kintoneの勤怠管理で社員日報集計にかかる工数を大幅削減｜建設業 協成工業株式会社さまのアプリ開発事例

エクセルで日報や勤怠を管理している建設業は少なくありません。出勤簿や日報の一部はまだ紙で管理しているという企業さまもいらっしゃるのではないでしょうか？
特に建設業の場合には、勤怠のデータを給与計算に使うだけではなく、原価計算にも含める必要があるため、集計が煩雑になりがちです。

建設業の勤怠は「夜勤」や「待機」といった特殊な勤務も多く、エクセルや紙の場合には集計･確認のために多大な時間がかかります。
また、現場が遠方なことも多いため、資料が揃うまで処理を進められない……といったお悩みを抱えていらっしゃる経理担当者の方も多いのではないでしょうか？

これらの課題は社員日報の管理をkintone化することで解決できます。
この記事では、kintoneで建設業の社員日報集計を自動化し、スムーズに給与計算や原価管理に連携させた事例をご紹介します！

kintoneによる社員の日報管理(出面･勤怠等)…給与計算まで一気通貫で管理したい！

協成工業株式会社さまは、岡山県を中心として社会の基盤を担う重化学工業プラントや環境プラントに関する企画･製造から建設･メンテナンスまでを一貫して行う建設業の企業さまです。

建設業では工事が遠方になることも多く、そういった場合には各現場に直接出勤することがほとんどです。
そのため「社員の出面･勤怠は日報で後日提出」していただき、その情報を元に「給料計算や原価管理をするときは、別途エクセルに手入力」するという手間が生じていました。

【協成工業株式会社さまが抱えていた日報管理の課題】

• 各現場の従業員から提出された出面のエクセル(=日報)から必要な情報をコピペして集計用エクセルを作成するのが手間
• 給与に影響する数字で間違えられないため、手計算を何度も確認する必要があった

協成工業株式会社さまでは、当初「原価管理を効率化したい」というご要望からkintoneを導入し始めました。
建設業における日報はもちろん原価に含まれるため管理が必要ですが、「せっかくkintoneで日報管理をするなら、給与計算まで一気通貫して管理していきたい」というのが経理担当者の想いです。
給与計算にはマネーフォワードクラウド給与を利用する予定となっていたため、kintoneから取り込み用のデータを出力し、手入力なく取り込めるようにするのが理想でした。

kintoneで社員日報集計を自動化するための6つのステップ

日報をkintone化し、原価管理や給与計算をスムーズに進めるための取り組みを開始した協成工業株式会社さまでは、以下の6ステップでkintoneで社員日報集計の自動化を行いました。

1. 日報管理で集計する必要がある数字を明確化
2. 掛け率の異なる残業時間･残業代をどのように算出しているかの確認
3. プラグインで日報入力を補助
4. 自動集計を実施し、エクセルで集計していた数字が合うかどうかを確認
5. 承認フローや閲覧・編集権限を設定
6. 運用開始してからも発生した勤怠に合わせてアプリを調整

実際に出来上がった日報アプリがこちらです！
注意事項等も直接表示して、入力の間違いが起こらないようにしています。

協成工業株式会社さまでは、長距離移動の手当を支給したり、控除項目を差し引いたりするために必要な項目も明細に追加しています。
また、労働時間の計算方法が大きく異なる日勤夜勤(深夜所定･深夜残業)の集計については、それぞれの入力項目を分けることで解決。

さらに、建設業で生じがちな「現場付近の宿泊施設に泊まり込んで工事を行う」いわゆる出張の場合は、休日のため工事は行っていなくても出張手当を支給できるような設定にしました。

kintoneで勤怠管理アプリを作る方法をまとめた資料はこちら！

日報をkintone化する際のポイント

日報をkintone化するにあたってのポイントは以下の3つです。

• まずは基本的な勤怠に対応できる形にする
• プラグインを使って、間違いなく入力できる仕組みにする
• 必要に応じて承認フローや編集権限を設定

ポイント1：まずは基本的な勤怠に対応できる形にする

ポイントの一つ目は、「最初から全てのケースを想定して作るのは難しい」ということです。
勤怠はその時々によってさまざまなパターンが発生します。特に建設業の場合には夜勤やイレギュラーな勤怠も多く、それらすべてのパターンをあらかじめ洗い出してからアプリを作ろうとすると、なかなか実運用まで持っていくことができません。

そこで、ひとまずは「よくある勤怠のパターン」に対応できる状態にしておき、そこから徐々に手を加えて対応できる範囲を増やしていくのがおすすめです。

ポイント2：プラグインで入力補助

ポイントの二つ目は、「プラグインを活用して、入力しやすいアプリにする」ことです。
エクセルや紙からkintoneへ移行する際、必ずと言っていいほど出るご意見が「エクセル/紙の方が入力しやすかったのに、何故変えないといけないのか」というもの。
データ共有や集計のしやすさが変更のメリットではありますが、実際に入力する現場の方にとってはあまりメリットが無いのが正直なところです。

そこで、少しでも入力しやすくするためにプラグインを活用し、「この項目が選択されたらこの項目は自動で入力される」「不要な項目の表示が消える」等のカスタマイズを実施しています。

特に条件分岐処理プラグインはフル活用しており、例えば「勤務日が日曜でも振替出勤日なら平日扱いにする」といった処理や、「保存するときにこの項目が入力されていなければエラーを出す」等、入力間違いを極力減らせるように設定をしました。

条件分岐処理プラグインで設定している入力補助の例

• 前日の日報を複製したときに、必ず入力し直してほしい項目は初期化する
• 「レコードを保存する」タイミングでエラーが出るようにする
• レコード保存のタイミングで自動的に集計用の項目に情報が転記されるようにする
• 日勤･夜勤を選択したときに表示項目が変わる
• 振替出勤日は平日と同じ扱いにする

「条件分岐処理プラグイン」の活用については以下の事例記事で詳しく解説しています。
▼入力効率大幅アップ！kintone条件分岐処理プラグインの使い方徹底解説！

ポイント3：承認フローや編集権限を設定

これまでの紙やエクセルであれば、一度提出した後修正することはできませんでした。
しかしkintoneの場合、編集権限があれば後からでも勤怠の内容を直せてしまいます。
編集の履歴は残るとはいえ、原価計算や給与計算に使うデータを後から編集されては困りますよね。

そこで、協成工業株式会社さまでは「日報作成後に上長に承認を依頼する」ワークフローを設定し、承認の進捗状況に応じて本人や現場監督が編集できる範囲を限定しています。

承認フロー自体は現場監督と経理が確認するだけのシンプルなものですが、現場ごとの現場代理人(承認者)をレコード内に持たせることで「このステータスの時には誰が編集できる状態か」を細かく指定しています。

経理が確認した後は経理以外の従業員は編集することができない仕組みになっているため、後から修正されてしまうリスクを防ぐことができます。

日報集計にはkrewDataを活用！原価計算･給与計算両方のデータを一括作成

協成工業株式会社さまでは、日報を集計するために複数のkintoneアプリのデータを集計できる「krewData」プラグインを導入しています。
krewDataは細かな集計設定が可能となっているため、以下のようなフローを組むことで給与計算用のデータを自動作成しています。

krewDataの導入で日報の集計は自動的に行われるようになったため、経理担当者の業務負担が大幅に軽減されました。
原価計算はその他の請求書等と一緒に、別のフローで集計を行っているため、日報に関わる手計算はほぼゼロになったのです。

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kintoneによる社員日報の管理･集計で脱属人化！集計時間の大幅削減を実現

従来の日報管理は属人化しやすいという側面がありました。日報管理だけでなく、業務の属人化は急な退職や人事異動などが発生したときにトラブルを招きます。
一方、kintoneによる社員日報の管理･集計ならボタン1つで勤怠の集計が可能です。
単に「どこに誰が何時に出勤したのか」を把握するだけでなく、個人ごとの資格･通勤手当などについても自動集計ができます。

給与計算についても、データをクラウド給与計算ソフト「マネーフォワードクラウド給与」に取り込むことで計算とWEB明細書の作成までほぼ自動で完結します。
誰もが最新データを把握、管理ができる「脱属人化」を実現したのです。

日報から自動的に作られた月別の勤怠情報が「MF出力用」アプリに集約されるため、このアプリからkintoneの標準機能でCSV書き出しを行います。

書き出したCSVファイルをマネーフォワードクラウド給与に取り込めば、それだけで給与計算が完了です！

社会保険料や所得税、雇用保険料等の計算は全てマネーフォワードクラウド給与側で自動化されているため、給与計算にかかる手間も大幅に削減されました。

kintoneで社員日報集計を自動化する3つのメリット

kintoneで社員日報を管理するメリットは、主に3つあります。

• 月中でも日報の内容を確認修正できる
• 日報集計の自動化で工数･社員負担を削減できる
• リアルタイムな原価管理を実現できる

kintoneは、さまざまな業務アプリの作成や編集が可能です。
データはクラウド上に保存されるため、場所やデバイスを問わず常にリアルタイムで案件状況や数値を把握できます。
これまでは締め日が終わってからでないと確認できなかった日報も、一日ごと提出されればすぐに確認・調整ができるのもメリットです。

また、今回ご紹介したkrewDataの導入･給与計算ソフトとの連携を行えば、社員日報から原価管理の効率化･給与計算まで一気通貫で業務を行うことができます。
データ連携や自動集計で手入力による作業が削減されれば、人為的ミスの予防にもつながります。

複雑な勤怠になりやすい建設業の日報を自動集計するためには、まずは現在の集計の仕組みを明らかにし、様々なケースに対応できるよう根気強く修正を重ねていく必要があるため総務･経理の高い能力が必要です。
しかし、そこさえクリアしてしまえばkintoneや拡張機能導入の費用対効果は十分にあります。

kintoneで社員日報集計を自動化して総務･経理の業務効率化を実現しよう！

従来の日報管理において「複数の日報管理が大変」「集計時に工数や時間がかかる」などの課題を抱える建設業の企業さまは少なくありません。
複雑な勤怠･出面･原価･工数管理などの効率化を目指すなら、kintoneの活用がおすすめです。

社員日報集計の自動化には、総務･経理の業務効率アップだけでなく、従業員がコア業務に集中できるという魅力もあります。
kintoneによって脱エクセル化を実現し、業務効率化を実現しましょう！