kintoneをSFAとして活用し、情報の一元管理を実現！｜製造業 株式会社OptoCombさまの開発事例

最近はDX化が進み、SFA(Sales Force Automation:営業支援システム)やプロジェクト管理、生産管理など、複数のツールを併用する企業が増えてきました。

それぞれの業務に特化したツールは便利ですが、ツール同士の連携ができていないと効率が悪くなってしまうのが難点です。
集計や分析のため、それぞれのシステムからデータを出力してエクセルで加工しているという方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、SFAをSalesforceからkintoneに移行した、株式会社OptoCombさまのアプリ開発事例を紹介します。
データ管理を1つのシステムに集約したいとお考えの方は、是非ご覧ください！

顧客管理と在庫管理を1つのシステムに集約して、状況がひと目で分かるようにしたい！

株式会社OptoCombさまは、東京都墨田区に本社を構える製造業の企業さまです。
光コムという、特殊なレーザーで精密に長さを測る技術を使って、光コム発生器や関連機器を開発･販売しており、世界で初めて光コム技術の産業応用に成功した高い技術力を強みとされています。

株式会社OptoCombさまでは、顧客管理にはSalesforceを、在庫管理にはプロジェクト管理ツールをそれぞれ使っていました。
しかし、2つのツールはデータ連携ができていないため、案件に進展があった場合にはそれぞれのツールに同じことを入力しなければなりません。
また、Salesforceは直近で料金改定があり、コストがアップしたことも課題となっていました。

そこで改めてSFAの運用について見直した株式会社OptoCombさまは、次の3つのことを実現したいと考えました。

• 顧客管理と在庫管理のデータを1つのシステムに集約したい
• 業務の状況がひと目で分かるような仕組みがほしい
• コストを改善したい

これらを実現すべくさまざまな方法を検討した結果、SFAをSalesforceからkintone(キントーン)に移行することにしました。

Salesforceからkintoneへの移行は情報の整理がポイント

今回のアプリ開発のポイントは、現行の管理方法をそのままkintoneに移行するのではなく、Salesforceで何をしているのか、何が課題なのかを一度洗い出した上で、最適な環境を一から構築したことです。

kintoneは自社の業務に合わせて自由にアプリを構築できるプラットフォームです。
決まった顧客管理の形が存在しているわけではないため、「自社の顧客管理に必要な情報は何なのか」を整理して構築していく必要があります。

そこで、株式会社OptoCombさまではまず現在のSalesforceで何を管理しているのかを洗い出しました。
その上で、これまでSalesforceで管理ができていなかったがkintoneで新たに管理したい情報や、現時点で不便に感じていることも明らかにします。

例えば株式会社OptoCombさまでは、ホームページからカタログ請求があった顧客の情報をリード(見込み顧客)として管理しています。
具体的には、企業名や部署、役職、姓名、メールアドレス、電話番号といった項目です。
これらの項目は、kintoneでも管理したい情報になります。

管理すべき情報が決まったら、kintone内でどの情報をどのアプリで管理すべきか、また、アプリ同士をどう繋げるかといったアプリ構造を検討していきました。

kintoneのアプリ構造が決まったら、実際にアプリを構築し、Salesforceのデータをkintoneに移行していきます。
できたkintoneアプリの試行運用と改善を繰り返して、正確な処理が確認できたら完成です。

データ構造の違いはkrewDataを使って解消

Salesforceとkintoneでは、顧客情報と案件情報、担当者情報などの紐づき方が異なります。

そこで、データ移行をするために、Salesforceから出力したデータをkintone用の形式に変換することにしました。

まずは、Salesforceのデータがどのように紐づいているのかを調べ、検証結果をもとにSalesforceのデータを「krewData(クルーデータ)」を使って加工し、kintoneで一画面に集約できるようにしました。

krewDataは、kintone上にあるデータの集計や加工ができるプラグインです。
売上の集計や分析など、kintoneの複数アプリにまたがるデータを抽出して1つにまとめるためによく使われます。
今回は、Salesforceのデータをkintoneに適した形式に加工するために使用しました。

他にも、行･列の入れ替えやフィールドの結合、定数の追加など、表の加工に関する機能が豊富です。
プログラミングの知識が無くても、直感的な操作でパズルのようにコマンドを設定できる点も魅力です。
今回のように、他のシステムからkintoneにデータ移行する際にも役立ちます。

SFAをSalesforceからkintoneに移行するメリットとは？

株式会社OptoCombさまは、SFAをSalesforceからkintoneに移行したことで、顧客管理から在庫管理まで全てのデータをkintoneに一元化できました。

確定した見積情報は案件管理アプリから確認できるようになっているなど、1つの画面で必要な情報が確認できるため、複数のシステムにログインしたり、いくつもの画面を行き来したりする手間もありません。

また、kintoneに移行したことで課題となっていたライセンス料についても抑えることができました。

ただ、これまではSalesforceで見積を作成すると、明細の行数に合わせた可変出力ができていたのですが、kintoneではそれができなくなってしまいました。
これについては、実務に支障が出るほどの不具合ではないので、そのまま全ての行を表示する形で使用しています。

kintoneなら案件管理から顧客管理、在庫管理までワンストップ！

株式会社OptoCombさまでは、SFAをSalesforceからkintoneに移行したことで、あらゆるデータをワンストップで管理できる環境を実現されました。
複数のシステムを開いて、同じことを何度も入力する手間もありません。
今後は製造管理のkintone化にも着手して、案件と在庫を紐づけることで、さらなる生産性アップを目指したいとのことでした。

株式会社コムデックでは、営業管理で必要な「顧客」「商談」「予実管理」などの情報をkintoneで一元管理できる「コムデック営業管理システム」を提供しております。

皆さんの中には、次のような課題を抱えている方も多いのではないでしょうか。

• 営業活動が属人化していて、進捗や受注見込みが把握できない
• 昔ながらの営業手法に依存していて、データを活用した効率的なアプローチができていない
• 営業チーム内で、業務の割り振りに偏りが生じている
• 担当者同士の情報共有が不足して、必要なフォローができていない

「コムデック営業管理システム」なら、営業活動や案件の進捗がリアルタイムで「見える化」できるようになります。
これにより、営業活動でつまづいているメンバーや業務過多になっているメンバーをいち早く察知して、チームでフォローすることが可能です。

また、見積書･請求書の作成といった事務処理までワンストップで管理できるため、営業管理バックオフィスの業務効率化も期待できます。
社内にITに詳しい人材がいないという企業さまも、弊社スタッフが丁寧に状況をお伺いしたうえで、最適な環境をご提案させていただきます。
SFAの切替を検討中の方は、ぜひお気軽にご相談ください！