで出力できるため、別途エクセルで集計･グラフ化を行う必要がありません。

クラウド会計ソフトのデメリット

ここまでクラウド会計を導入するメリットをお伝えしましたが、見方を変えれば当然メリットばかりではなくデメリットもあります。
クラウド会計ソフトのデメリットは以下のとおりです。

• ランニングコストがかかる
• インターネット接続が必須
• セキュリティ面の不安
• 自社独自のカスタマイズできない
• 対応が難しい業種もある

とは言え、これらのデメリットが本当にデメリットかどうかはその会社によりけりです。
例えば、一概に月額のランニングコストがかかる＝買い切りより費用がかかるというわけではなく、「月額だから自社に合わないと思ったタイミングや、ほかに良いソフトが出てきたときに手軽に辞められる」というメリットとも言えます。
自社にとって今挙げたようなデメリットが本当にデメリットなのかを把握した上で、それよりもメリットが大きければクラウド会計ソフトがおすすめです。

クラウド会計ソフトのデメリットはこちらの記事で詳しく解説していますので、合わせてご覧ください。
▼クラウド会計ソフトのデメリットとは？対策と導入が向いている企業を徹底解説

クラウド会計ソフトの活用方法

クラウド会計ソフトにはさまざまな活用方法があります。ここでは、クラウド会計ソフトのメリットを最大限に活かす活用方法の例をご紹介します。

データ連携で会計業務を効率化する

クラウド会計とさまざまなサービスを連携することで、会計業務を大幅に効率化することが可能です。
そのため、「連携できるものは連携して、手入力を極力なくす」ことがクラウド会計活用のポイントとなります。

たとえば、クラウド会計ソフトとクレジットカードのデータを連携すると明細を取得したうえで自動的に仕訳されるため、転記や手入力による手間とミスを削減することができます。
他にも、給与計算ソフトと連携して各種手当や社会保険料額を自動的に仕訳登録したり、経費精算システムと連携して従業員から申請のあった経費を自動的に仕訳登録したりといったことが可能です。

数値入力は会計業務の大きな割合を占めるため、それが自動化されるだけでも会計業務は大幅に効率化されるでしょう。

税理士とのデータ共有に活用する

最近は、税理士の間でもクラウド会計ソフトの利用が広がっています。

クラウド会計ソフトを利用すれば、税理士とのデータ共有がかなり簡略化されます。
従来は税理士とデータをやり取りするのに紙で印刷したり、メールに添付して送付していたり、あるいは直接会社に来て監査をしてもらったり……と毎月かなりの時間を要していたものが、クラウド会計ソフトにログインしてもらうだけで済むようになります。
リアルタイムなデータを見てもらえる他、会計ソフト上で特定の仕訳についてコメントをしたり、タグをつけたりしてコミュニケーションを取ることもできます。

月次決算をスピーディにおこなえる他、財務状況についてリアルタイムでの助言を求めるなど、税理士をより有効に活用できるようになるでしょう。

経営戦略のためのデータ分析に活用する

クラウド会計ソフトを利用することで、経営状況をリアルタイムで確認できるようになります。

そのため、決算期ごとの結果を見てから経営判断を下すのではなく、現状に応じた経営戦略を立てることも可能となります。
リアルタイムな情報から判断することで対応が後手に回ることがなくなり、業績アップにもつなげることができるでしょう。

おすすめのクラウド会計ソフト

コムデックがおすすめするクラウド会計ソフトは、マネーフォワードクラウド会計です。

マネーフォワードクラウド会計は、満足度･おすすめしたい会計ソフトNo.1で、契約継続率99%と高い数字を誇っています。どのソフトを選んだら良いか迷うのであれば、マネーフォワードクラウド会計を選んでおけば間違いはありません。
もちろん、マネーフォワードクラウド会計は、自動仕訳機能や帳簿の自動作成機能、自動アップデートなどクラウド会計ソフトとして十分な機能を備えており、日々の会計業務を効率化できます。

実際にコムデックが従来型の会計ソフトからマネーフォワードクラウド会計に切り替えた際には、月の経理にかかる時間を75%削減することができました。

クラウド会計ソフトの導入効果については、こちらの記事で詳しくご紹介しています！
▼バックオフィス全体の効率アップを実現するクラウド会計活用術

クラウド会計ソフトの導入にはメリットが多い

クラウド会計ソフトを導入すると、会計業務を大幅に効率化できます。多少のデメリットもありますが、導入することで得られるメリットを考えると、大きな問題とはならないでしょう。
マネーフォワードクラウド会計はオペ―レーターとのチャットができるなど困ったときのサポートも充実しているため、クラウド会計ソフトの導入に不安のある方でも心配なく利用できます。

もし今従来型の会計ソフトからクラウド会計ソフトへ切り替えるかどうか迷っている方は、この記事を参考に切り替えを検討してみてはいかがでしょうか？