サイボウズ×船井総研×コムデック 社労士向けkintone活用セミナーに登壇しました
請け負う手続きは多岐にわたり、手続きに伴うタスク管理や工数管理に頭を悩ませている社労士の先生も多いのではないでしょうか？
今回は、2021年10月13日にコムデックがサイボウズさま、船井総研さまとタッグを組んで開催した「社労士向けkintone活用セミナー」から、生田専務がお伝えした「社労士の業務課題を解決するkintone業務改善パッケージとは？」の講義をレポートします。
▼社労士パッケージの動画も合わせてご覧ください！
目次
社労士の業務によくある課題を解決！社労士業務改善パッケージ
- 契約内容応じて発生/依頼される各種手続きのタスク管理が属人化している
※各種手続き：給与計算、賞与計算、36協定、入社、退社、育休、労災等 - 顧問先の加入社会保険によって手続きが異なり、その顧問先の担当者しかわからない
- 全体のタスク量や進捗が分からず、タスクの抜け漏れが発生する
- 各従業員の顧問先別工数が把握できていない、工数集計に時間がかかる
- 顧問先毎や各契約プラン毎で本当に採算が取れているのかどうかが分からない
- どの手続きの処理に時間がかかっているのか、誰の業務量が多いのかを把握できないため、改善に繋げることができない
- 依頼された手続きについて、顧問先から進捗確認の連絡が来て業務が止まる
- 顧問先別にエクセルで請求書を作成し、郵送またはメール送信を行っている
これらの課題に対応し、タスクの属人化を防いでタスク量・進捗を見える化、さらに工数の集計や請求書の発行まで実現できるのが、「社労士業務改善パッケージ」です。
kintone士業業務改善パッケージでできること
社労士業務改善パッケージでは、大きく分けて5つの機能を有しています。
顧問先管理/契約管理
パッケージのベースになる情報です。
各顧問先について、加入している社会保険は何か、給与計算を請け負っているのか、賞与は何月か、昇給月は、36協定の届け出月は等々、手続きや請求を管理する上で必要となる情報を集約しています。
顧問先管理や契約管理に基本情報が集約されてるため、「ここを見れば顧問先のすべての情報が分かる」状態を作ることができます。
住所等の変更があった場合にも、顧問先管理を変更すればあとは自動的に変更となるよう設定可能です。
手続きタスク管理
1．定期発生手続き管理
エクセルをただ置き換えただけと異なり、人の手を介さず自動で作られるため、タスクの抜け漏れの心配がありません。
対応手続：給与計算、算定基礎届の提出、労働保険の年度更新、社会保険の定時決定、36協定届、賞与支払届、昇給に伴う月額変更届
2.不定期発生手続き管理
各社会保険の手続きに応じた「タスクセット(この社会保険であれば入社の時はこのタスクとこのタスクとこのタスク、といったようなタスクのセット)」をあらかじめマスタに作成し、そのタスクセットを顧問先管理に登録しておくことで、各社異なる社会保険であっても対応が可能となります。
加入している社会保険に応じて自動でタスクが作成されるため、「この顧問先の手続きは担当者しかわからない」ということが無くなり、引継ぎや仕事の分担をスムーズに進めることができます。
対応手続：入社、退社に伴う雇用保険、社会保険、住民税の手続き 出産に伴う各種休暇の手続き、労災手続き
を一元管理できます。
また、各タスクの期日も基準日から自動計算されるようになっていますので、納期の一週間前に自動で通知を送ったり、すぐに対応が必要なタスクの色を変えたり等、抜け漏れを防止する機能が備わってます。
さらに、社内で管理している情報を「顧問先様だけの専用マイページ」で共有することができます。
顧問先様からいただく「いつごろ保険証もらえそうですか」「この手続き依頼できてましたっけ？」「補助金対象者誰でしたっけ…？」といったお手続きに関する問い合わせは、事前に手続きの状況を共有することで削減できます。
知りたい情報があらかじめ共有されており、いつでも自分が知りたいときに確認できるようになれば、問い合わせが減って生産性が向上するだけではなく、顧問先にとって自社の付加価値を高めることにも繋がるのではないでしょうか？
請求管理
顧問先管理や契約管理に登録された顧問料、対象人数といった情報を元に、その会社に請求すべき金額を自動で集計することができます。
さらにまとめられた請求金額を元に請求書を発行したり、kintoneからそのまま請求書送付メールを送信することも可能です。
日報管理/原価管理
社労士業務改善パッケージでは、日報やスケジュールから自動で工数を算出することができます。
従業員ごとの月の工数を算出するのはもちろん、顧問先別にどれくらい時間をかけているのか、業務の種類別にどれくらい時間がかかっているのか等、様々な切り口で工数集計が可能。
エクセルで管理していると、集計だけで時間がかかっていたものが、自動かつリアルタイムで集計されてくるため、集計後の分析に時間を使うことができます。
しきい値を下回っていたら、蓄積されている「月にその顧問先に対してどれくらいの手続を行っているか」のデータを元に分析、対策を検討していけるのではないでしょうか。
社労士のkintone活用事例
社労士業務改善パッケージで何ができるかがわかったところで、実際にkintoneを活用された社労士さまでどのような効果があったのかをご紹介します。
Accessで顧問先情報を管理していらっしゃったあおい社会保険労務士法人さまでは、タスクの自動化を目指しまずは顧客管理をkintone化。
各顧問先がどのような契約内容となっているのかを集約し、kintoneを見ればその顧問先に関する情報がわかるようになりました。
▼顧客管理をkintoneで行うメリットとは？～士業編～｜あおい社会保険労務士法人さまの事例
顧問先によって発生時期の異なるタスクや、顧問先からの依頼に応じて不定期に発生する手続き、その両方を管理できるようになりました。
先々のタスクまで自動作成され、基準日を元に期日も自動登録されるため、仕事の抜け漏れがゼロの状態に。
「今やるべきタスク」が一目でわかるようになりました。
▼士業でkintone活用！タスク作成の自動化、見える化で作業時間大幅短縮
▼士業でkintone活用！顧問先ごとに異なる手続きを自動作成、仕事の抜け漏れゼロへ！
さらに、日報から工数を自動集計し、顧問先ごとの採算も検討できるようになっただけではなく、顧問先から依頼された手続の状況を各顧問先専用のマイページで公開して問い合わせを削減。
▼kViewerで情報共有！「ダッシュボードビュー」で顧問先の労務管理プラットフォーム構築
社労士の業務にkintoneを活用するメリット
といったご要望に合わせて、パッケージ内容をカスタマイズすることが可能です。
kintoneの最大のメリットは「すぐ直せて、すぐ使える」ところ。
課題をヒアリングしながら、御社の業務にぴったり合った形にアプリを変えていきます。
コムデックの対面開発では、実際にアプリを修正する画面をお見せしながら構築していきますので、簡単な修正であれば自社で実施できるようにも。
kintone活用/パッケージ活用についてよくあるご質問
既にkintoneを利用されている社労士様、まだkintoneを使ったことがない社労士様、それぞれの視点でご質問をお寄せいただきました。
Q.「cybozuオフィス」と「kintone」の違いは？
A.cybozuオフィスは外部連携ができない、形がきまっているその分安価に使えるサービスとなっております。
対してkintoneは、外部連携等kintoneの情報を他のシステムに連携させることが可能です。
Q.コムデックのサポート範囲は？
A.パッケージを販売するだけではなく、パッケージを御社に合わせてカスタマイズすることが可能です。
また、対面開発をご希望であれば、パッケージ外の業務管理アプリも開発いたします。
標準機能では難しいポイントも対面で調整していきますので、御社の社内でkintoneアプリを調整いただく方法を覚えていただくこともできます。
Q.既にkintoneで業務アプリを運用しているため既存環境から乗り換えるのは難しいが、既存環境にパッケージの機能を追加してもらうことは可能か
A.既にkintoneご利用であれば、既存環境にパッケージが内包する機能を追加することも可能です。
現在の業務を止めることなく、環境をアップデートいたします。
Q.顧問先から、依頼内容を直接入力いただくことはできるか
A.ゲストスペースや、FormBridgeを活用することで可能です。
FormBridgeの場合は、kViewerのマイページと連動させてご利用いただくことができます。
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