勤怠管理をペーパーレス化する3つのメリットとは？タイムカードを電子化して業務効率化を図ろう！
IT活用やDXの重要性が叫ばれる中、企業では稟議申請や経費精算などさまざまな場面でペーパーレス化が進んでおり、それは勤怠管理も例外ではありません。
紙のタイムカードや出勤簿を手作業で集計・転記する勤怠管理をペーパーレス化したいとお考えの担当者様も多いのではないでしょうか？
この記事では、勤怠管理をペーパーレス化するメリットや注意点について解説します。
「勤怠管理とは何なのか」「何を管理すべきなのか」についてはこちら！
▼勤怠管理とは？効率的な方法とクラウド勤怠管理システムの選び方
この記事でわかること
- 勤怠管理をペーパーレス化するメリットと注意点
- 勤怠管理をペーパーレス化する方法
こんな人に向いている記事です
- タイムカードや出勤簿を廃止して勤怠管理をペーパーレス化したい方
- 勤怠管理業務を効率化したい方
目次
タイムカードによる勤怠管理の問題点
勤怠管理をタイムカードや出勤簿といった紙で行う場合、大きく以下の3つの問題点があります。
- 集計・計算に手間がかかる
- 人為的ミスが発生しやすい
- 保管スペースが必要
担当者の方は既に肌で感じていらっしゃることと思いますが、勤怠管理のペーパーレス化を進めるためには上長にもその問題点を認識してもらう必要があります。
実務に携わっていない上長の方がなかなか紙による勤怠管理の大変さをわかってくれない！という時は、以下のようなポイントに整理して伝えてみてはいかがでしょうか。
集計・計算に手間がかかる
紙による勤怠管理の場合、締日には全員分のタイムカードや出勤簿を回収し、エクセルに入力したり電卓で計算したりして、手作業で集計しなければなりません。
従業員が数十名であれば1日で終わりますが、人数が増えると回収と集計の作業だけで数日かかります。
その作業のために遅くまで残業する担当者様も多いのではないでしょうか。
ミスが発生しやすい
タイムカードが電子化されていない現場では、打刻漏れや記入間違い、集計時の計算間違いなどのミスが発生しやすくなります。
集計はエクセルでやっているから大丈夫という場合も、その前段階であるタイムカードからエクセルへの転記でミスが発生しないとは言い切れません。
そして、それらの入力ミスや集計ミスを防ぐために、二重、三重の確認が必要になる等、手間も増えてしまいます。
紙で提出された残業申請や有給休暇申請を紛失するリスクもあります。
本人は提出したのに、上司のデスクに埋もれていて給与担当者まで届かなかった、などというトラブルも起きがちです。
保管スペースが必要
出勤簿やタイムカードなど労働時間の記録は、原則として最後に記録した日から5年間(※)保存しなければなりません。
紙で管理する場合、従業員の数によっては相当な保管スペースが必要になります。
※保存期間については、2020年の法改正で3年から5年に延長することが決まりましたが、現在は経過措置として3年が適用されています。
タイムカードの保管期限に関して詳しくは、以下の記事をご覧ください。
▼タイムカードの保管期間は5年もしくは7年！違反した際の罰則は？
また、離職票や助成金の申請などでは、出勤簿の写しを添付しなければならないことが多々あります。
申請のたびに、対象者の出勤簿を探し出して1枚ずつコピーするという作業は、かなり非効率だと言えます。
勤怠管理をペーパーレス化する3つのメリット
勤怠管理をペーパーレス化するには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。
勤怠管理システムを使うと、次のようなメリットがあります。
- 業務が効率化される
- どこからでも打刻できる
- 法律を遵守できる
それぞれのメリットについて、詳しく見てみましょう。
業務が効率化される
勤怠管理をペーパーレス化する最大のメリットは、業務が効率化できることです。
先ほど問題点として挙げた「タイムカードの回収や集計作業」は、全て自動で行えるようになります。
勤怠管理システムと給与計算システムを連携させれば、面倒な入力作業も必要ありません。
給与計算システムを連携させるメリットは、以下の記事で詳しく解説しています。
▼勤怠管理システムと給与計算ソフトを連携させる3つのメリット
また、出勤簿の写しが必要な場面でも、勤怠管理システムなら毎月印刷しておく必要はなく、必要に応じて従業員と期間を指定するだけで出力可能です。
このようにして単純作業の時間が減ることで、給与の担当者も働き方改革や人事制度の構築など、より生産的な業務に時間を使えるようになります。
どこからでも打刻できる
勤怠管理システムは、パソコンやスマホなどのネット環境さえあれば、どこからでも打刻することができます。
そのため、客先や出張先、テレワークの従業員も正確に出退勤の打刻が可能です。
打刻データはすぐに管理画面にも反映されるため、上長や勤怠管理担当者等は打刻データをリアルタイムで確認でき、長時間労働にいち早く気が付くことができます。
テレワークにおける勤怠管理の方法とポイントについてはこちら！
▼テレワークでの勤怠管理はどうする？3つの課題と解決方法を解説
法律を遵守できる
勤怠管理のペーパーレス化、電子化は、厳密に言うと法律で義務化されているわけではありません。
ただし、2019年の法改正により、労働時間は「客観的な方法で」把握することが義務づけられました。
客観的な方法とは、手書きやエクセル入力などの自己申告ではなく、タイムレコーダーやパソコンの起動時間などによる記録のことです。
勤怠管理システムならリアルタイムで打刻ができ、簡単に改ざんできないため、客観的な記録と言えます。
また、近年は残業時間の上限や有給休暇の消化義務などに関する法改正もあり、管理すべき勤怠項目が増えました。
いずれも、締日にタイムカードを見てから初めて違反が発覚したのでは手遅れです。
勤怠管理システムでは、月の間であってもその時点での残業時間の累計をリアルタイムで把握できるため、上限を超過しそうな従業員にはあらかじめアラートを出すなどの対策が可能になります。
勤怠管理システムは、コンプライアンス遵守の意味でも有効なツールなのです。
勤怠管理における法律に関しては以下の記事で詳しく解説しているので、合わせてご覧ください。
▼勤怠管理における法律・労働基準法改正の重要なポイント【2022年版】
勤怠管理をペーパーレス化する際の注意点
ここまで解説した通り、勤怠管理システムを活用することでペーパーレスはもちろん、業務効率化や法律の遵守等、様々なメリットがあります。
しかし、実際に勤怠管理システムを導入するとなると、そもそも自社の勤怠管理に対応できるのかといった点やコストがどれくらいかかるのか、運用していけるのか等、心配な点も多々あるかと思います。
勤怠管理のルールは各社特徴があるため、安易に電子化するとデメリットの方が大きくなってしまいかねません。
ここからは、勤怠管理をペーパーレス化する際の注意点について詳しく解説します。
自社の勤怠ルールを洗い出す
勤怠管理システムを導入する際に一番不安が大きいのは、「システムを入れたとして、自社の勤怠管理のルールに沿った設定ができるかどうか」という点ではないでしょうか？
勤怠管理システムが自社の勤怠ルールに対応できるかを見極めるためには、まず自社の勤怠ルールを洗い出す必要があります。
フレックス等の変形労働時間制やみなし残業制等の勤怠ルールがある場合は要注意です。
勤怠管理のルールは各企業様々なので、自分たちでは普通だと思っていることが実際には一般的ではないということも少なくありません。
自社のルールをきちんと洗い出した上で、勤怠管理システムが対応できるかどうかを確認しましょう。
ここで一つおすすめしたいのが、今の勤怠管理のルールをどうにかしてシステムに設定するより、システム導入のタイミングで自社の勤怠ルールそのものを見直すという方法です。
昔から続く勤怠ルール(就業規則)が実態や現代の法令に即していないことは珍しくありません。
ツールが変わるタイミングでルールそのものを柔軟に変えることができれば、より効率的な勤怠管理を実現できるはずです。
導入・運用にかかるコストを意識する
勤怠管理システムを利用する場合、システム導入費や月々発生するシステム利用料が必要になります。
現在の方法で勤怠管理にかかっているコストと、システムを導入した場合のコストをそれぞれ算出してみましょう。
この時、コストは単純にタイムカード代などモノの値段だけでなく、集計作業に必要な従業員の数やその人件費、作業にかかる時間なども含めて判断することが重要です。
従業員の理解を得る
勤怠管理の方法を変更する場合、ほぼ全ての従業員に影響が及びます。
どれほど便利なツールでも、今までの方法が変わるとなると、人は少なからず抵抗を感じるものです。
特にパソコンやスマホ操作に苦手意識を持っていたり、紙の書類に押印する文化に馴染みがあったりする従業員からは、最初は拒否反応があるかもしれません。
導入する際には、事前に導入の目的やメリットをしっかりと説明し、使いやすいようにマニュアルを用意するなど、従業員の理解を得ることも大切です。
勤怠管理をペーパーレス化する方法
ここまでお伝えした通り、勤怠管理をペーパーレス化するには勤怠管理システムの導入が有効です。
勤怠管理システムは各メーカーからリリースされていますが、コムデックではKING OF TIME(キングオブタイム)をおすすめしています。
KING OF TIMEは、その豊富な機能と使いやすさからクラウド勤怠管理システム市場シェアNo.1！
業種を問わず様々な働き方に対応でき、一か月の無料トライアル期間も設けられていますので、「うちの勤怠ルールに対応できるかな……」と不安がある場合はまずKING OF TIMEを試してみましょう。
KING OF TIMEの特長
- 指紋認証、ICカードなど多様な打刻方法が選べる
- シフト管理ができる
- 残業や有休の申請・承認機能がある
- 残業上限のアラート機能がある
- 運用のサポート体制が充実している
自分たちで設定できるか不安がある場合には、公式のサポートセンターとやりとりをしながら設定を進めることもできますし、KING OF TIMEの公認アドバイザーに導入・運用のサポートサービスも依頼することもできます。
コムデックでもKING OF TIMEの初期設定～実際の運用までサポートしておりますので、導入をご検討の場合は是非ご相談ください！
実際にKING OF TIMEを導入した企業の評判はこちら！
▼KING OF TIME(キングオブタイム)の評判は？料金や導入事例を解説
勤怠管理システムを導入してペーパーレス化を図ろう！
勤怠管理をペーパーレス化することで、タイムカードの集計作業は早くなり、打刻忘れや計算間違いなどのミスも削減できます。
また、蓄積した勤怠データは画面上の操作ひとつで抽出できるため、時間外労働や有給休暇取得率の分析が簡単にできるのも魅力です。
勤怠管理のペーパーレス化をお考えの方は、これを機にぜひ勤怠管理システムの導入をご検討ください！
