SFAツールでできることは？基本機能から便利な機能まで10個紹介

SFAツールには営業を支援するための様々な機能が備わっており、導入することで営業効率･成約率の向上に期待できます。
しかし、「SFAツールには具体的にどのような機能があり、何ができるかわからない」という企業さまも多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、SFAツールの機能を詳しく紹介します。
「基本機能」と「営業の効率と質を上げられる便利な機能」に分けて紹介していますので、導入を検討する際の参考にしてください。

この記事でわかること

• SFAツールの機能
• SFAツールでできること

　こんな人におすすめの記事です

• SFAツールの導入を検討している方
• ツールを活用して営業の効率化･成績向上を図りたい方

SFAツールとは？

SFAツールとは、営業活動を支援するためのシステムで、顧客情報や案件の進捗状況を管理できる他、営業担当者の行動を管理･分析することができます。
分析で得られたノウハウを営業部全体に共有することで営業力が向上し、売上アップが見込めることが導入のメリットです。

また、見積書等の書類作成業務を自動化できる機能も備えているツールもあるので、営業活動の効率化にもつながります。

SFAツールの5つの基本機能

SFAツールでよく使う基本的な機能を5つ紹介します。

顧客情報を管理する機能

顧客の様々な情報を1つに集約する機能で、顧客理解を深めたり、ニーズを読み取ったりするときに利用します。
主に管理する項目は、顧客の名前や会社名、電話番号や所在地などの基本情報ですが、顧客管理に全ての情報が紐づくようになっているため、顧客管理を見るだけで例えば案件や顧客側の担当者･連絡先等すべての情報を確認することができます。
より詳しく知りたいときはそれぞれの詳細画面に移動できるような仕様となっています。

顧客の数が増えると管理すべき情報量も多くなるため、管理が煩雑になり特定の情報を探すのに時間がかかったり管理漏れが起きたりします。
しかし、SFAツールを使えば必要な情報がすぐに手に入るので、業務効率化につながります。

また、顧客情報を担当者のみで管理するのではなく、自然と社内共有ができるので、何かあったときに他社員や上司がフォローしやすい体制も構築可能です。

案件情報を管理する機能

案件を受注につなげるための管理機能で、顧客情報や提案内容、進捗状況や受注見込額を確認できます。
ツールによっては受注確度を数値化できる項目があるので、どれくらい時間を費やせばよいかの判断材料にもなります。

また、営業効率と生産性を向上するために、優先順位を設定できる機能もあります。
たとえば、案件ごとの売上を計算して高い順に並べると、どの案件が最も利益が出るか判断できるので、営業方針の最適化にも役立つでしょう。

商談の進捗を管理する機能

商談日や提案した日、見積りを送った日などの日程情報から「この日に〇〇について話した」といった商談の詳細を記録できる機能です。
過去の商談内容を時系列順で確認できるので、なぜ受注できたのか･失注したのかを分析することで次回のアクションにつなげることができます。

商談管理機能と案件管理機能の違いについて、案件管理は各案件に関わるすべての情報を浅く広く記録する機能で、商談管理は各商談で何を話したか、次にどのようなアクションを実施すべきかを詳しく記録する機能になっています。
各商談内容について細かく分析したいときにこの機能を使うのがよいでしょう。

営業担当者の活動を管理する機能

各営業担当者の訪問件数や提案した商品数、成約率が数値で確認できる機能で、主に営業担当者へのフィードバックに使います。
数値から成績がよい社員を見つけられるので、なぜ成績がよいのかを分析し、他の営業マンに共有することで、営業スキルが向上し営業部門の成績を伸ばせるでしょう。

また、上司はどのような営業活動をしているか確認･評価できるので、営業担当者が無駄な行動をしていた場合にすぐに指摘できます。
営業活動を徹底して管理したいという方におすすめの機能です。

売上を管理･予測する機能

各営業担当者が抱えている商談の売上合計額や、会社全体の売上を予測する機能です。
案件の見込受注額を入力すると売上予測が数値化されるため、営業担当者は「目標売上を達成するために○件受注する」といった売上目標から逆算した行動ができます。

また、目標売上と現状の売上から、管理者は営業部の方針を変えたり、特定の案件に営業マンを配置させたりもできます。

SFAツールの便利な機能5選

ここでは基本機能に加えて、SFAツールをより効果的に利用するための便利な機能を5つ紹介します。
とくに自社の営業フローに沿って必要かどうかを判断しながら読んでいくと、SFAツールを導入したときの状況がイメージしやすくなるでしょう。

スケジュール管理機能

営業担当者のスケジュールを管理する機能で、行動予定を入力･確認できるのはもちろん、営業活動の結果やコメント、提案書･見積書も紐付けできます。

SFAツールでスケジュールを共有しておくと、チーム全体の動きをひと目で把握でき「商談の目標件数に辿り着いていない」「無駄な時間が多い」などの課題を把握し適切なフィードバックを行えます。

また、急遽対応が必要な案件が出てきた場合でも、スケジュールを確認し対応できそうかどうかをすぐに判断できるので、1人ひとりに確認する手間がなくなります。

見積書を作成･承認する機能

SFAツールに必要な情報を入力するだけで、見積書が完成する機能です。
PDF化してそのまま顧客に送付できるので、素早い提出が可能です。

顧客が商材を購入するときは、競合他社と相見積もりを行うケースが多いので、見積書の提出が遅いと、競合に顧客が流れてしまうかもしれません。

従来のように見積書を発行し、上司から承認印をもらうといった承認フローもSFAツール内で行えるため、プロセスの簡略化にもつながります。

AI活用機能

SFAツールにある膨大な情報の中から、AIが最適な情報を分析し、顧客ニーズや特定の顧客がどのような行動をしているかを把握しやすくします。

また、既存顧客の嗜好や購買履歴から新規顧客のターゲティングも可能です。
顧客情報から嗜好を読み取り、アプローチを自動的に行うので、効率的な営業プロセスを実現できます。

外部ツール連携機能

外部ツールと連携することでさらに営業効率を上げることができます。

おすすめの連携ツールはCRM･MAです。
CRMツールやMAツールと連携することで、見込み客から既存顧客まで営業全般の管理･アプローチができます。

外部ツールと連携することで、SFAに蓄積されたデータを有効活用していきましょう。

スマホ対応機能

営業は外回りが多く、外出中はPCを開くのが難しくなります。

スマホでSFAツールを操作できると、ワークフローの更新、日報作成など、スキマ時間を有効活用できるので、生産性アップにつながります。

kintoneなら自社に合うSFA機能が作成できる

SFAツールは膨大な顧客情報を管理し、必要な情報をすぐに抽出したり、営業の進捗を確認できたりするツールです。
スケジュール管理や見積書作成といった副次的な機能もついている場合が多いので、「営業活動を効率化したい」という企業さまにおすすめのツールとなっています。

SFAツールとしておすすめなのが、kintone(キントーン)です。

kintoneは自分たちでSFA機能を作成できるので、自社の営業フローに合ったツールにできます。
また、連携できるサービスは200種類以上もあるので、現在利用しているツールと連携できる可能性が高く、CRMツールやMAツールなどと連携するとさらなる売上アップが見込めるでしょう。

コムデックではkintoneの導入･運用支援を行っています。
kintoneをSFAツールとして活用したいという企業さまはお気軽にご相談ください。