活動報告 2024.07.09

リモートワークでも進捗共有できるタスク管理！Microsoft Plannerを使ってみた

次から次へと発生するタスク、御社はどのように管理していますか？

個人のタスクならメモでも十分かもしれませんが、部署などのチーム単位でのタスクの場合にはタスクの進捗状況や詳細がチームで共有されている必要があります。

今回は、コムデックのITサポート部で「Microsoft Planner」を実際に活用し、チームのタスク管理ができるか検証してみました！

こんなタスク管理をしていませんか？「個人」のタスク管理では不十分な理由

やるべきタスクが発生したとき、そのタスクについて報告も連絡も相談も発生せず、またそのタスクを管理監督する上長も存在しないものであれば、よくある個人のタスク管理アプリや、メモ、付箋といったツールで対応できるかもしれません。

しかし、実際には業務上で発生するタスクは報連相が必要なことがほとんどであり、一見「細かいタスクだから報告まではいらないかな…」と思えても、上長は「頼んだタスクがきちんと完了しているか」を監督する責任があります。

そんな時、タスク管理が個人のPCやスマホ・あるいはアナログなツールに依存していては、「頼んだことがきちんと伝わっているのか」「タスクが実行されているのか」「期日に間に合うのか」といったことは、逐次報告を受けるか、上長から確認しなくては把握することができません。

案件に紐づくタスクはkintoneで管理。でもそれ以外は…

コムデックのITサポート部では、以前はホワイトボードと付箋で行っていた案件管理をkintone(キントーン)アプリ化し、その案件に紐づくタスクも管理できるようになりました。

▼ITサポート部から付箋が消えた！kintoneで案件管理を改善

kintoneプラグイン”KANBAN”の案件管理画面

案件管理アプリ内で管理しているタスク

しかし、案件管理アプリ内で管理できるのはあくまで案件が完了するまでのタスク。

案件に直接の関係はないが実施するべき細かいタスクや、案件に紐づかない社内タスク等、案件管理アプリで管理することができないタスク管理は各個人の頭の中、記憶にしかなく、チームでのタスク管理ができていない状態でした。

仕事は「チームで」進める。リモートワークでも安心のMicrosoft Plannerとは？

先に述べた通り、「個人」に依存するタスク管理方法では、チーム全体のタスク・進捗管理を行うことはできません。

個人依存のタスク管理を行っていると「タスクの進捗確認を行うための会議」を開催し、長時間かけて状況を把握する必要が出てきてしまいます。

そこで、ITサポート部では、「チームでのタスク管理」を目的として、Microsoft Planner(マイクロソフトプランナー)を利用してみることになりました。

Microsoft Plannerとは、Microsoft 365 Business Basic、Business Standard、Business Premium、エンタープライズをご利用している方なら利用することができるタスク管理ツールです。

▼Microsoft365とは？

作業者を指定することでチーム内の人に向けてタスクを依頼することはもちろん、依頼したタスクの進捗状況も確認することができます。

「バゲット」という大分類の中にタスクを作成し、案件管理と同じようなかんばん方式でタスクを確認、作成したタスクの中にメモや細かいチェックリストを作成することで抜け漏れを防止したり、参考資料を添付したり、その他にも個別のタスクに対するコメントを送ることもできます。

作成したタスクの中にメモや細かいチェックリストを作成することで抜け漏れを防止したり、参考資料を添付したり、その他にも個別のタスクに対するコメントを送ることもできるため、まさにチームで仕事をするのに適したツールとなっています。

顔が見えなくても「仕事」は見える。Microsoft Plannerのメリット/デメリット

リモートワークをしていても、タスクを依頼し、進捗を確認できるMicrosoft Planner。

コムデックITサポート部が実際に使ってみて感じたメリット/デメリットをご紹介します！

Microsoft Plannerのメリット　グラフ機能で「仕事」を見える化できる

Microsoft Plannerでは、タスクの状況、人ごとのタスク数等を自動で可視化してくれます。

遅延しているタスクは赤く表示されているので、一目で早急に対応すべきタスクがわかります。

タスクの状態が見える化されることで、「次やるべきこと」に迷わず済み、リモートワークで互いの顔が見えなくても、業務負荷がどれくらいかかっているのか、どれくらいのスピードで仕事を進めているのかkintone同様に自動で図ることができるのです。

Microsoft Plannerのメリット　グラフ機能で「納期」を見える化できる

Microsoft Plannerでは、登録したタスクをカレンダー形式で確認することができます。

一つのデータを様々な切り口で見ることができるのは、kintoneと通じる部分がありますね。

カレンダー形式でタスクを可視化することで、この納期で無理がないか、タスクを実行する時間は確保できるか、どのように仕事を組み立てるかを検討することができます。

Microsoft Plannerのデメリット　シンプルに使わないと形骸化してしまう

Microsoft Plannerには、タスクの優先度を指定する機能や、任意に設定できるラベル機能でタスクの色分け、分類わけを行うことができます。

しかし、ラベルや優先度等、複雑に運用しようとするとルールが必要になり、ルールに縛られるあまり活用レベルが下がってしまう懸念があります。

Microsoft Plannerのデメリット　繰り返しタスクには対応できない

Microsoft Plannerでは、毎月、毎週繰り返すような定例のタスクを自動作成するような機能はありません。

そのため、「毎月かならずこのタスクを決まった時期に行わなくてはならない」といった決まった繰り返し作業の管理には不向きと言えます。

そのようなタスクの場合には、kintoneを活用することをお勧めいたします！

Microsoft Plannerを活用すべきタスクとは？利用シーンまとめ

Microsoft Plannerを使ってみた上で、どのような場面でのタスク管理に向いているのかをまとめました！

Microsoft Plannerに向くタスク･利用シーン

突発的に発生するタスク
顧客(案件)に紐づかないタスク
今すぐではないけれどやった方がいいタスク

Microsoft Plannerに向かないタスク･利用シーン

定期的に繰り返す必要があるタスク
顧客(案件)に紐づくタスク(そのタスクを進めるためには案件詳細を確認する必要があるタスク)

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この記事を書いた人

comdec

サイボウズ社のオフィシャルコンサルティングパートナーのコムデックです！日本人の心の故郷と言われる”伊勢”にて1997年に創業し、kintoneの対面開発をはじめとする様々なクラウドサービスの導入、システム開発、ネットワーク構築・保守等をご提供してきました。中小企業に寄り添う“伴走支援”を得意とし、ツールの導入だけに留まらない業務改善を全国規模でご支援しています。