kintone for LINE WORKSなら通知を繰り返してリマインドできる！標準機能との違いと設定方法を紹介

kintoneには標準で通知機能が備わっており、アプリにレコードが追加されたときや、レコード内のデータが条件を満たしたときなどに通知できます。

しかし、kintoneを使い込むと通知欄がすぐに「+99」になり、重要な通知が埋もれてしまいがちです。
リマインド機能もありますが、日時を指定できる一方で通知を繰り返すことはできないため、通知を見逃すリスクは変わりません。
そんな時、kintone for LINE WORKSを使えばkintoneの重要な通知をLINE WORKSに送ることができ、繰り返しリマインドすることも可能です。

今回は、kintone for LINE WORKSとkintone標準機能のリマインドの違いと設定方法を紹介します。
「kintone標準機能のリマインド機能では気が付けない」「kintoneの重要な通知の見逃しを防止したい」という企業さまは、是非ご覧ください。

kintone for LINE WORKSなら繰り返し通知を飛ばしてリマインドできる！

kintone for LINE WORKSは、kintone(キントーン)からLINE WORKSにチャットで通知を送信できる連携サービスです。
LINE WORKSからkintoneにデータを送信することもできます。

kintone for LINE WORKSは、LINE WORKSに通知する内容を柔軟にカスタマイズできるため、効率的な情報共有を実現できます。
オプションのリマインダー機能を使うと、kintoneの標準機能ではできない繰り返しのリマインド通知も可能です。

以下の記事でkintone for LINE WORKSの通知機能と使い方を詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。

▼kintoneとLINE WORKSを連携して通知の抜け漏れを回避！連携のメリットと活用事例を紹介

kintone for LINE WORKSとkintone標準機能のリマインドの違い

kintone for LINE WORKSには、kintoneの標準機能よりも柔軟性が高いリマインド機能があります。
両者のリマインダー機能の違いは、以下のとおりです。

比較すると、kintone for LINE WORKSのリマインダー機能は、LINE WORKSのユーザーであればkintoneにアカウントがなくても通知できるという特徴があります。

また、通知の件名や本文を自由にカスタマイズできるため、LINE WORKSの通知メッセージで、kintoneで管理している重要な情報やタスクを的確に伝えることが可能です。

ほかにも、特定の日時だけではなく、設定した日まで毎日または1日おきなどの間隔を設定してリマインドできます。
kintoneで見逃しがちな重要な通知をkintone for LINE WORKSに送信してリマインドすれば、通知の見逃しを防止することが可能です。
ただし、kintone for LINE WORKSのリマインダー機能はオプションなので、別途費用が発生する点に留意しておきましょう。

kintone for LINE WORKSでリマインド通知を設定する手順

ここでは、kintone for LINE WORKSでリマインド通知を設定する手順を解説します。
今回は例として「見積書を作成したのにもかかわらず送付していない」という対応漏れを防止するためのリマインダー機能を設定します。
なお、kintone for LINE WORKSの通知機能の設定方法は以下の記事で詳しく紹介しているので、参考にしてみてください。

▼kintone for LINE WORKSの通知機能を使って業務を効率化！通知設定の手順と活用例を紹介

1.リマインド条件を明確化する

まずは、リマインダー機能を使って通知したい条件を明確化します。

例として、「見積書を発行しているにも関わらず、見積書送付ステータスが『未』のままの時に上司と営業グループに所属する従業員へとリマインド」するように設定をしていきます。

この通知を設定することで、「見積書を作成したにもかかわらず送付していないことで案件の進捗が遅れる」ことを防ぎます。

このように、いつ･何を･どのように通知したいのかをあらかじめ明確にしておくことで、スムーズにkintone for LINE WORKSの設定を進めることができます。

2.通知設定アプリを開く

通知設定アプリは、「kintone for LINE WORKS」スペースのなかにあります。

アプリの一覧のなかに「【通知機能】通知設定」という名称のアプリがあるので、アプリを開きます。

このアプリに、通知したい条件をレコードとして登録していきます。

3.【通知機能】通知設定アプリの設定を行う

ここから、「見積書の発行日が昨日までの日付のもののうち、ステータスが「未」のままの見積書について、上司とチームのLINE WORKSグループに通知を飛ばす」という条件で、リマインダーを設定します。

通知内容を設定する

まずは、通知対象となるアプリのIDを「通知アプリID」に入力し、「通知タイミング」のなかから「リマインダー」を選択します。

アプリIDとは、アプリを開いたときURL欄に表示される数字の部分です。

続いて、通知させるbotを選択します。

連携用のBotをLINE WORKSの管理画面からあらかじめ作成しておくと選択できます。
Botとは、LINE WORKSのトークルームで利用できるチャットボット機能で、LINE WORKSと外部システムを連携させるときに活用します。

続いて、通知内容を入力します。ここで入力した内容がLINE WORKSに送られる文章となります。
この通知文章には、通知対象のkintoneアプリのレコード内に保存されている情報を入れることが可能です。

今回設定した通知内容は、次のとおりです。

{%案件名%}はフィールドコートと呼ばれるkintoneの機能で、フィールドに設定している値(文字列)をメッセージに反映できます。

{%案件名%}と設定した場合、見積書アプリの「案件名」というフィールドに入力されている文字列が反映されます。

LINE WORKSの通知メッセージでは「新店舗リニューアル工事見積書」といった具体的な案件名で表示されるため、どの案件が未対応なのかがすぐにわかるようになります。

通知条件とリマインダータイミングを設定する

次に通知条件を設定します。

通知条件は数式で入力する必要があり、通知条件に入力する数式は次の手順で取得可能です。

通知対象アプリの一覧画面の右にある「絞り込む」ボタンをクリックし、通知条件と同じ絞り込みの設定をします。

今回の例であれば「見積書の発行日が今日より前」と「見積書の送付が「未」の案件」になるように条件を設定しましょう。
設定ができたら、キーボードのF12を押して開発者ツールを開きます。
コンソール画面に「kintone.app.getQuery()」をコピーして貼り付けると、数式が表示されます。
これが今回使用する数式なので、コピーして【通知機能】通知設定アプリの通知条件欄に貼り付けてください。
このあたりの方法は、先ほどご紹介した記事でさらに詳しく解説しています！

続いて、8時から20時のなかで、リマインドしたい時間を選択します。今回は朝一に通知を行いたかったため、8時を選択しました。

通知したいユーザーを設定する

さいごに、通知先ユーザーIDと通知先グループを設定します。

今回は、コムデック管理者と営業グループを選択しました。
ここでは、LINE WORKSユーザーマスタアプリに登録されているユーザーを選択可能です。
登録したいユーザーが表示されない場合は、「kintone×LW連携設定アプリ」からユーザー情報を取得してください。

なお、通知先としてチャットグループを指定する場合は、LINEWORKSのチャンネルIDと一致させる必要があります。
該当グループにBotが追加されていないのであれば、先に追加してから設定を進めてください。
以上でリマインダー機能の設定は完了です。

4.kintoneからLINE WORKSに通知を飛ばす

設定どおりだと、見積書の発行日翌日になってもステータスが「未」のままの案件について、8時に通知が飛ぶはずです。

実際に届いた通知がこちらになります。

通知メッセージを見れば、どの案件の見積書が未対応なのかが一目で確認でき、送付漏れを防ぐことが可能です。
また、kintone for LINE WORKSのリマインダー通知では、ステータスが「済」に変更されるまで毎日8時にリマインドされます。

ここがkintoneの標準機能と大きく異なる部分です。
標準機能は、「翌日」や「一週間後」等特定の日に通知を飛ばせるものの、通知対象日を変えて複数のリマインダーを設定しなければ一度しか通知ができません。
そのため、見逃したり後回しにしたりすると見積書の送付漏れを防ぎきれないという課題があります。

一方、kintone for LINE WORKSのリマインダー機能なら、細かい通知条件と内容を設定したうえでリマインドできるため、業務の迅速化や対応漏れの防止に役立ちます。

kintone for LINE WORKSのリマインダー機能を使って業務を円滑化しよう

kintone for LINE WORKSのリマインダー機能は、kintoneの標準機能とは異なり、通知条件や内容を柔軟に設定し、通知を繰り返すことが可能です。
コミュニケーションの主体となるLINE WORKSに通知を飛ばせるため、kintoneの通知欄に埋もれることなく、重要な情報をキャッチできます。

コムデックでは「kintone for LINE WORKS」の導入から設定をサポートしています。
「kintoneの重要な通知を見逃したくない」「kintoneからの通知を繰り返しリマインドしたい」という企業さまは、お気軽にお問い合わせください。

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