新たなKING OF TIMEへの移行で勤怠管理のブラックボックス化の解消に成功｜500名以上製造業の導入事例

従業員が増えて勤怠管理が煩雑化している企業さまは、既存システムから使いやすい勤怠管理システムへ移行することによって解決できる可能性があります。
数ある勤怠管理システムのなかでも、導入企業数が多く低価格で導入できるKING OF TIMEを検討されている企業さまも多いのではないでしょうか。

今回は、KING OF TIMEで勤怠管理のブラックボックス化の解消に成功した500名以上の従業員を抱える製造業の企業さまの事例を紹介します。
「KING OF TIMEの導入事例を知りたい」「KING OF TIMEの導入サポートを受けたい」という企業さまは、是非ご覧ください。

KING OF TIMEの設定変更ができず、勤怠管理がブラックボックス化している……

今回ご紹介する事例は、従業員数500名以上、事業所も多数構える製造業の企業さまです。

もともと多数の従業員の勤怠管理を効率的に行うためにKING OF TIME(キングオブタイム)を利用していましたが、退職済みの前任者が設定を行っていたため、集計ルールがわからず設定を直せないという課題を抱えていました。
現在は利用していない雇用区分や部署が残っているなど、勤怠管理そのものがブラックボックス化してしまい現担当者さまの意図通りに集計できないケースも出てきており、勤怠管理のデータとシステムを自分たちでメンテナンスできる状態にする必要があると考えたこの企業さま。
ちょうど会計ソフトの入れ替えを予定していたこともあり、合わせて勤怠を含むバックオフィスの改善を進めることになりました。

この企業さまの状況を総合的に考えると、既存のKING OF TIMEの設定を初期化して再設定するのは手間と時間がかかります。
そこで、既存の設定を活かしつつ、担当者さまが設定を調整できるよう、新たなKING OF TIMEへ移行することにしました。

新たなKING OF TIMEへ移行して勤怠管理のブラックボックス化を解消！

ここでは、KING OF TIMEの特徴と新しいKING OF TIMEへの移行方法を紹介します。

KING OF TIMEの特徴

KING OF TIMEは、さまざまな打刻方法を通じて勤怠データを取得できる勤怠管理システムです。
自社の就業規則に合わせて柔軟に勤怠管理の設定ができるのが特徴で、休暇申請や管理、給与計算ソフトとの連携など、必要な機能がすべてそろっています。

また、ICカードやPCを使った直感的な打刻方法やエクセルデータのインポート機能が用意されているため、現在紙のタイムカードやエクセルで勤怠管理を行っている場合でもスムーズな移行が可能です。

KING OF TIMEのメリットは以下の記事で詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。

▼KING OF TIME(キングオブタイム)の評判は？料金や導入事例を解説

コムデックでは、KING OF TIMEの導入および定着をサポートしていますので、お気軽にご相談ください。

「KING OF TIME」のサービスページはこちら

新たなKING OF TIMEへ移行する手順

KING OF TIMEから新しいKING OF TIMEへの移行は、以下の手順で進めました。

まずは、旧環境の設定を新環境へ移行しました。
このとき、ブラックボックス化した旧環境の設定を読み解き、不要な設定や変えたい部分を明らかにしておくのがポイントです。

新環境の初期設定後、この企業さまの場合は旧環境の打刻データを書き出して新環境に取り込んでいます。
取り込んだデータを元に、集計結果が意図通りの数値になるかを確認することで調整を進めました。
そして、調整が完了次第、打刻機を切り替えて新環境での打刻をスタートさせることで導入は完了です。
導入後も、継続してサポートすることで意図通りに集計できるように設定を調整しています。

以上の流れで、ブラックボックス化したKING OF TIMEから新環境へ完全移行できました。

新たなKING OF TIMEへの移行を成功させたポイントと注意点

新しいKING OF TIMEへの移行手順は簡単そうですが、成功させるためには押さえておきたいポイントと注意点があります。

今回、新たなKING OF TIMEへ移行する過程で2つの課題に直面したため、対処しながら進めました。
ここでは、課題と対処のポイントを解説します。

旧環境の設定意図を把握する

旧環境の設定意図がわからない状況だったため、現担当者さまが「おそらく使っていないだろう」と考えていた設定が、実際は重要な設定だと発覚した、と言う場面が何度かありました。
そのうちのひとつが時間帯区分の設定です。

KING OF TIMEの時間帯区分設定とは、勤務時間を時間帯で区切って集計する機能です。
たとえば「9:00から18:00までを昼勤」「18:00から翌6:00までを夜勤」などと、任意で区分を決められます。

この企業さまでは、時間帯によって時給単価が異なる従業員がいらっしゃる関係で、細かく時間帯区分が設定されていました。
新環境でもこの設定を維持しないと、勤怠データをそのまま使って給与計算ができなくなるおそれがあります。

このように、移行の際は、まず既存の設定を読み解くことが重要です。
そのうえで、不要な設定や変えたいところを調整する必要があります。

自社で旧環境の設定や集計ルールを読み解けない場合は、信頼できるパートナーにサポートしてもらうことをおすすめします。

旧環境を利用して打刻データを取得する

導入時の大きな課題の一つが、既存の打刻機の仕様上、新旧環境の両方での打刻ができなかったことです。

コムデックでは、通常はKING OF TIMEの導入･移行時に新旧の打刻方法を1か月～2か月程度並行運用していただき、打刻・集計データの正確性や設定の不備などをチェックしています。
この企業さまの場合、もともとご利用いただいていたのもKING OF TIMEだったため、この並行打刻期間を設けることが難しかったのです。

そのため、旧環境の打刻データを書き出して新環境に取り込み、集計データをチェックする形で設定が正しいかどうかを確認していきました。

KING OF TIMEで書き出した打刻データはそのままの形式ではKING OF TIMEに取り込めないため、取り込める形へのデータ整形が必要となり、この部分に大きく時間を取られることとなりました。

また、この企業さまは1年間の変形労働時間制を導入されていたため、労働時間を年間で管理する必要があります。
今回は年度の途中での環境移行だったため、旧環境にある年度初めからのデータ移行が必要でした。

データ移行の必要性の判断やデータの書き出しから整形、取り込みの作業は、慣れていないと難しいため、パートナーに依頼するのがおすすめです。

新たなKING OF TIMEへの移行ではコストの発生と周知の必要性に注意

今回は既存のKING OF TIMEから新しいKING OF TIMEへの移行ですが、同会社のシステムであっても既存の打刻機が使えなくなるため、新たに買い直すコストが発生しました。

この企業さまが使用していた打刻機は、メーカー側が設定を行っており、導入当初の環境でのみ利用できます。
ユーザー側で設定を変えられないため、新環境では使用できず、機器を買い直す必要がありました。

一方で、打刻に使っているICカードは新環境でも引き続き利用可能です。
この企業さまでは、旧環境から各従業員のICカードのIDを出力し、新環境に取り込むことで登録の手間も省くことができました。

また、新たな環境に切り替わるということは、環境全体のIDも変わります。
それに伴い従業員のログインIDも一新されるため周知が必要となりました。

もう一点周知が必要な変更点として、「休暇の管理方法」が変わった点も挙げることができます。
以前はKING OF TIMEの休暇管理方法は休暇パターン方式のみでしたが、アップデートで新たに休暇区分方式が加わり、新環境では休暇区分方式しか使えない状態となりました。

休暇パターン方式とは休暇のルールをあらかじめパターンとして設定する方法で、休暇区分方式は、休暇種類ごとに区分を設定する方法です。

休暇管理方法を変更すると従業員の休暇申請方法も変わるため、従業員の混乱を抑えるためには従来と同じ方式で管理したいところですが、新環境では休暇区分方式しか設定ができません。
そのため、従業員への申請方法変更の周知が必要でした。

KING OF TIMEの活用で勤怠管理を効率化しよう

この企業さまは、従来のKING OF TIMEから新たなKING OF TIMEへ移行したことで、勤怠管理のブラックボックス化を解消し、自由に設定を変えて意図通りに集計できるようになりました。
その結果、複雑化していた勤怠管理業務の効率化に成功しています。

コムデックでは「KING OF TIME」の導入･移行をサポートしています。

「既存の勤怠管理システムから移行したい」「KING OF TIMEで勤怠管理を効率化したい」という企業さまは、お気軽にお問い合わせください。

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