kintoneで請求データを自動集計！マネーフォワードクラウド請求書に転送で請求業務の負担を軽減｜リンク＆パートナーズ社会保険労務士法人さまの開発事例
社会保険労務士さまのように、「顧客ごとに契約内容と金額が違うけれど、定期的に請求が必要」な業種では、請求データの作成や請求書の発行業務が煩雑になりがちです。
請求書発行ソフトをご利用の方もいらっしゃると思いますが、請求書を発行するためのデータ入力や別ソフトからの転記を無くし、もっと手間をかけずに請求業務を行いたい方も多いのではないでしょうか。
そんなとき、kintoneなら契約情報や金額から請求データを自動集計し、マネーフォワードクラウド請求書との連携によって請求書の作成も簡略化できるため、請求業務の負担を大幅に削減できます。
今回は、kintoneによる請求データの自動作成と、マネーフォワードクラウド請求書への連携によってワンクリックで請求データが送信可能になったリンク＆パートナーズ社会保険労務士法人さまの事例を紹介します。
請求データを自動作成したい企業さまや請求業務の負担を軽減したい企業さまはご覧ください。
目次
毎月の請求書作成業務の負担が大きい…kintoneで請求書作成までの流れを簡略化したい！
リンク＆パートナーズ社会保険労務士法人さまは、労務管理に関する相談や各種保険手続き、申請代行など幅広い事業を行う社会保険労務士事務所さまです。
企業が従業員の能力を最大限に引き出し、能力を活かした組織づくりができるよう、専門家の立場から支援を行っています。
リンク＆パートナーズ社会保険労務士法人さまは、もともとkintone(キントーン)を導入して顧問先様の手続き管理等に活用していました。
しかし、請求業務はkintoneを使っておらず、kintone外で管理している契約情報を参照して毎月請求書発行システムで請求書を作成していたため、請求データの作成と請求書の発行に多大な時間と手間がかかるという課題を抱えていました。
そこで、請求担当者さまの業務負担を軽減するために、kintoneを活用した請求データの自動作成プロジェクトがはじまったのです。
kintoneとマネーフォワードクラウド請求書を連携し請求書作成業務の簡略化に成功！
リンク＆パートナーズ社会保険労務士法人さまの場合、まずはkintoneに契約情報や金額など請求データに必要な情報をまとめる必要があります。
kintone内に請求に必要なデータがそろっていれば、後はkrewData(クルーデータ)を使ってデータを自動作成することが可能です。
kintone内で作成された請求データは、インボイスにも対応しているマネーフォワードクラウド請求書と連携することでワンクリックで適格請求書を発行できます。
ここでは、マネーフォワードクラウド請求書に連携するためのデータの作成手順と、業務負担を最小限に抑える工夫を解説します。
マネーフォワードクラウド請求書に連携する請求データをkintoneで自動集計する方法
kintoneで自動集計した請求データをマネーフォワードクラウド請求書に連携するために、リンク＆パートナーズ社会保険労務士法人さまでは以下の手順でデータを作成しました。
①請求データに必要な情報をkintone上に登録
社会保険労務士さまの場合、「顧問料は毎月一定だけど、給与計算や賞与計算は人数によって変わる」「就業規則の作成や助成金の申請等、都度請求するものもある」ことがほとんどです。
そのため、まずは「どのような場合に請求が発生するのか」「その金額はどのように算出しているのか」を整理し、それぞれの情報を登録すべきアプリを決めて項目を追加していきました。
例えば、顧問料等の毎月決まった金額を請求するものは顧問先様の基本情報を管理しているアプリに登録しました。
ここで登録されたデータが、後ほどkrewDataによって自動集計されます。
就業規則作成等の、内容によって金額が変わるものについては、それぞれのタスクを管理しているアプリに請求に必要な項目を追加しています。
給与計算等の人数に応じて請求額が変わるものは、基本料金や単価を顧問先アプリに登録して置き、実際の計算人数は給与計算のタスクを管理するアプリに入力いただくことにしました。
②請求書アプリを作成
請求データをどこから集めてくるかはっきりしたら、今度はそれらの情報を月別・顧問先別に集約する請求書アプリを新たに作成しました。
このアプリには、krewDataによって自動作成された請求データが自動登録されます。
各アプリから集めてきた請求情報が明細として連携されてくる仕組みです。
③krewDataでフローを構築
請求データの入り口(請求の元となる金額情報を入れるアプリ)と出口(請求書アプリ)が決まったので、krewDataで自動データ作成の仕組みを構築していきます。
krewDataでは、各種アプリから必要な情報を自動集計し、請求書アプリに登録するフローを構築しました。
krewDataは、指定した条件のもと、アプリをまたいでデータを自動集計できるプラグインです。
krewDataのフローを実行することで、各アプリから集めた請求情報が自動的に請求書アプリに作られるようになります。
④ワンクリックでマネーフォワードクラウド請求書に連携できるよう設定
最後に、請求書アプリに登録した請求データをワンクリックでマネーフォワードクラウド請求書へ連携できるように設定します。
マネーフォワードクラウド請求書に請求データを連携したら、あとはマネーフォワードクラウド請求書側で請求書の送付や入金消込を行うことが可能です。
負担を最小限に抑え入力漏れを起こさない工夫で効果を最大化
リンク＆パートナーズ社会保険労務士法人さまは幅広い業務を請け負っているため、請求金額として集計するルールやフィールドなど整理すべき項目が多く、仕組み化には時間がかかりました。
しかし、抜け漏れのない請求データ作成のためにはこの工程を丁寧に行うことが不可欠です。
リンク＆パートナーズ社会保険労務士法人さまでは、この仕組みによって請求担当者さまの負担となっていた請求データの作成業務が削減され、請求書の発行業務がワンクリックで済むようになりました。
また、入力漏れが起きないような仕組みを各アプリに取り入れることで、安心して業務を進められるようになっています。
kintoneとマネーフォワードクラウド請求書の連携で請求担当者さまの負担軽減を実現！
kintoneとマネーフォワードクラウド請求書の連携によって、リンク＆パートナーズ社会保険労務士法人さまの要望通り、請求担当者さまの請求業務にかかる時間を大幅に削減できました。
krewDataにより請求データを自動集計できるようになったため、請求担当者さまによる請求データの作成業務がなくなり、請求書発行もワンクリックでマネーフォワードクラウド請求書に飛ばせるようになりました。
マネーフォワードクラウド請求書はインボイスにも対応しているため安心です。
注意しなければならないのは、krewDataで自動集計することで請求データの集計のプロセスが見えなくなることです。
krewDataでどのように集計をしているのかを理解していないと、正しい請求月で正しい金額を請求できなくなるケースがあります。
例えば、krewDataで集計を行う際、「月末でデータを締めるので、各アプリに『前月の月末日』で請求日が登録されているデータを毎月1日に集計する」ように設定していたとします。
そうすると、請求日を月末以外にしているデータは場合には集計に含まれなくなってしまいます。
これはあくまで一例ですが、正しい請求データを作成するためには、集計される日付や金額の項目を把握しておく必要があるので注意しましょう。
kintoneとマネーフォワードクラウド請求書を連携して請求書作成業務の負担を軽減しよう
リンク＆パートナーズ社会保険労務士法人さまは、請求データに必要な情報をkintoneにまとめ、krewDataを使って自動集計できるように設計しました。
さらに、マネーフォワードクラウド請求書と連携後、ワンクリックで請求書を発行できる仕組みも構築し、請求担当者さまの業務負担を大幅に軽減できました。
各種金額の情報をkintone上で管理できるようになってきたため、今後は担当別や顧客別の売上分析をリアルタイムに行えるようにしていく予定です。
株式会社コムデックでは、課題に合わせてkintoneアプリを構築する「対面開発」を提供しています。
請求データの作成や請求書発行業務の負担を軽減したい場合は、お気軽にお問い合わせください。
