Exchange Onlineとサポートサービスの導入で安全･快適なメール共有を実現｜製造業 株式会社ニシタニさまの事例
最近はチャットツールが普及してきましたが、外部との連絡手段はまだまだメールが主流です。やりとりする情報はテキストだけにとどまらず、画像や動画が添付されることも増えているため、あっという間にメールサーバーの容量が上限に達してしまうことがあります。「肝心なときにメールが受信できなくなって困った」という経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、クラウド型メールサービス「Exchange Online」を導入してメール環境の改善に成功した株式会社ニシタニさまの事例を紹介します。メールに関するトラブル対応を含む、運用サポートサービスも紹介しますので、是非ご覧ください！
目次
メールサーバーの容量不足とトラブル発生時の対応を改善したい！
株式会社ニシタニさまは三重県松阪市に本社を構え、自動車用ゴムホースの製造･加工･検査や物流事業を手掛ける企業さまです。1990年の創業以来「ものづくりは人から」をモットーに、人材育成にも力を入れた経営で、お客さまの信頼と実績を積み上げてこられました。
株式会社ニシタニさまの業務連絡はメールが中心で、自動車メーカーとの連絡でも大量のメールが送受信されています。これまではホスティングサービスに付属のメールサービスを利用されていましたが、容量不足でメールボックスがパンクしたり、不達のトラブルが起きたりしている状況でした。
メールトラブルが起きたときに必ずIT担当者がいるとは限らず、不在の場合はトラブルが解決するまでに、さらに時間がかかります。メールが復旧するまで、メンバーの業務が停止してしまうこともありました。
そこで株式会社ニシタニさまは、メールサービスを一新して、安全で快適な環境を実現したいと考えられました。具体的な目標は、大きく分けて3つです。
1つめは、メールサーバーの容量不足を解消することです。2つめは、安全なメール環境を構築することです。自動車メーカーとのやりとりで、ウイルス感染やランサムウェア感染のリスクがあるメールを送信してしまうことを防ぎたいと考えました。
そして3つめは、トラブル対応の体制強化です。トラブルが発生したときに、社内だけでなく外部の専門家とも連携して、素早く対応できる仕組みを整えたいと考えました。これが実現できれば、仮にトラブルが起きてしまった場合でも、社長をはじめメールを頻繁に使う人たちの業務が停止することを防げます。
これらをふまえて、株式会社ニシタニさまでは「Exchange Online(エクスチェンジ オンライン)」を導入することにしました。
Exchange Onlineの特徴
Exchange Onlineは、Microsoftが提供するクラウド型のメールサービスです。ネット環境さえあれば、いつでもどこでも利用でき、パソコンとスマホの同期も可能です。メールボックスの容量は50GB、添付ファイルは最大150MBまで可能なので、すぐにパンクする心配もありません。
また、高度なセキュリティ機能を備えているため、スパムフィルタリングやマルウェア対策などが万全です。管理機能も豊富なので、削除メールを復元したり、メール不達時に追跡したりすることもできます。
Exchange Online導入の流れ
株式会社ニシタニさまでは、次のような流れでExchange Onlineの導入を進めました。
- ご利用環境のヒアリング
- メール利用状況の調査
- 関係業者との作業調整
- Exchange Onlineの環境構築
- メール環境の切替とデータ移行
- 現地導入作業
はじめに、これまで利用されてきたメールサービスについて、個人アドレスと共有アドレスの数、利用方法などを伺います。
次に、ドメイン管理やホスティング管理を委託していた関係業者さまと調整して、管理者をコムデックに切り替えます。
そしてExchange Onlineの環境構築とデータ移行ができたところで、各端末への設定を行い、操作方法や運用ルールをご説明する、という流れです。
トラブル対応はチャットの活用でスピード解決を実現
今回のメールサービス導入では、トラブル発生時の対応を改善することも大きな目的の1つです。これについては、コムデックの「Microsoft365運用サービス」をご利用いただくことになりました。Microsoft365運用サービスは、今回のようなシステム導入時のサポートはもちろんのこと、運用中のトラブル対応も行っているのが特徴です。
ただ、障害が発生したときの連絡方法を電話やメールにすると、コムデックの担当者と連絡がつくまでに時間がかかってしまうかもしれません。そこで、株式会社ニシタニのご担当者さまとコムデックで「LINE WORKS(ラインワークス)」のチャットルームを作成し、主な連絡手段としてチャットを活用することにしました。これで、担当者が外出している場合でも、在社メンバーがいち早くトラブルに気付いて対処できるようになりました。
Exchange Onlineの導入で得られたメリット
株式会社ニシタニさまはExchange Onlineを導入したことで、メールボックスの容量が大幅に拡張されました。もう、容量確保のためにメールを削除する手間はかかりません。Microsoftサーバーによるセキュリティチェックのおかげで迷惑メールは激減し、ウイルス感染の不安も軽減しました。
さらに、パソコンとスマホのメールが完全同期されるようになったこともメリットです。社長や部門長など、外出･出張が多い人たちも、スマホでメールの対応状況を確認できるようになりました。これにより、社内の人がわざわざ外出先まで電話連絡をする頻度も減りました。
一方で、導入に際してコスト面のハードルがあったことも事実です。従来のホスティングサーバー付属のメールは無料で利用できましたが、Exchange Onlineではユーザーごとにライセンス費用がかかります。株式会社ニシタニさまの上層部からは、「メールの利用頻度が少ない社員の分までライセンス費用をかけても、費用対効果が低いのではないか」とのご意見もありました。数字を管理する立場の方からすれば、当然のご意見でしょう。
そこで、まずはExchange Onlineのメリットを知っていただくために、従来のメールサーバーとExchange Onlineの並行運用から始めることにしました。そして、Exchange Onlineの利便性やセキュリティの高さが、費用に見合っているとご納得いただけたところで、完全移行となりました。
ライセンスに対するコストの意識が強化されたことで、これまでつい後回しになっていた退職者アカウントの整理も、きちんと対応できるようになりました。
Exchange Onlineとサポートサービスを導入して、安全で快適なメール環境を実現しよう
株式会社ニシタニさまは、メールサービスをホスティングサービスに付属している無料のものから、Exchange Onlineに切り替えたことで、容量不足やセキュリティ面の問題を解決されました。Exchange Onlineの導入効果を見て、次はクラウドストレージへの移行も検討されています。
ただ、Microsoftのライセンスに関しては、過去に購入したパソコンであらかじめインストールされているものもあります。そのため、新たに月額制の「Microsoft365 Business Stanndard」を利用するとなると、コスト面が課題です。今後はExchange Onlineのサポートに加えて、クラウドストレージ導入についても、コムデックに相談して進めていきたいとのことでした。
株式会社コムデックでは、Exchange Onlineの導入支援サービスをご提供しております。Microsoft365運用サービスとあわせてご利用いただくことで、導入から運用までワンストップで課題解決のお手伝いが可能です。
「ITに詳しい人がいないので、難しいことを言われても分からない」「なるべくコストをかけずに済む方法を教えてほしい」という方も、是非お気軽にご相談ください！
