kintoneとGoogleスプレッドシートを連携する方法をプラグイン･GASなど用途別に解説

kintoneを利用している企業様の中には、使い勝手や共有等の面から案件や顧客の一覧データなどをkintoneから切り離してGoogleスプレッドシートで管理しているケースが少なくありません。

kintoneとGoogleスプレッドシートを併用していると、同じことを何度も入力しなければならなかったり、ファイルがどんどん増えてしまったりして、データ管理の手間が増えてしまいます。
kintoneのみで管理できればそれが一番ですが、業務フロー上どうしても……ということもあるでしょう。

そんなときにおすすめなのが、kintoneとGoogleスプレッドシートの連携です！

今回の記事では、kintoneとGoogleスプレッドシートを連携する方法について解説します。

この記事でわかること

• kintoneとGoogleスプレッドシートを連携する方法
• kintoneとGoogleスプレッドシートを連携するメリット

こんな人におすすめの記事です

• kintoneとGoogleスプレッドシートを連携したい方
• データ管理を一元化したい方

kintoneとGoogleスプレッドシートを連携する5つの方法

Googleスプレッドシートは誰でも簡単に表形式のデータを作ることができ、さらに社内外を問わず共有しやすい非常に便利なツールです。
一方で、簡単に作れるがゆえにファイルが増えすぎてしまったり、最新版はどれなのかが分からなくなったりすることもあります。

これらの悩みは、kintoneとGoogleスプレッドシートを連携させることで解決が可能です。

kintoneとGoogleスプレッドシートの連携にはさまざまな方法がありますが、連携する前に主となるデータはどちらで管理していくのか、役割を明確にしておく必要があります。
それぞれの機能性を考慮すると、kintoneではマスタデータやプロセスを管理し、Googleスプレッドシートはデータ集計や一括更新などのアウトプットに利用するのがおすすめです。
このことを踏まえて、5つの連携方法とそれぞれのメリット・デメリットについて解説します。

CSV連携

kintoneデータをCSVデータで出力し、Googleスプレッドシートにインポートするという方法です。
CSV連携の作業自体は他のシステム間でもよく使われており、誰でもできることと費用がかからないことがメリットです。
データの出力･インポートという手間はかかりますが、週次や月次ペースであれば、大きな負担にはならないでしょう。

ただ、出力後にkintoneのマスタデータに変更が生じた場合は、Googleスプレッドシート側のデータも修正しなければなりません。
修正が少なければ手作業も可能ですが、件数が多い場合や頻繁にデータ修正がある場合は、双方のデータの整合性が取れなくなってくる危険性があります。

GAS

GAS(Google App Script)とは、Googleが開発･提供しているプログラミング言語のことを指します。
WEBサービスでは主流のJavaScriptという言語がベースになっているため、エンジニアにとっては馴染みやすく、特別な開発環境がなくてもGoogleアカウントがあれば無料で使えるのがメリットです。

とはいえ、プログラミング言語ですから、誰でもすぐに書けるわけではありません。
データ連携はエンジニアに依頼しなければできない、作業に時間がかかる、というのがこの方法のデメリットと言えます。

CData Connect

CData Connectとは、SaaS(kintoneのようにサーバー側で稼働しているソフトウェアから、必要な機能だけを選択して利用するサービス)で提供されるデータハブサービスです。
CData Connectという仮想のネットワーク端末を経由することで、kintoneのデータをリアルタイムでGoogleスプレッドシートに連携できるようになります。

コードを書く必要がないので、エンジニアでなくてもある程度のパソコンスキルがあれば利用できるのがメリットです。

Googleスプレッドシート出力プラグイン

プラグインとは、kintoneアプリに新しい機能を追加するソフトウェアのことです。
プログラミングの知識が無くても、インストールと簡単な設定だけで利用可能です。
Googleスプレッドシート出力プラグインを利用することで、kintoneアプリで設定したデータをGoogleスプレッドシートに自動的に出力できるようになります。

また、出力シートは同期されているため、kintone側のデータを変更するだけでGoogleスプレッドシートのデータも変更できるのがメリットです。
ただし、Googleスプレッドシート出力プラグインを利用するには初期費用と年間利用料がかかります。

DBHUB for kintone & Googleスプレッドシート

DBHUB for kintone & Googleスプレッドシートというサービスでも、kintoneとGoogleスプレッドシートの連携が可能です。
このサービスでは、kintoneからGoogleスプレッドシート、またGoogleスプレッドシートからkintoneの双方向の同期設定ができ、更新も自動と手動が選べます。
2段階認証で管理運用ができたり、管理者が利用者の状況を確認できるため、セキュリティ面でも安心です。

ただし、このサービスを利用するには連携数に応じた月額費用がかかります。

kintoneとGoogleスプレッドシートの連携方法はどれがおすすめ？

上記の通りkintoneとGoogleスプレッドシートの連携方法にはさまざまなものがあり、管理したいデータの量や予算の額、社内エンジニアの状況によって最適な方法は違います。
一般的な中小企業で連携作業をするのであれば、コムデックとしてはGoogleスプレッドシート出力プラグインの活用をおすすめします。

プラグインならプログラミングなどの難しい作業がなく、リアルタイムで同期でき、さらにメンバーの増減にも対応できるためです。
費用はかかりますが、無理にマンパワーで解決しようとしてデータ管理が追いつかなくなることを思えば、必要経費ととらえることもできるでしょう。

Googleスプレッドシート出力プラグインの設定方法は、次の通りです。

1. 該当アプリにプラグインをインストールする
2. kintone画面上でGoogleアカウントを使って認証を行う
3. プラグイン設定画面で出力したい項目等を選択する
4. kintoneの一覧画面で一括登録ボタンを押すとGoogleスプレッドシートに出力される

kintoneとGoogleスプレッドシートを連携する2つのメリット

kintoneとGoogleスプレッドシートを連携すると、次のようなメリットがあります。

情報を統一して管理できる

近年、企業ではさまざまなツールが使われているため、ツール間の情報の管理が複雑になっています。

例えば、社員同士の連絡にはグループチャットを使い、データ管理にはGoogleスプレッドシート、稟議決裁には営業支援ツール、さらにスケジュール管理はカレンダーアプリで…というように、様々なツールを使い分けるのがスタンダードになりつつあります。
しかし、ツールが増えすぎると1つの仕事を進めるのにいくつものツールを開かなければなりませんし、入力漏れなども発生しやすくなります。

kintoneならプロジェクトごとのワークスペースが作成できるため、これらの機能を全てワンストップで完結できます。

確認漏れが少なくなる

kintoneには、プロセス管理やリマインド通知の機能があるため、Googleスプレッドシートでは難しいそれらの機能を活用できるのもメリットです。
例えば、Googleスプレッドシートで契約期間などの期日管理をしている場合「期限1ヶ月前は黄色」「期限1週間前は赤」などの条件設定をしておくことで、対応が必要な案件がひと目で分かります。

さらに「対応期限1週間前」などの条件を設定しておくと、kintoneから自動でリマインド通知が届くため、確認漏れを防ぐこともできます。

本当に連携は必要？kintoneで一元管理をおすすめしたい理由

ここまで、kintoneとGoogleスプレッドシートの連携方法や連携のメリットをご紹介してきましたが、本当におすすめな運用は「スプレッドシートとの連携が必要ない業務フローとkintone環境を構築する」ことです。
何故なら、どれだけ連携をしていてもkintoneとGoogleスプレッドシートで二重管理となりますし、万が一連携のツールが動かなくなればその途端にどちらの情報が最新なのかが分からなくなってしまう恐れがあるためです。

また、活用するツールが増えれば、その分それを使う従業員の教育コストも必要になります。
手間とお金をかけて連携させるのなら、連携が必要ない仕組みをkintoneだけで実現できないかを検討するのが良いでしょう。

例えば、「エクセルのように一気にコピー＆ペースト等をしたい」「条件に合わせて色を変えたい」のであればkrewSheetというプラグインで実現できます。
外部共有したい場合には、ゲストアカウントやkViewer、じぶんページ等の活用で実現可能です。

まずは業務の見直しから！必要な時はkintoneとGoogleスプレッドシート連携を

kintoneとGoogleスプレッドシートを連携すると、プロセス管理やコミュニケーションも一元化することができ、業務効率をあげることができます。
しかし、「連携で便利にならないか」と考えるよりも、「連携不要にするにはどうすればいいか」と視点を変えて検討してみるのはいかがでしょうか？
自分たちではアイディアが出なければ、kintoneによる業務改善のプロに相談するのも一つの方法です。

業務の無駄を省くために必要なのは何なのかを検討した上で、必要であれば今回ご紹介したようなGoogleスプレッドシートとの連携方法を試してみてください！