総務だってkintoneアプリ作れます！年末に大活躍、お歳暮アプリ

なぜそんなに大変なのかと言いますと、「その1年で顧客との関係が変わっている」「お付き合いによってお送りするものを変えている」「直接持っていくのか、会社にお送りするのか、担当者の自宅に送るのか判断が必要」「結局、贈る/贈らないの判断は経営者や営業担当しかできない」等々、理由は枚挙に暇がありません。

その「関係の濃淡」を図るためには販売の記録、契約の情報を専用の販売管理システムから抽出・集計するしかありません。

全取引先の情報を抽出し、いくつかの判断材料をまとめてやっとその情報を見て経営者や営業担当者に「何を贈るのか、どこに贈るのか、それとも持っていくのか」と確認してもらうことができます。

チェックする人が複数名いる場合には、どのエクセルが最新版なのかわからなくなってしまうという状況も…。

しっかりと先方にお渡しできたのかを確認するために、エクセル内でお渡しできたのかできていないのかのチェック項目を作っていたこともありました。

人間喉元過ぎれば熱さを忘れてしまうので、1年に1回しかやらない業務はどんなに大変でも「今年は乗り切ったしまた来年やればいいか」と先送りにしてしまうのです。

では、送付判断に必要な情報とは一体何でしょうか？

これらの情報をひとつのアプリに集めるため、必要項目を配置していきます。

必要項目を配置したら、次は昨年のリストを読み込めば土台は完成！

あとはまたシステムから抽出した情報を元にリストに追加をすれば…ですが、それで本当に楽になっているのでしょうか？

確かに、kintoneを見れば誰でもその情報にアクセスできますし、「渡した/渡していない」の項目を本人に直してもらえるのはメリットと言えます。

情報をただ入れるだけでは不十分であることに気が付いた総務。

できるならば勝手に売上情報や契約情報が更新されて欲しい…！住所が変わっていれば変更後の住所になっていてほしい…！
そうすれば、もう販売管理システムから全社の情報を取り出してくる必要は無くなります。

情報が勝手に更新されていくためにはどうすればいいのか？
答えは簡単、更新後の情報がkintone上にあればいいのです。

普段の活動の中で、例えばお客様が何かを購入すれば請求管理アプリに登録しますし、住所が変われば顧客名簿アプリを更新、新たな契約があれば契約管理アプリに登録をします。

kintoneでは、お客様名や顧客コードといった「キーとなる情報」に紐づける形で様々な情報を関連付けることができます。

そして、それらの情報を「関連レコード」として別のアプリに表示させることができるのです。

関連レコードには、該当する会社の最新情報が表示されるため来年情報を更新する必要はありません。

様々な情報を一元管理できるkintoneですが、それらの情報が相互に紐づけられ、最新に保たれていることによって「使いたいときに、欲しい情報を」集めて活用することができます。

何かと「管理・整理」が必要なバックオフィスの業務ですが、やりたいことは比較的単純なためプログラミングが分からない入社数か月の総務部社員でも「これから先ずっと使える（要改修）」アプリを作ることができました。

蓄積した情報をどう活用するかが鍵を握る今後の企業経営、是非御社も「時間もかかるしめんどくさい」業務からクラウド化を進めてみてはいかがでしょうか？