kintoneで協力会社の日報を一括管理して二重チェックの手間を削減｜建設業 協成工業株式会社さまのアプリ開発事例

日報をエクセルで管理している企業さまは多くいらっしゃいますが、細かい数字の記入が必要だったり、翌月にならないと資料が出てこないため処理が進められなかったりと、手間と時間ばかりかかっていないでしょうか？
特に勤務形態や働く場所、人数が流動的な建設業界では、自社の社員だけでなく外注先スタッフの管理もしなければならず、原価管理にも関わるため経理担当者の負担が大きくなりがちです。

これらの課題は、日報をkintone化し「日次で勤怠を確認できる」「協力会社別に自動で集計される」ようにすることで解決できます。

この記事では、協力会社の日報をkintoneで作成し一元管理することで、請求書との突合がしやすくなり、集計作業の効率が格段に上がった建設業の事例を紹介します！

現場監督から外注日報が来るまで業務が進められない！手動入力の手間も合わせて改善したい

建設業では複数の現場でさまざまな人が業務に携わっており、管理が煩雑になりがちです。
現場が遠方のため、書類やデータのやり取りに手間がかかることも課題として挙げることができます。

協成工業株式会社さまは、岡山県に本社を構え、社会の基盤を担う重化学工業プラント、環境プラントに関する企画、設計、製造、建設、メンテナンスまでを、幅広い技術でトータルに迅速に行うことで、優れたコストパフォーマンスを実現している建設業の企業さまです。

協成工業株式会社さまでは、社員日報集計をkintone(キントーン)で自動化することにより、大幅な業務効率化に成功しました。
▼kintoneの勤怠管理で社員日報集計にかかる工数を大幅削減 | 建設業 協成工業株式会社さまのアプリ開発事例

しかし、建設業の現場には自社スタッフだけでなく外注先スタッフも常に出入りしており、勤務時間も工事の進捗具合や天候などに左右されるため流動的です。
そのため経理担当者は、現場監督から協力会社の日報が共有されるまで、経理関係の業務を進めることができません。

さらに経理担当者の手を煩わせていたのが、各社各人ごとに立て替えたお弁当代の集計でした。
手書きの外注日報と照らし合わせながら、立て替えた弁当の個数をエクセルのシートに手動で入力し、現場ごとに種類･値段の違う弁当の集計表を作成しなければなりません。

出来上がった集計表の数字はまた現場監督に確認してもらう必要があるため、入力とチェックに膨大な手間と時間がかかっていました。

手動入力は抜け漏れの心配もあるため、何重もの確認が必要です。
ただでさえ締め日の目前で時間がない時に、この手間がかかる作業をなんとか改善できないものかと頭を悩ませていました。

そこで考えたのが、外注用の日報もkintoneで一括管理することです。
協力会社の日報もkintone上で共有することができれば、誰でもリアルタイムで数字の確認が可能になります。
経理担当者は現場監督から日報を渡されるまで待っている必要がなくなり、自分のペースで業務を進めることができるようになると考えました。

kintoneで勤怠管理アプリを作る方法をまとめた資料はこちら！

集計ロジックをkintoneアプリに落とし込むことで自動化！請求書の突合時間の削減に成功

協力会社の日報もkintone上で一括管理しようと考えた協成工業株式会社さまでは、今までのエクセル･手動による日報管理から脱却するため、以下の手順で改善を図りました。

【改善の流れ】

1. 手作業で行っている手順を見直し、集計の仕組みを明確化
2. 必要な情報を漏れなく収集できるアプリを作成
3. これまで手動で行っていた集計をkintone上でどのように自動化するかを検討
4. エクセルで集計していた数字と合うかどうかを慎重に確認
5. 運用スタート

手順の見直し･集計の仕組みの明確化

エクセルのkintone化、集計の自動化を実現するためには、まずは現状の手順や仕組みを明らかにする必要があります。
今まで記入が必要だった情報は何のための数字なのか、どのような集計結果になればいいのか……等、まずは当たり前になっている集計業務のひとつひとつを細かく見直していきました。

手作業で行っている集計をどこまで分解できるかが、kintoneへと設定を落とし込むために非常に重要な作業です。
経理担当者にとっては、日々の業務と並行してこの作業を行うのは負担も大きいですが、ルーティン化していて気付かなかった非効率な作業や無駄な業務の発見にもつながります。

入力補助も活用しながらアプリを構築

建設業にあわせて項目ごとに集計設定や条件･権限の設定等を行い、出来上がった外注用日報アプリがこちらです。
現場ごとに工数や作業者一覧をまとめて見ることができ、各作業者ごとの勤務時間や注文した弁当の種類･個数まで一目瞭然です。

一見すると項目が多いように見えますが、事前に集計ロジックをできるだけ明確化しておいたことで過不足のない入力フォームを実現しています。

とは言え、これだけの項目を一つ一つ入力していくのは手間がかかります。
いくらその後自動集計できると言っても、入力するのは忙しい現場監督。
入力自体が負担になってしまえば、エクセルに逆戻りしかねません。

そこで、協成工業株式会社さまの外注日報アプリでは様々なアプリを使って入力を補助しています。

特に条件分岐処理プラグインでは、「一括で業務開始時刻に入力」項目にチェックを入れたときに全ての外注作業員の入場時間に一括で同じ時間が入力される等の設定を行い、なるべく手間なく入力いただけるようにしています。

日報からの自動集計はkrewDataで実現

続いて、自動集計の方法をkintone上でどう設定するかについては、複数のkintoneアプリにまたがるデータから集計、加工などを行えるkrewData(クルーデータ)というプラグインを導入しました。

kintoneでは企業ごとの複雑な管理システムに対応するため、さまざまなアプリやプラグインを組み合わせることでより見やすく、使いやすくカスタマイズすることができます。

社員の日報と一緒に、アプリに登録された協力会社の日報から日々の工数･金額･お弁当代等を集計しているkrewDataのフローがこちらです。

krewDataのフローを構築したら、実際に登録された日報から集計を行い、従来のエクセルで集計していた数字と合わせていきました。

各作業員の勤務時間や発注した弁当の個数･金額までkintoneアプリ内で自動集計されているため、弁当の発注先や協力会社から届く請求書内容との突合も、kintoneの集計画面を見ながら数字を照らし合わせるだけで完了。
毎月何時間もかけて手動で計算していた手間と時間が不要になり、作業効率が格段にアップしました。

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勤怠集計のフローをシンプルに設計することで二重三重もの管理が不要に！脱属人化を実現

協力会社の日報をkintoneで一括管理することに成功した協成工業株式会社さま。
協力会社の工数や金額も毎日自動集計されるので、経理が締め日後にまとめて集計をする手間を削減できました。

翌月、協力会社から請求書が届いたら、kintone上で自動的に集計された内容と突合すれば完了！
もし相違があれば、内訳に日ごとの集計が表示されているため追いかけて確認することができます。

また、各外注先の作業者ごとの出勤日数や残業時間を一覧化して確認できるようになったことで、現場監督はだれがどれだけ働いているかを即時把握できるようになりました。
労働基準法の改正により、建設業でも2024年4月から残業上限規制が施行されます。
これにより、時間外労働や休日労働時間について新たな上限規制が設けられ、企業はこれを遵守しなければなりません。

建設業界は他業種と比べてどうしても長時間労働になりがちです。
kintoneの導入により、作業者ごとの出勤時間が可視化したことで、現場監督が作業者たちの労働時間に意識を向けるきっかけにもなりました。

kintoneを活用して建設業の複雑な日報集計を自動化しよう

日報の集計ロジックをkintoneアプリ内に落とし込むことで、協力会社の日報を一元管理することに成功した協成工業株式会社さま。
複数現場の日報を一か所にまとめられただけではなく、作業員の勤怠管理や弁当の個数･代金といった細かな数字まで自動集計できるようになりました。

日々の工数が自動的に集計されるため、協力会社からの請求書との突合がしやすくなり経理業務も大幅に効率化しただけではなく、外注先作業者ごとの出勤日数や残業時間などの数字が分かりやすく「見える化」したことで、現場監督たちが現場作業員の労働時間を意識するきっかけにもなりました。

kintoneを利用して、当たり前だと思っていた建設業の煩雑な集計･管理･確認作業をもっと効率化し、日々の業務をスムーズにしませんか？

「集計作業にかかる手間と時間を削減したい」「古い管理体制を見直して、オフィスのスマート化を実現したい…」そんなお悩みを抱えている建設業の経理担当者さまは、是非一度お気軽にご相談ください。