派遣社員の勤怠管理の方法は？派遣対応の勤怠管理システムで業務効率化

派遣社員の勤怠管理は、「派遣元企業」と「派遣先企業」でそれぞれ負うべき責任が異なります。

まず、派遣先企業においては、派遣社員の勤怠は正社員や契約社員とは異なる形で管理する必要があります。
対して派遣元企業では、派遣先における勤務実態を元に適正な給与を支払い及び派遣先への請求を行わなければなりません。

このように、派遣社員については勤怠管理を行う組織と給与を支払う組織が異なるという特徴があり、それ故に管理方法も各社頭を悩ませていることが多くなっています。

「勤怠管理とは何なのか」「何を管理すべきなのか」についてはこちら！
▼勤怠管理とは？効率的な方法とクラウド勤怠管理システムの選び方

そこで今回の記事では、「派遣先企業」 「派遣元企業」それぞれの視点からどのような点に気を付けて派遣社員の労働時間を管理すべきなのかを解説！
また派遣元・派遣先双方にメリットのある効率的な管理方法をご紹介します。

この記事でわかること

• 派遣元企業、派遣先企業それぞれにおける派遣社員の勤怠管理の方法
• 派遣社員の勤怠管理に勤怠管理システムを導入するメリット

こんな人に向いている記事です

• 派遣社員の勤怠管理をミスなく効率的に行いたい方
• どのように勤怠管理をすべきか知りたい派遣元・派遣先企業の方

派遣先企業の勤怠管理方法・管理項目

派遣社員の指揮を執るのは、派遣先企業の仕事です。
それに伴い、派遣社員の労働時間や休憩取得状況の管理、派遣社員が安全に働ける環境の整備等の義務を負うのも派遣先企業となります。

派遣社員の労働時間管理

派遣先企業には、派遣社員の労働時間および出退勤時刻の記録を行う義務があります。
これらの記録を行う方法は特に限定されているわけではなく、紙ベースでもパソコンでも構いません。
注意すべきポイントは、労働時間および出退勤時刻の正しさを客観的に担保することです。

また、どのくらい時間外労働が発生したのかについても把握する必要があります。
派遣社員の場合、36協定は派遣元企業と締結されるため、派遣先企業はその内容を把握しておかなければなりません。
もし時間外労働が多く発生してしまう場合は、派遣社員の管理担当者が環境改善のための施策を講じることになります。

適正な休憩時間の取得

派遣社員が適正な休憩時間を取得しているかを管理することも、派遣先企業の義務のひとつです。
休憩時間の規定は派遣社員も正社員も同様で、6時間を超える勤務の場合には45分以上、8時間を超える勤務の場合には1時間以上の休憩を与えなくてはなりません。
従業員に休憩時間を与えることは企業の義務であるため、適正な休憩の取得ができているか必ず管理しましょう。

安全衛生管理

派遣社員の危険防止に関しては、派遣元企業と共に派遣先企業も管理責任を負います。
実際に「労働者派遣の実態からみて、派遣元に責任を問うことが困難な場合」は派遣先企業が責任を負うことと定められており、快適に労働するための設備を整えることは派遣先の義務となります。
また、当然ながら契約条件に含まれていないような危険な業務を指示することはできません。

派遣社員の安全衛生面の配慮は、例えば社員向けのリフレッシュルームがあるのなら派遣社員も使えるようにするなど、自社の従業員と同様に行うことが望ましいでしょう。
加えて、派遣社員を守るために、パワハラやセクハラが起きないよう日々のチェックを行う必要もあります。

派遣元企業の勤怠管理方法・管理項目

派遣社員と雇用契約を結ぶのは、派遣元企業です。
そのため、賃金支払いや年次休暇付与に関しては派遣元企業が管理責任を負います。

適正な賃金の支払い

派遣元企業は正社員と同様に、派遣社員に対し適正な賃金を支払う義務があります。
そのためには、単に労働時間を把握するだけではなく、時間外労働や深夜時間の労働がどのくらい発生したのかも把握しなければなりません。

各時間に対する割増率は、派遣社員の場合も変わらず以下の通りです。

（※）は2023年3月までは大企業のみに適用。

ただし、2023年3月分の給与まで注意が必要なのが「月60時間以上残業」の場合の割増率です。
大企業には既に適用されていますが、中小企業には2023年3月までこの月60時間以上の場合の50％割増は適用されていません。

そして、派遣社員の場合には「割増賃金の支払義務のある事業主に今回の改正法が適用される」となっています。
そのため、「派遣先は中小企業だが派遣元は大企業」の場合には「月60時間以上残業を行った場合の割増」が適用され、逆の場合(派遣元は中小企業だが派遣先は大企業)には適用されません。

年次有給休暇の付与

年次有給休暇は労働基準法で定められた労働者の権利であり、派遣社員にも適用されるものです。
雇い入れから6ヶ月経過し、かつ算定期間の8割以上出勤している従業員は、年次有給休暇の取得が可能になります。

2019年4月から、10日以上の年次有給休暇が発生した従業員には年5日以上の取得をさせることが義務化されました。

また、年次有給休暇の取得義務化に伴い「年次有給休暇管理簿」を労働者ごとに作成し、3年間記録を保管しなければならなくなった点にも注意が必要です。

災害補償

災害補償、つまり労災保険の適用は、労働者災害補償保険法によって、労働者を使用する事業の義務と定められています。
ここでいう「労働者を使用する事業」とは派遣元企業にあたるため、労災保険の適用が必要となります。

派遣社員の勤怠管理における3つの課題

給与の支払い義務を負う派遣元の企業から見たとき、派遣社員の勤怠管理には主に以下の3つの課題があります。

勤怠状況の把握が難しい

1つめは、派遣社員の勤怠状況をリアルタイムで把握できないことです。
先ほどお伝えした通り、派遣社員の勤怠管理は派遣先企業の義務となるため、派遣元会社が派遣社員の勤怠状況を知るためには派遣先企業から勤怠状況を送ってもらう必要があります。

とは言え、その方法の場合には月の締め日以降にならなければ時間を把握できないため、派遣先の勤怠管理方法に加えてLINE等で始業と終業のタイミングをチャットしてもらう方法を取っている派遣元企業さまも多くいらっしゃるのではないでしょうか？

ただし、この方法はあくまで後日派遣先企業から提出される資料が正しいかどうかを確認するための補足情報であり、「勤怠管理」が行えているかというとやや疑問が残ります。
加えて自己申告であるため客観性に欠ける他、転記や集計等手作業が多く必要になるのも課題と言えるでしょう。

勤怠データを一括で管理できない

当然ながら、派遣先企業は一か所ではありません。一つの派遣先に複数人が派遣されることはあれど、基本的には各派遣社員はばらばらの勤務先で業務に従事します。

そのため、勤怠データを一括でまとめて管理できない点も問題です。

勤怠データが集まるまでに時間がかかる上、データの形式も派遣先ごとに様々。
それらを取りまとめて集計するのにも時間コストがかかる他、データ入力ミスや集計ミスが発生してしまう恐れもあります。

派遣元と派遣先で勤怠管理方法が異なる可能性がある

勤怠管理のシステムや入力ルールなどは、各派遣先企業によって異なります。
打刻時間は正しいとしても、派遣先企業のルールで集計された勤怠時間は自社のルールに沿っていない可能性が高く、出されたデータをそのまま給与計算に使うことはできません。

そのため、提出された打刻データを元に自社の給与計算に合わせて必要な数値を算出しなおす必要があります。

派遣対応の勤怠管理システムを導入する4つのメリット

先ほど挙げた3つの課題の通り、派遣元企業は派遣社員の勤怠管理・集計にかなりの工数をかけて給与計算や請求を行っているケースが多くなっています。

しかしこれらの課題は、派遣社員の勤怠管理に対応した勤怠管理システムを導入することで解決することが可能です！

勤怠管理業務が大幅に効率化できる

派遣社員の勤怠管理に対応した勤怠管理システムを導入することで、さまざまな面で勤怠管理業務が大幅に効率化されます。

派遣先毎や派遣社員ごとに異なる勤務時間はあらかじめ設定しておくことができ、その設定に従って自動的に勤務時間が集計されます。
当然、勤続年数に応じた有給休暇の付与や有休管理簿も自動作成可能です。

また、勤怠管理システムを給与計算システムと連携することで、給与計算もほぼ自動化できます。

さらに派遣先企業と派遣元企業で勤怠データを共有できるため、派遣先企業は毎月派遣元企業への勤怠データの通知をする必要がなくなります。

勤怠管理に関するヒューマンエラーが起こらなくなる

勤怠管理に手書きの出勤簿やエクセルを使用している場合、記入漏れや入力ミスなどが起こる可能性があります。

しかし、勤怠管理システムを利用すれば自動的に正確な出退勤時刻が記録され、それを元に労働時間を算出するためヒューマンエラーが起きません。

エラーも自動で補足・通知されるため、ミスの修正や、ミスがないかをチェックする時間も削減できます。

派遣社員の労働時間をリアルタイムに把握できる

勤怠管理システムの中には、派遣社員自身のスマートフォンで出退勤の打刻が可能なものもあります。
打刻を行うと即時でシステム上に反映されるため、派遣元企業は自社のPC等から派遣社員の労働時間をリアルタイムに確認できます。

法令順守がしやすくなる

人の手で勤怠管理を行っていると、派遣社員の労働時間が36協定を超過していたり、年5日以上の年次有給休暇取得ができていなかったりする恐れがあります。
従来の勤怠管理方法の場合、月中の残業時間を把握したり、現時点で何日有休をとっているのかをリアルタイムに把握することはできませんでした。

勤怠管理システムを活用することで、あらかじめ設定した時間を超過しそうな従業員や、規定通りの日数を取得できていない従業員がいれば派遣元、派遣先双方に通知を飛ばすことも可能となります。

また、勤怠に関する法律はよく改正されるため、従来はその都度改正に沿った勤怠管理ができるように仕組を見直す必要がありました。
これについても、勤怠管理システムであれば自動で法律に対応・アップデートしてくれます。

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KING OF TIMEでは、自動的に労働時間が集計されるのはもちろんのこと、スマートフォンから位置情報を利用した打刻を行うことができるため、きちんと「派遣先企業に到着していないと打刻できない」よう設定することも可能です。

さらに、給与計算システムと連携することで勤怠データの入力等が必要なくなり、ワンクリックで給与計算が完了できるというメリットもあります。

派遣社員の勤怠管理に対応した勤怠管理システムを導入して、勤怠管理を効率的に行いたいという担当者の方は是非ご検討ください！

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