kintoneの社労士業務改善パッケージのカスタマイズでタスク管理方法を統一｜永井社会保険労務士事務所さまのアプリ開発事例

社会保険労務士事務所では、顧問先ごと、手続の種類ごとに管理すべきタスクが異なるため、担当者それぞれでタスクの進捗を管理しているケースがあります。
御社では、各担当者が独自の方法でタスク管理することで、全体の進捗状況の把握や管理が難しくなっていませんか？

kintoneの社労士業務改善パッケージなら、社労士さま特有の業務におけるタスクを見える化し、全体の進捗管理を実現できます。
今回は、社労士業務改善パッケージを導入し、伴走支援で自社に合わせてカスタマイズすることで、タスク管理を全社で統一し、進捗管理を可視化した永井社会保険労務士事務所さまのアプリ開発事例を紹介します。

タスク管理を一元化したい社労士さまや、進捗管理でお困りの社労士さまは、ぜひご覧ください。

kintoneの社労士業務改善パッケージでタスクの進捗管理方法を一元化したい！提供サービスのさらなるブラッシュアップを目指す

永井社会保険労務士事務所さまは、埼玉県白岡市を拠点とし、労務相談･労務管理、確定拠出年金導入サポート、助成金申請などを行う社労士事務所さまです。
事業の発展に欠かせない「人･物･金」のうち、人が笑顔で働ける環境構築につながる労務管理をサポートしています。
2020年開業の比較的新しい事務所でありながら、口コミによって顧問先を拡大されています。

kintone(キントーン)導入前、永井社会保険労務士事務所さまでは給与計算業務の進捗管理を各担当者の頭の中やそれぞれ独自の方法で行っていました。
それぞれの担当者が独自の方法でタスクを管理しているため進捗は担当者以外わからず、会社全体としてタスクの状況把握が難しいという課題があったのです。

担当者だけでなくだれもが全体の状況を把握できるようにし、事務所として適切なタイミングでサービスを提供できる体制にするためには、タスクの進捗管理方法を一元化できるシステムが必要です。
そこで永井社会保険労務士事務所さまが導入を決めたのが、社労士業務改善パッケージでした。

kintoneの社労士業務改善パッケージを導入しタスク管理を効率化

社労士業務改善パッケージは、社労士さまの業務を効率化するアプリ･プラグインを一括導入できるkintoneアプリパッケージです。
顧問先の契約内容に応じて発生する各種手続きに伴うタスクをkintone上で見える化できるほか、請求データの自動作成や採算管理業務もできるようになっています。

社労士業務改善パッケージを導入すると、kintoneの一覧画面を見るだけでタスクの進捗状況が把握できるようになります。
今回は、基本データを管理する顧問先管理マスタの情報をもとに、給与計算対象先を自動でピックアップするよう設計しました。
さらに、設定した条件に合わせてkintone上のデータを自動集計するプラグインkrewData(クルーデータ)を活用し、毎月給与計算管理簿にレコードを自動作成しています。

kintoneの社労士業務改善パッケージのカスタマイズによって利便性のさらなる向上を実現

kintoneを導入し、タスク管理を自動化した永井社会保険労務士事務所さま。
従来よりもタスク管理の効率が上がった一方で、入力に手間がかかるという新たな課題が浮上しました。

kintoneによる進捗管理を事務所内に定着させるためには、入力作業の手間を最小限まで削減する必要があります。
そこで、永井社会保険労務士事務所さまでは入力効率を上げるために以下の3つのカスタマイズを実施しました。

1. 一覧画面編集プラグイン(グリッドエディタープラグイン)を導入し入力効率を向上
2. 顧問先ごとのタスクの違いを直感的に判別できる仕様にブラッシュアップ
3. 申し送り事項を次月のレコードに自動引き継し業務を効率化

それぞれのカスタマイズ内容について、詳しく解説します！

一覧画面編集プラグイン(グリッドエディタープラグイン)を導入し入力効率を向上

カスタマイズ前の給与計算管理簿では、工程ごとに完了日を入力する際、レコードの詳細画面に入ってから編集するか、一覧画面の右側にある編集ボタンを押してから保存ボタンを押すという2通りの方法がありましたが、どちらも入力に手間がかかります。

そこで、入力の手間を削減するために、まずは一覧画面編集プラグイン(グリッドエディタープラグイン)を導入。
一覧画面編集プラグインは、kintoneの一覧画面上でレコードを編集できるようにするプラグインで、エクセルのような編集画面をkintone上で実現できます。

プラグインの導入によって、レコードの詳細画面に遷移しなくても、一覧画面から各レコードの情報を更新できるようになりました。
また、一覧画面の見た目や使用感がエクセルに近づき、だれもが使いやすい状態になりました。

顧問先ごとのタスクの違いを直感的に判別できる仕様にブラッシュアップ

運用していくなかで、顧問先ごとの細かいタスクの違いを一覧画面から直感的に判別したいという新たなニーズが生まれました。

社労士さまの業務では、顧問先の契約内容によって細かいタスクが異なります。
先ほどの一覧画面編集プラグインを適用した画像のグレーの部分を見ると、「税理士にメールを送る必要がある･なし」、あるいは「月額変更届の対象を確認する必要がある･なし」など、顧問先ごとにタスクの有無が異なることがわかります。実行すべきタスクの有無をもっと視覚的に判別できれば、さらに利便性が高まるはずです。

そこで、以下の手順で対応しなくてよいタスクをグレーに色付けする機能を実装しました。

①給与計算管理簿の「対応範囲」の部分にチェックボックスを設置する
ここでは顧問先管理マスタの情報を参照し、データを取得している状態になっています。

②一覧画面編集プラグインから色を設定する
実は、一覧画面編集プラグインはただ一覧画面を編集できるようにするだけでなく、エクセルのように条件書式を設定することが可能です。
各工程を含めない場合をグレーに設定することで、一覧画面でグレーになっている顧客先について「この対応を行わなくてよい」と瞬時に判断できるようにしました。

申し送り事項を次月のレコードに自動引き継し業務を効率化

給与計算業務を行う時、「次月の給与計算時に注意したい事項」が出てくるケースは少なくありません。
例えば、「来月●●さんが昇給」「通勤手当が変更になる」「保険料が変わる」等、翌月絶対に見落としてはならないポイントを独自のメモで残している方も多いのではないでしょうか？
永井社会保険労務士事務所さまの給与計算管理簿では、それらの申し送り事項をメモできる欄を設けています。

このメモの内容を、毎月の給与計算タスクレコードを自動生成するタイミングで翌月に引き継ぐようにカスタマイズしています。
別アプリや詳細画面に遷移せずに申し送り事項を確認できるようになったため、次月の業務に取りかかりやすくなる他、抜け漏れを防ぐことも可能です。

kintoneの社労士業務改善パッケージのカスタマイズが生んだ2つのメリット

kintoneの社労士業務改善パッケージを導入し、ニーズに合わせてカスタマイズすることで、永井社会保険労務士事務所さまにとって2つのメリットが生まれました。

1つ目のメリットは、エクセルに近い操作感を実現し「手間のかかる入力」を極力排除できたことです。
細かい工夫によって入力効率が上がったことで、事務所内での定着も期待できるでしょう。

2つ目のメリットは、一覧画面から進捗状況を判断できるようになったことです。
kintoneの一覧画面を見るだけで進捗状況がわかるため、だれもが各顧問先のタスク状況を把握できるようになりました。
顧問先ごとに細かいタスクの必要性を色分けしているため、タスクの有無も直感的に判断可能です。

大きなデメリットはないものの、新たな顧問先を設定する際は、一覧画面編集プラグインからタスクの必要性に関する色分け設定が必要となります。
ひと手間かかりますが、次回の作業ではkintoneの一覧画面からスムーズに進捗を管理できます。

kintoneの社労士業務改善パッケージの機能を使いこなし、さらなる業務効率化を目指す

永井社会保険労務士事務所さまは、すでにkintoneの日報機能を活用しはじめており、顧問先ごと･業務種別ごとの工数分析を進めていく予定です。
工数分析にもとづいた業務改善が進めば、さらなる業務効率化を実現できるでしょう。

今回は、kintoneの社労士業務改善パッケージ導入によってタスク管理方法を一元化し、さらに自社に合ったカスタマイズを施すことでより使いやすい形にアップデートできました。
使いやすい一覧画面から手間なくタスク管理ができる状態なら、事務所内でkintoneの活用が定着するでしょう。

株式会社コムデックでは、社労士さまが抱える業務課題を解決できる「社労士 業務改善パッケージ」をご提供しております。タスク管理に手間がかかりお困りの社労士さまは、お気軽にお問い合わせください。