月10時間の時短達成！Dropbox Businessで書類や資料の共有･回覧業務のスリム化成功への道を大公開！｜建設業　株式会社西邦建設様の事例

実際に使用する社員さんたちに負荷がかかりすぎないよう、それぞれの理解度に合わせて、機能を絞りながら導入スタート。

まずはこれまで利用していたHDDと同じように、置き換えとして活用をする人、他者への共有等、Dropbox Businessならではの機能を活用したり、ご自身のスマホから資料を閲覧する等、積極的に活用する人。

それぞれのペースに合わせ、じっくりと時間を掛けながら進めていきました。

全社で「HDDの卒業」を目標に掲げ、時間を掛けながらていねいな導入を実施した結果、今では「資料はDropboxへ」が当たり前になったそうです。

社外の方との共有も、株式会社西邦建設さま側でフォルダを作成することで、最新資料の共有などがスムーズに進んでいるそうです。

相手もDropbox Businessを使っていればフォルダごと共有しておくことができますし、そうでない場合にも あらかじめデータ共有用と定めたフォルダのURLを共有しておけば、そのURLにアクセスしてもらうことで毎回メールを送る手間を省くことができます。

例えば、3つの企業さまが関わる事業を進めていて途中で修正が入った場合、これまでは修正内容を伝え、各社の担当者さんで回覧しながら書類の修正を進めていく必要がありました。

Dropbox Businessのフォルダを共有しておくと、修正が伝わった時点で書類にアクセスして修正を進めてもらえる、確認を再度してもらえるため、離れた場所にいる人たちが同じテーブルに置いてある書類に適宜アクセスするような形で作業が進んでいき、流れが大変スムーズになったとか。

「作業自体はかんたんなことだけれど、とても手間のかかることだった。これがなくなったことはとても大きなメリットと感じている」

と話してくださいました。

ほかの現場に携わっている社員さんが探し物をする際には、少し時間がかかってしまいます。

今後の目標は、このフォルダの使い方を統一することで、全社的により効率よく情報が共有できる状態。

Dropbox Business導入前に現場監督さんがそれぞれで保有していた「過去データ」も全体で活用し、課題のひとつであった、新規の現場に関する資料作成の時間削減にも取り組まれる予定です。

また、同じようにDropbox Businessを利用されている業者さんと積極的に組むことで、情報共有にかかるコストを積極的に削減し、Dropbox Business活用のメリットを増幅させ、よりスムーズに事業を進めていけるとも考えられているそうです。

社内・社外とのやり取りがスムーズになり、Dropbox Businessの更なる活用を目指されている株式会社西邦建設さまは、これから先、さまざまな事業により精力的に効率的に取り組まれることでしょう！

株式会社西邦建設さまのDrobox社インタビュー記事はコチラ！