kintoneで定期スケジュールを一括登録！繰り返し予定の管理を効率化｜不動産管理業 株式会社スマイルサポートさまのアプリ開発事例

案件管理やそれに紐づくスケジュール管理、御社ではどのようにおこなっていますか？

スケジュールを管理するツールはたくさんありますが、決まった項目しか登録できなかったり、「案件や契約に紐づくスケジュール」を一括で管理･登録することは難しかったりするため、業務に関するスケジュール管理はエクセルで行っているという企業さまも多いのではないでしょうか。

しかし、スケジュールをエクセルで管理すると、都度手入力･修正の手間がかかるだけでなく、どのファイルが最新なのかわからなくなってしまう他、社内でスケジュールを共有するのにも印刷したりメールで送ったりといった手間がかかります。
また、特に年間スケジュールで決まっている予定や、定期的に生じる繰り返しの予定などの場合は「一括登録したい」と考える担当者さまも多いのではないでしょうか？

kintoneを使えば案件管理に紐づけたスケジュールを一括登録できるため、定期的に発生する予定を都度入力する必要なく、常に最新情報を共有できます。

今回の記事では、kintoneでスケジュールを一括登録して業務効率化を実現した株式会社スマイルサポートさまのアプリ開発事例を紹介します。

都度生じる手入力が負担…定期スケジュールの登録工数を削減したい！

株式会社スマイルサポートさまは、茨城県つくば市に2拠点を構える不動産管理業の企業さまです。
不動産売買や仲介だけでなく、賃貸保証や外壁舗装まで、お客様のニーズに合わせた幅広いサービスを展開しておられます。

株式会社スマイルサポートさまでは、そんな幅広いサービスのひとつとして定期清掃業務を提供しています。
共有部や駐車場、ゴミ集積所などを清掃することで、建物の美観維持や入居者さまの快適な生活をサポートされています。

定期清掃の予定は年間スケジュールで決まっており、株式会社スマイルサポートさまではそのスケジュールをエクセルで管理していました。
エクセルは汎用性が高く扱いやすいツールですが、スケジュール管理の専門ツールではない分使いにくさは残ります。

株式会社スマイルサポートさまの場合、定期清掃が発生するたびに「どこの会社のどこの建物にいつ何時からどんな掃除をするか」というデータを手作業で入力する必要がありました。

定期清掃は1つの物件に対して月2回(年間24回)のプランがスタンダードのため、同じ内容の予定を何度も繰り返し登録する作業はできれば自動化したいところです。

この定期清掃スケジュールの登録作業を効率化するため、株式会社スマイルサポートさまが活用を検討されたのがkintone(キントーン)でした。

kintoneはプログラミング不要で自社に合わせたアプリが作れる業務改善プラットフォームで、スケジュールに紐づく情報の自動入力も実装可能になります。

案件とスケジュールを紐づけ、krewDataでデータを一括登録！

1年間の定期清掃の予定を一括で自動登録できる仕組みを構築するため、kintoneを活用することになった株式会社スマイルサポートさま。
まずは年間スケジュールの一括登録を実現するために、年間何回清掃を実施するのかを登録する建物管理アプリを作成しました。

清掃に入る物件を物件マスタから参照し、月別に年間スケジュールを登録していきます。
基本は毎月の清掃なので以下画像の形になりますが、清掃に入る月にその月の清掃回数を入力する仕組みにしておくことで、毎月･隔月･半年に一回等、イレギュラーなタイプにも対応可能です。

物件ごとの年間スケジュールを整備したら、その情報を元にkrewData(クルーデータ)でスケジュールを一括作成する仕組みを構築しました。

krewDataは、データを自動登録したり、アプリをまたいで集計や加工ができたりするkintoneのプラグインです。
標準機能では難しい柔軟な集計条件なども、簡単に設定や実行ができます。

今回は、入力された月の清掃回数に応じてスケジュールを分割作成するようにフローを設定しました。

krewDataを実行すると、建物管理アプリに登録された1回ごとの清掃スケジュールが「案件」として登録されます。

これにより、建物管理アプリをもとにスケジュールが一括登録されるようになり、都度のスケジュール登録が不要になりました。

krewDataのレコード分割機能で柔軟な集計設定が可能に！

コムデックがこれまで構築してきた事例では、定期レコード作成に関するアプリ開発を行う際、以下のように予定の実施月にチェックを入れる形で対応していました。
チェックを付けた月に自動でスケジュールが作成される仕組みです。

過去のアプリ開発事例は以下の記事をご覧ください。

最もシンプルな仕組みであれば「関連レコード」と無料プラグインを使ってスケジュールの自動登録が可能です。
▼kintoneでスケジュールを自動登録！メンテナンスの日程調整も簡単に｜クレーン設置･点検業　株式会社クレーンメンテ広島さまのアプリ開発事例

しかし、今回の例では月内に複数回の定期清掃が発生する可能性があったため、「その月の清掃実施回数」を参照して、その回数分のデータを作らなくてはなりません。
この点に関しては、krewDataの「レコード分割機能」を活用して、指定した回数分のスケジュールを自動作成できるようにしました。

kintoneでスケジュール管理を行うメリットとは

kintoneとkrewDataを活用してスケジュール管理を行うメリットは、マスタ登録をしておくだけで、年間のスケジュールを一括登録できることです。

定期的に発生する予定がマスタアプリの登録情報を元に自動的に登録されるため、都度手入力する手間がなくなります。
スケジュールの登録作業が大幅に削減されるだけでなく、手作業による人為的ミスのリスクも軽減でき、抜け漏れのない正確なスケジュール管理が可能になります。

始めにマスタアプリにデータを登録しておく必要はありますが、一度登録してしまえばあとは自動でスケジュール登録を行ってくれるため、都度スケジュールを登録する手間に比べれば負担は軽減されていると言えます。

ただし、一度作成したスケジュールは「契約が終了したから自動で削除」はできないため、途中で解約になった場合は既に登録されているスケジュールの分は手動で調整が必要となる点には注意が必要です。

kintoneでスケジュールを一括登録して業務効率化を実現しよう！

年間スケジュールで決まっている予定の管理は、kintoneで管理するのがおすすめです。
krewDataを使えばスケジュールを一括登録できるため、「定期的に同じような情報を都度手入力しなければいけない」という作業負担を軽減できます。

「年間スケジュールで決まっている予定なのに、都度手作業で情報を入力している」「毎月の作業負担が大きい…」とお悩みの企業さまは、ぜひkintoneの導入をご検討ください！