kintone×フォームブリッジで入力フォームを設置して外部からの案件入力が可能に | タッチパネル輸入販売業 ナイスモバイル株式会社さまのアプリ開発事例

取引先や各販売店との連絡にメールやFAXを使用しており、「やり取りに手間がかかる」「各自が受けた情報をエクセルなどに取りまとめるのが大変」と悩んでいる企業さまは少なくありません。

しかし、このようなお悩みはkintoneとkintoneの外部連携システム「フォームブリッジ」を導入して、外部向けの入力フォームを設置することで解決できます。
販売店に直接、案件情報を入力してもらうことで、案件情報取得にかかっていた手間の削減を目指せるのです。

今回の記事では、フォームブリッジを導入して入力フォームを作成し、連絡コストの工数削減を実現したナイスモバイル株式会社さまのアプリ開発事例を紹介します。

プラグインの活用でkintoneの外部公開が実現！次は販売店とのやり取りにかかる工数削減を目指す

ナイスモバイル株式会社さまは、長野県に本社を構え、全国に拠点を展開しているタッチパネル輸入販売業の企業さまです。
タッチパネル関連製品の導入プロデュースなども手掛け、ITによる働き方改革の支援を行っておられます。

前回の記事では、ナイスモバイル株式会社さまが抱えていた「都度発生する問い合わせ対応」を削減するためにkViewerを導入し、kintone内の情報を外部公開できるポータルサイトを構築した事例を紹介しました。
▼kintoneと外部連携できるkViewerで販売店向けの情報公開を実現 | タッチパネル輸入販売業 ナイスモバイル株式会社さまのアプリ開発事例

この記事の中でも少しだけご紹介しましたが、ナイスモバイル株式会社さまのポータルサイトの中には各「問い合わせフォーム」へのリンクが設置されています。

各ボタンからリンクしている入力フォームは、「フォームに登録することで直接kintoneにデータが登録される」専用の入力フォームとなっています。
これらの入力フォームは最初から設置されていたわけではなく、販売店との連絡に関する以下の課題を解決するために後から追加したものです。

ナイスモバイル株式会社さまが抱えていた課題

• 販売店から案件の情報をもらう際、FAXやメールを使ってやりとりをすることが多かった
• 販売店からの連絡では必要な情報が足りないこともあり、不足情報確認のための手戻りが発生していた
• 案件の情報をkintoneへ転記する必要があった

これまでの業務フローでは、販売店からFAXやメールで案件情報を取得して情報をkintoneへ転記する必要があり、かなりの手間が発生していました。
電話やメール、FAX等、各販売店がそれぞれの連絡手段･フォーマットで連絡をしてくるため、時には必要な情報が足りず、欠けている情報を確認するためにさらに連絡が必要になるケースも。

また、販売店から連絡があるのは案件情報だけではなく、カタログの依頼やデモ機の貸出依頼など複数に渡ります。
そこでナイスモバイル株式会社さまは、情報が不足しないように販売店が入力するフォーマットを統一し、外部から入力されたデータがそのまま社内のkintoneに登録される仕組みがあれば大幅に業務を効率化できるのではないかと考えました。

フォーマットの統一とkintoneへの自動登録が実現できれば、情報漏れによる無駄な手戻りの削減や転記による手間･ミスの軽減が期待できます。

kintone×外部連携システム「フォームブリッジ」で入力フォームを設置！注文情報を外部から直接登録してもらうことが可能に

フォーマットの統一とkintoneへの自動登録を目指し、ナイスモバイル株式会社さまが導入したのはkintoneの外部連携サービス「フォームブリッジ」でした。
フォームブリッジを使えば、kViewerのダッシュボード内に入力フォームを設置できます。
入力フォームは柔軟に設定が可能なため、ナイスモバイル株式会社さまでは「案件登録依頼フォーム」や「カタログ送付依頼フォーム」「デモ機貸出依頼フォーム」等必要情報に応じた入力フォームを作成し、販売店がそれぞれ入力して送信できるようにしました。

作成したフォームの一部がこちらです。
kintoneの情報を「その販売店に関係する情報」に絞って外部に公開できるkViewerと連携することで、「販売店名」は自動的に入るようになっています。

ここで入力された情報はkintoneアプリに自動的に登録されるため、転記の手間も抜け漏れの心配も無くすことができています。

kintoneに自動登録されたデータ

注文情報を外部(販売店)から直接登録してもらえるようにしたことで、情報取得のための「FAXやメールを使ったやりとり」が不要になりました。

一方、情報の誤入力があるとその先も間違った情報で処理が進んでしまうこと、社内で登録内容を確実に確認することから、すでに使用していた案件管理のアプリはそのまま手を付けず、別途フォームブリッジから登録される「案件登録」アプリを作成。
自動登録された「案件登録」アプリからアクションボタンで案件管理アプリに転記することで、入力ミス･社内での確認漏れを削減することができました。

フォームブリッジから自動登録された案件登録アプリの一覧

カタログ送付・デモ機貸出依頼もフォームブリッジを活用

最初にお伝えした通り、ナイスモバイル株式会社さまと販売店の間でやり取りしていたのは案件の情報だけではありません。
お客様にご提案するときの商品のカタログが追加で欲しいときに都度送付先や部数を連絡してもらったり、お客様が注文を決める前に製品の使用感を確かめたいときにデモ機の貸出を依頼したりなど、必要情報が異なる連絡がいくつかありました。
これらもフォームブリッジで入力フォームを作成することで、必要情報を過不足なく受け取ることができます。

入力する部分だけではなく注意事項などもフォーム上に表示できるため、伝え漏れを防ぐことができる点も便利です。
案件管理同様、フォームブリッジの入力フォームから自動的にkintoneへレコード登録されるため、依頼を受けた後「社内確認は完了したか」「発送したかどうか」のステータス･進捗までkintone内で管理することができます。

このほかにも、HPに設置されているような自由に記述できるお問い合わせのフォームもフォームブリッジで作成しました。
自由記入できるお問い合わせフォームを設置すれば、販売店のニーズを幅広くカバーできます。
問い合わせが来た内容をデータベース化することで、「よくある問い合わせ」を選別してkViewerのダッシュボード内でFAQとして公開することも可能です。

ルックアップ項目にデータ連携は厳しい？「簡易認証機能×kViewerルックアップ」の活用で解消

kintoneには「ルックアップ」という他のアプリから情報を参照して入力できる機能があります。
この機能を使うことで、表記が担当者によってぶれやすい「株式会社」「（株）」等の表記を全て統一した名称で入力することができます。

ところが、このルックアップ項目は外部から入力するときやCSVで取り込みをするときには少し厄介な点があります。
それは、「参照してくるアプリに登録されている情報と完全一致でないと登録できない」ということです。

例えば、販売店マスタアプリに「株式会社コムデック」と登録があったとします。
普通にkintoneアプリで入力していく際には「コムデック」等と入力するだけで該当する情報が参照されてきます。もし該当する先が複数あれば、手動でどちらかを選択する形です。
しかし、外部から情報をkintoneに自動連携する場合、「被っていた時にどちらかを選択する」ことはできません。
そのため、必ずマスタアプリに登録されている名称と一致した「株式会社コムデック」と入力してもらう必要があるのです。

しかし、それを販売店の人に強制するのはなかなか難しいものです。いくら注意書きをしても、見落とされてしまう可能性もあるでしょう。
名称が一致しなければkintoneに自動登録できず、エラーになってしまいます。
これを解決するため、一旦は文字列で連携させて、それを確認した社内スタッフが改めてルックアップを行う……という手法を取っている企業様も少なくありません。

そのひと手間も省けないか？ということで、ナイスモバイル株式会社さまでは、ポータルサイトの構築時に活用したkViewerの簡易認証機能とkViewerルックアップ機能をフォームブリッジの入力時にも活用することにしました。
これらの問い合わせフォームはかならずポータルサイトから入っていただく形のため、ポータルサイトログイン時に認証を行っています。
この認証情報を利用して、フォームを開いた段階でマスタに登録されている販売店名が自動的に入るようにしたのです。

これにより、登録情報の入力にかかる手間を削減しつつ、表記ブレをなくしたうえで案件依頼をしてもらえるような仕組みをつくることができました。

※簡易認証機能は2023年1月末で廃止予定です（2023年1月末までに設定した簡易認証については、2025年1月31日までご利用いただくことが可能です)
※その後はよりセキュリティレベルの高い「Toyokumo kintoneApp認証」をご利用いただくことができます。

kintoneとフォームブリッジを組み合わせるメリットとは？

kintoneとフォームブリッジを組み合わせることにより、ナイスモバイル株式会社さまでは以下のようなメリットがありました。

• メールやFAXでの連絡が不要になった
• メールやFAXの内容をもとにkintoneへ転記する手間が不要になった
• カタログ依頼やデモ機依頼の対応状況管理も含めてkintoneへ一元化できた

案件依頼にフォームブリッジを用いることで、情報をkintoneで一元管理できるようになりました。また、販売店ごと･担当ごとによる管理･情報のばらつきが減り業務が標準化しました。

販売店が入力フォームへ直接情報を入力する形式なので、ナイスモバイル株式会社さま側は届いた案件情報をもとに素早く対応できます。
登録情報はアクションボタンの活用により簡単にアプリへ転記できるため、メールやFAXによって発生していた無駄な連絡･手間がかかりません。

デモ機貸出やカタログ送付の出荷･発送もkintone内で完結するため、対応漏れの心配も軽減されました。
ただし、フォームブリッジを導入するときは使い方の周知やルールの遵守を明示しておく必要があります。入力フォームのルールが守られていないと、結局手戻りが発生してしまうため注意してください。

kintoneと外部連携で入力フォームを設置して業務効率化を実現しよう！

kintoneと外部連携システムのフォームブリッジを組み合わせて、kViewerで構築したポータルサイト内への入力フォームを設置することによって業務効率化を促進したナイスモバイル株式会社さま。
入力フォームにより情報取得が容易になるだけでなく、修正のための手戻りも未然に防ぐことができます。

kintoneはさまざまな外部連携によって、その企業さまが求める目的･機能に合わせた拡張が可能です。
「取引先や販売店からの案件情報取得、入力作業に手間がかかっている…」という企業さまは、フォームブリッジによる入力フォームの設置で直接情報を入力してもらえるアプリの構築を検討してみませんか？