会計ソフトと経費精算システムの違いとは？連携して業務効率化を図る方法を解説

「経理」としてひとくくりにされがちではありますが、「経理」の中には給与計算や経費精算、会計処理など複数の業務が含まれています。
経理業務全てを一つのソフトでカバーすることは難しく、会計業務は伝票登録や各種帳票の出力ができる会計ソフト、経費精算業務なら上長への承認ワークフローも実施できるような経費精算システム……というように、それぞれの業務に適したソフトが存在します。
とは言え各業務システムは完全に独立しているわけではなく、例えば会計ソフトと経費精算システムを連携させることで業務効率化を図ることが可能です。

この記事では、会計ソフトと経費精算システムの特徴や違いを詳しく解説します。
そのうえで両者を連携するメリットや注意点を解説していきますので、紙で経費精算を実施されている企業様や、会計と経費精算の連携による業務効率化に興味のある方は記事を参考にしてください！

この記事でわかること

• 会計ソフトと経費精算システムとの違い
• 会計ソフトと経費精算システムを連携する方法

こんな人におすすめの記事です

• 会計ソフトと経費精算システムの違いを知りたい方
• 経費精算を会計ソフトで行いたい方

会計ソフトとは？

会計ソフトとは、決算書や総勘定元帳などの会計書類を作成する機能を持つソフトのことです。
会計ソフトを導入することで、会社の会計業務を効率的に行うことが可能となります。

紙ベースで会計業務を行う場合、出入金などの動きを記載した伝票を仕訳帳や総勘定元帳に転記するなどの作業が必要です。
一方、会計ソフトを導入すると、入力した内容がそのまま会計帳簿に反映されるため転記作業も不要となります。

クラウド型の会計ソフトであれば、オンラインバンキングと連携して入出金明細を自動取得できるため、会計業務を大幅に効率化できます。

経費精算システムとは？

経費精算システムとは、会社の経費精算業務を効率的に行うための機能を備えたシステムのことです。
各従業員が経費システム上に立て替えた経費などのデータを入力し、上長などの管理者が経費の承認･却下をシステム上で行うことができます。

従業員としてはレシートや領収書からの自動入力機能により申請作業を効率化でき、管理者としても提出された経費申請の合計額などを自分で計算する必要がなくなりますので、効率的に確認業務を進めることが可能です。

経費精算システムには様々な種類がありますが、ついていると便利な機能としては以下の通りです。

• 経費明細の自動取得機能…クレジットカードや電子マネーなどと連携し明細を自動取得することができます。
• 経費の分析機能…従業員ごと、部門ごとなどで経費の利用額を分析することができます。
• 交通費の自動計算機能…通勤経路、出張の経路などから交通費を自動計算することができます。

こうした機能を備えた経費精算システムを導入することで「経費が自動集計されるので電卓が不要になる」「システム内で経費の承認を得られる」「紙での経費申請を廃止できる」など大きなメリットを得ることができます。

コムデックのおすすめする経費精算システムの「マネーフォワードクラウド経費」なら、レシートや領収書は写真に撮るだけで電子帳簿保存法に対応でき、月ごと、従業員ごとに集計したデータを給与計算ソフトに連携して、給与と一緒に精算することも可能です。

経費精算システムの導入により、会社での現金レスなど経費精算業務の効率化を成功させた事例はこちらの記事で詳しくご紹介しています！

▼会社から現金を無くしたい！マネーフォワードクラウド経費と給与連携で経費精算を効率化｜建設業　株式会社アイケーディさまの導入事例

会計ソフトと経費精算システムの違い

会計ソフトと経費精算システムは同じ経理業務に関わるものではありますが、根本的な違いがあります。

会計ソフトは、会社の会計業務を効率化するものです。そのため、ソフトへの入力業務などは経理担当など専門の担当者が行います。
一方、経費精算システムは、経理担当者だけでなく各従業員が経費の申請･承認のために利用するため、経費の入力は主として各従業員が行います。

このように、会計ソフトと経費精算システムは効率化の対象が異なるだけでなく、データを入力する人も異なります。
しかし、両者を連携することで、二重入力の必要がなくなるなど業務のさらなる効率化を図ることが可能です。

会計ソフトと経費精算システムを連携するメリット

会計ソフトと経費精算システムを連携することで、従業員が経費精算システムで入力した経費を、そのまま会計ソフトの仕訳データに反映させることができます。
申請された経費を元に科目を確認して会計ソフトに手入力する必要がなくなるため、ミスや作業量を減らすことが可能です。

「従業員に会計科目を選択して申請してもらうのは難しいのでは？」と不安に思われた方もいらっしゃるかもしれませんが、マネーフォワードクラウド経費であれば、従業員の方が選びやすいような「経費科目」をあらかじめ設定しておくことでその点もクリアすることができます。
例えば、従業員向けの経費科目は「文房具」としておき、その経費科目が選択された時に会計に連携する仕訳は「備品消耗品費」とする……といった設定が可能です。

経費精算システムで申請･承認された経費は自動的に会計ソフトに連携され、経理担当者は自動連係された仕訳が正しいかどうかを念のためチェックするだけで済みます。
単体で利用しても効果のある会計ソフトと経費精算システムですが、相互に連携させることで経理業務の多くを効率化することができ、経理担当者の作業量を大きく削減することができるのです。

会計ソフトと経費精算システムを連携する方法

会計ソフトと経費精算システムの種類によって、それぞれ連携できるものとできないものがあります。
これから導入される場合には、連携可能なソフト･システムを選ぶのがおすすめです。

例えば、マネーフォワードクラウド会計とマネーフォワードクラウド経費は、どちらもマネーフォワードが提供しているサービスのため、シームレスなデータ連携が可能です。
連携方法についてもとても簡単で、一度「仕訳を送信する」ように設定すれば以降は自動で会計側に連携されます。

自動連係ができないシステムやソフトの場合、経費精算システムからデータを書き出し、そのデータを自社の会計ソフトに合わせて調整するなどの処理をしてから取り込む必要が出てきます。
せっかくシステム化するのであれば、自動的に連携できるものを利用するのがおすすめです。
同じシリーズのシステムであればまず間違いなく連携できるため、会計ソフトや経費精算システムの導入を検討する際には、「もう一方のシステムも提供しているかどうか」を確認してください。

会計ソフトと経費精算システムを連携する際の注意点

会計ソフトと経費精算システムを連携するには、当然のことながら、2つのソフト･システムをそれぞれ導入する必要があります。
そのため、導入や運用のコストに関してはあらかじめ把握しておくようにしましょう。

ここでは、会計ソフトと経費精算システムを導入･連携する際の注意点を3つ紹介します。

導入コストがかかる

コストと言っても、ただ費用的なコストがかかるだけではありません。
会計ソフトと経費精算システムを連携して利用する場合、各従業員、管理者、経理担当者と多くの人が運用に関わることになります。
そのため、導入初期には利用方法を浸透させるためには時間と根気が必要となるケースもあるでしょう。

使用方法に不安がある、不便に感じるなどの状況を放置していては、業務効率化のために導入したシステムが無駄になる可能性があります。
スムーズに運用するために、導入サポートを利用するのもおすすめです。

運用コストがかかる

会計ソフトと経費精算システムを連携して運用する場合、それぞれ毎月の利用料が発生します。

ただし、単純な利用料だけで判断するのは早計です。
システム連携による業務効率化でこれまでその業務に携わっていた人の業務時間が削減されることを考えると、費用対効果としてはシステムを導入した場合のほうが大きくなります。
運用のコストとそれにより削減されるコストの両方を加味して判断していきましょう。

経費科目を設定しておく必要がある

これはマネーフォワードクラウド経費を導入する場合の注意点ですが、会計ソフトと経費精算システムのデータを連携させる場合、あらかじめ経費科目(その経費科目を選択したときに、会計に連携する仕訳の科目が何になるか)を設定しておかなければなりません。
一度登録すればあとは自動的に正しい会計科目で仕訳が作成されるため、最初と科目が増えた際のみ必要になる作業です。

経費科目作成に当たっては、事前に「自社の社員がどんな経費を申請してくるのか」を洗い出しておきましょう。

会計ソフトと経費精算システムを連携して業務効率化を図ろう

会計ソフトと経費精算システムを連携することで、経理業務を効率化できます。
手入力･手計算によるミスや手間を無くすことができるため、会社としても従業員としても効率的に経費精算を進めることが可能です。
会計ソフトと経費清算システムを連携して利用するにはそれぞれに導入コスト･運用コストがかかりますが、効率化によるメリットを考慮すると費用対効果は高いと言えるでしょう。

まだ紙で経費精算を実施されている企業様は、電子帳簿保存法対応も見据えてシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか？