会計･経理業務を効率化するには？5つの方法と手順･成功事例を紹介

会計･経理業務は、内容が多岐にわたるにもかかわらず、1人または少人数で担当しているケースが多い業務です。
特に中小企業はその傾向が強く、また法改正等によって会計･経理業務は日々複雑化していると言えます。
そんな業務負担の増加や、それに伴うケアレスミスなどのリスクを解決すべく、会計業務の効率化を希望する企業さまは少なくありません。

会計･経理業務を効率化するためには、会計ソフトの導入がおすすめです。
今回の記事では、会計効率化の必要性や流れ、具体的な方法などを解説します。

この記事でわかること

• 会計･経理部門の業務効率化を実現する方法
• 会計業務を効率化する必要性

こんな人におすすめの記事です

• 会計･経理部門の業務効率化を実現したい方
• 会計業務を効率化することのメリットを知りたい方

会計・経理業務を効率化する必要性

具体的な会計･経理の業務は大きく日次で行うこと、月次で行うこと、年次で行うことに分けられ、その内容は以下のとおりです。

【主な経理業務】

• 日次：経費精算、現金の出し入れ、伝票や帳簿への記録 など
• 月次：預金残高確認、売上や仕入れの計上、給与計算 など
• 年次：在庫の計上、決算のまとめ、賞与計算、年末調整 など

【主な会計業務】

• 日次：経費の仕訳 など
• 月次：売上や仕入れ･給与の仕訳
• 年次：給与や年末調整年次決算の仕訳、法人税等の計算と仕訳、決算書作成 など

会計･経理業務では、企業のお金の流れを正確に計算･把握する必要があります。
また、会計･経理業務は簿記等ある程度の専門知識が必要になることから属人化しやすく、さらにミスなく計算･入力を行う必要があることから担当者にとっては業務負荷の高い状態になってしまうことも少なくありません。
さまざまなリスクや負担、無駄なコストを削減するためには、会計･経理業務の効率化が必須なのです。

会計･経理業務は営業などと違ってルーチンワークが多いため、効率化を実現しやすい仕事と言えます。
業務効率化を実現できれば、以下のようなメリットを得られます。

• 作業時間の削減
• 人為的ミスの軽減
• 従業員負担の軽減(他業務への従事が可能に)
• 人件費の削減
• 決算業務の効率化

そしてこれらの効率化を実現できるのが、会計ソフトです。

会計･経理業務を効率化する流れ

会計･経理業務を効率化する流れを紹介します。

1. 会計･経理業務の内容の可視化
2. ECRSの原則による業務の見直し

業務効率化を目指すなら、まずは現状や課題の洗い出しから始めましょう。
それぞれの具体的な方法と流れを解説するので、参考にしてみてください。

会計･経理業務の内容を可視化する

会計･経理業務を効率化するためには、まずそれぞれの業務内容を可視化することが重要です。
日次･月次･年次ごとにわけて、時系列に書き出します。

はじめは、売上管理や仕訳の入力など大まかな業務で問題ありません。
大まかな内容を書き出せたら、次のステップとして「行動が見えるレベル」まで業務を細分化していきます(経費の精算･通帳の記帳･請求伝票の送付など)。

業務が可視化されれば、自社が抱えている課題が明確になります。工数が多い、確認作業に手間と時間がかかりすぎているなど、課題が明確化されることで改善すべきポイントが見えてくるのです。

ECRS(イクルス)の原則で業務を見直す

書き出した業務内容･発見した課題をもとに、次はECRS(イクルス)の原則で業務を見直しましょう。

ECRSとは、生産現場や経理部門で用いられる業務効率化のためのフレームワークです。以下4つの原則にもとづき、業務を見直します。

• Eliminate(排除)：業務をなくしても問題ないか
• Combine(結合)：そのほかの業務とまとめられないか
• Rearrange(再配置)：業務の順序や方法を変えられないか
• Simplify(単純化)：業務を簡略化できないか

上記をもとに、無駄な入力やチェックの削減、工数のかかる業務の簡略化などを検討します。また、類似した業務であれば、複数をまとめることで工数の削減や従業員の負担軽減が可能です。

担当者の変更が業務全体の最適化につながるケースもあります。社内で行っていた一部業務をアウトソーシング(外注)することで、会計･経理の効率化を実現できる場合もあるでしょう。

会計･経理業務を効率化する5つの方法

会計･経理業務を効率化する方法を5つ紹介します。
会計ソフトの導入が最も効果的ですが、企業によってはアウトソーシングやOA機器のスペック向上などを検討してみるのもおすすめです。

会計ソフトを導入してシステム化を推進する

会計･経理業務の効率化には、会計ソフトを導入したシステム化の推進が有効です。会計ソフトによって会計･経理業務をIT化すれば、手入力の削減や人為的ミスの回避などを実現できます。

他システムと連携できる会計ソフトなら、金融機関との取引･給与計算データの自動取得や自動仕訳もできるので、日々の面倒な入力作業を自動化可能です。
また、各種レポート機能を活用すれば、業務や経営状態の見える化、経営判断の材料としても役立ちます。

ペーパーレス化･キャッシュレス化を進める

会計･経理業務の効率化を目指すなら、ペーパーレス化･キャッシュレス化を進めることも大切です。
従来の会計･経理で用いられていた「大量の書類を紙で保存する」「小口現金を経費精算に使用する」という業務フローには、多くの手間がかかります。

電子帳簿保存法の改正によって、ビジネス文書は紙ではなく電子文書(ペーパーレス)での保存が求められています。
また経費精算にかかる工数増加などが課題となる小口現金管理も、キャッシュレス化を進めることで無駄な業務の削減が可能です。

銀行に直接行く回数を減らす

従来の会計･経理業務では、入金や振込･支払があるたびに銀行へ足を運ぶ必要があります。
会計･経理業務の効率化を目指すなら、銀行に直接行く回数を減らすことも有効です。

【銀行に行くデメリット】

• 待ち時間が長い(特に月末や10日等)
• 行くだけで時間がかかる
• 帳票の記入が必要
• 印鑑等会社にとって重要なものを持ち出さなくてはならない(持ち出しできないと余計に手間がかかる)

インターネットバンキングを使ったり、システム化によって支出･入金などのデータを自動取得したりすれば、上記の課題をすべて解消できます。

アウトソーシング(外注)を検討する

企業によっては、アウトソーシングを活用することで会計･経理業務の効率化を目指せる可能性もあります。
「すべての経理業務」の依頼もできますし、記帳代行や仕分け、給与計算や請求書の発行など、一部分のみの外注も可能です。

マルチディスプレイの導入･パソコンのスペックを向上させる

マルチディスプレイの導入やパソコンのスペック向上も、会計･経理業務の効率化に効果的です。
マルチディスプレイがあれば、画面を切り替えずに複数の情報を同時に閲覧できます。

また、パソコンが古く動作が悪い･性能が低く使いにくいなどの場合は、スペックの高いものへの買い替えがおすすめです。
単純に、作業効率のアップを目指せます。

会計ソフトの導入で会計･経理業務の効率化を実現した事例

中小企業で使われている会計ソフトは「オンプレミス型」が多いです。
しかし、オンプレミス型は使用デバイスが限られるだけでなく、全てのデータを手入力する必要があります。

一方、クラウド型の会計ソフトを導入すれば、使用デバイスに縛られず手入力による作業も不要です。
具体的に、クラウド型の会計ソフトを導入することでどのような効果があったのかをご紹介します。

会計ソフト導入による経理業務改善事例

• 会計ソフト以外のサービスとの連携で各種データを自動取得･入力･仕訳
• 電子帳簿保存法対応で紙の保存が不要
• 総務の会計に関わる業務フローの所要時間が合計52時間から12時間に

「マネーフォワードクラウド会計」の魅力は、他システムとの連携が豊富で柔軟性がある点です。
例えば、給与計算システムと連携すれば、会計ソフトに従業員の給与データが自動で入力･仕訳されます。
実際に、クラウド型会計ソフトを導入したコムデックでは、請求書･経費精算･給与計算などのシステムと連携することで業務にかかる所要時間が従来より約75％も削減されました。
会計･経理の業務時間が削減されれば、従業員の負担軽減や人件費の削減にもつながるでしょう。

より詳しい事例内容を知りたい方は、以下の記事をご覧ください！
▼バックオフィス全体の効率アップを実現するクラウド会計活用術

会計･経理の業務効率化を目指すなら「マネーフォワードクラウド会計」がおすすめ

会計･経理の業務効率化を目指すなら「マネーフォワードクラウド会計」の導入がおすすめです。
クラウド型会計ソフトであるマネーフォワードクラウド会計なら、使用デバイス･場所を問わず業務を進められ、自動入力･仕訳によって二重三重入力の手間からも解放されます。

さらに、他システムと連携すればバックオフィス業務の一元化も可能です。
マネーフォワードクラウド会計を活用して、会計･経理の業務効率化を目指しましょう。