脱工事台帳！kintoneで原価管理｜建築業株式会社中美建設さまのアプリ開発事例
案件に関わる詳細な原価管理、御社は何で行っていますか？紙、エクセル、または専用の原価管理システムでしょうか？
今回は、原価管理をkintoneで行うことで自動で現場ごとの原価や契約時との差異を集計し、社内の原価に対する意識改革にも活かせるようになった導入事例をご紹介します。
目次
kintoneで「入力効率化」顧客情報を集約
株式会社中美建設(なかよしけんせつ)さまは、「感動の家創り」をコンセプトに掲げ、新築の注文住宅を中心に手がける三重県伊勢市の建築業者さまです。
これまでにも、複数ツールに散逸した顧客情報の管理をkintone(キントーン)で一元化し、データ入力作業の効率化に取り組んでこられました。
▼データ入力作業を効率化してモチベーションを上げよう。kintoneによる働き方改革事例｜建築業中美建設さまの事例-前編
▼データ入力作業を効率化してモチベーションを上げよう。kintoneによる働き方改革導入事例｜建築業中美建設さまの事例-後編
「kintoneを見ればお客様に関するすべての情報が参照できる」状態になったことで、間接業にかかる時間が削減され、よりお客様に注力できる体制となった株式会社中美建設さまでは、年間の建築棟数も増加。
目に見える形でkintone導入の効果が現れました。
kintoneに集約された顧客情報
紙の工事台帳は管理・集計に時間がかかる…
株式会社中美建設さまでは、顧客情報をkintoneに集約する際に顧客に紐づく案件情報や案件に関連する仕入(原価)の情報もkintone化。
データ連携により同じ情報を何度も入力する必要がなくなりました。
しかし、当時の案件管理・原価管理は案件の状況や契約金額、現場ごとの仕入額だけを管理することがメインの目的となっており、具体的な予算額、実行金額といった原価に関わる情報は紙の工事台帳と会計ソフトで管理をしていました。
それに加えて、紙の工事台帳では項目数を柔軟に増やすことができないため、工事台帳に書ききれない諸経費はエクセルで管理。
紙とエクセル両方で確認する必要があるため、現場ごとや案件の種別ごとの集計を行うのにも時間がかかり、見積金額と発注金額の差額や、発注金額と実際の支払金額の差額、見積金額と支払金額の差額といった、予実の差から何故その金額になったのかを分析するためのデータを収集するのにも一苦労です。
以前使っていた工事台帳
kintoneで工事台帳を置き換え
最初は専用の原価管理システムを導入し、一貫した原価管理を行おうと考えていたという株式会社中美建設さま。
しかし、専用のシステムでは入力項目が複雑だったり、使わない項目が多すぎたりと、株式会社中美建設さまの業務に合わない形だったとのことです。
そこで、元々利用していたkintoneの原価管理を拡充し、仕入の情報だけではなく、収入や請求の情報も一元で管理できる状態を目指すことになりました。
紙の工事台帳を卒業するために、まずは原価管理アプリに紙の工事台帳の要素を加えて「一つのページで一つの工事に関する情報が一括で編集できる」形に整えました。
知りたい情報を自動で集計→分析に活用
工事台帳の置き換えができたら、実際に工事台帳を作っていく業務の流れを確認し、
「契約時実行予算を入力するための一覧」
「実行時予算を入力するための一覧」
「業者への支払い実績を入力するための一覧」
といった運用フローに合わせた専用の一覧を作成し、効率よく入力いただけるよう設定を行いました。
一つのレコード内にその工事のお金に関する情報が集約されているため、現場ごとのお金の動きが把握しやすくなります。
それだけではなく、発注先の業者ごとの集計や、種別ごとの集計も自動化され、見たい切り口での数字集計がすぐに行えるようになりました。
契約時の予算と実際に支払った金額の差がどれくらいになったのか？といった情報はこれまでであれば紙の資料とエクセルの資料を集計しなくては算出できなかったため、即時性が低くなってしまっていました。
しかし、kintoneであればリアルタイムに各種差額が集計されるため、何故予算との乖離が大きくなったのか？といった分析にすぐに活用できます。
紙→kintoneで従業員の原価管理に対する意識が変わった！
予算と実績の自動集計により、即時性のあるデータから振り返りを行えるようになりました。
効果はそれだけではなく、kintoneで原価管理を行うことで従業員の原価に対する意識を変えるきっかけにもなりました。
これまでの紙の工事台帳は経理担当者が作成し、請求時に現場監督の方が確認するだけ、つまり特定の人しか内容を見ない資料でした。
しかし、工事台帳kintone化したことにより、原価に関わる数字情報が従業員の方の目に入るところで管理されていくことになります。
これにより、従業員一人一人が原価管理の意識を持って業務に取り組める環境が作られたのです。
見積と連動、より早い段階からkintoneで原価管理を
結果から振り返るべき現場がすぐに判断でき、その振り返りを素早く次の案件に生かすことができるようになった株式会社中美建設さま。
既に業務の中心がkintoneになっている株式会社中美建設さまですが、今後はお客様への見積もりの段階から原価管理と連携させ、より早い段階でデータから得た知見を活かしていけるようにしたいとのことです。
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