【kintone for LINE WORKS】kintoneとLINE WORKSの連携でできること･できないことを導入事例とあわせて紹介
案件管理や顧客情報の管理はkintone、社内のコミュニケーションにはLINE WORKSを導入している企業さまが増えています。
コムデックが提供している連携ツール「kintone for LINE WORKS」を使えば、kintoneからLINE WORKSに通知を行うだけでなく、LINE WORKSからkintoneへデータを登録する、双方向の連携が可能です。
本記事では、この「kintone for LINE WORKS」の通知機能とチャット登録機能を使ってできることを解説します！
できることだけでなく、できないこともしっかりお伝えしますので、自社で運用できるか検討する際に参考にしてみてください。
目次
kintone for LINE WORKS【通知機能】でできること
kintone for LINE WORKSの通知機能は、kintone(キントーン)の通知をLINE WORKS(ラインワークス)に連携できる機能です。
通知機能でできることを、以下で詳しく解説します。
通知機能については、こちらの動画でも解説しています。
kintoneデータ登録時にLINE WORKSに通知する
kintone for LINE WORKSの通知機能では、kintoneデータが登録されたときに、LINE WORKSに通知するよう設定できます。
データが新規登録された場合はもちろんのこと、修正や削除があった場合にも通知が可能です。
例えば、「部下がkintoneで稟議申請をしたら、上司のLINE WORKSに件名を通知する」と設定しておけば、スムーズな決裁が可能です。
また、「kintoneの売上額が目標金額に達したら、部署のグループLINEに通知する」「イベントやセミナーで来場者が受付をしたら、営業担当のスマホに通知する」といった使い方もできます。
リマインドを通知する
リマインダー機能を使えば、「毎日」「1時間おき」などの通知を設定できます。
例えば「kintoneに登録した納品日が3日後に迫ったら、担当者のLINE WORKSにリマインドする」といったことが可能です。
kintoneアカウントが無い人のLINE WORKSに通知する
通知機能を使うと、kintoneアカウントが無い人のLINE WORKSにも通知を送ることができます。
通知するLINE WORKSは、グループと個人どちらでも問題ありません。
みなさんの中には、1つのkintoneアカウントを複数人で共有しているという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
その場合、1人目が通知を見ると既読になってしまうため、他の人が通知に気付かなくなってしまいます。
そんなときも、LINE WORKSの個人アカウントに通知を連携しておけば、全員に周知が可能です。
同様に、kintoneアカウントを持っているのは社員だけで、アルバイトや業務委託は持っていないという現場でも、LINE WORKSアカウントがあれば情報を共有できます。
通知の件名や本文を自由に設定する
kintoneは標準機能でも通知できますが、その場合は「レコードが追加されました」のような簡単な文章しか表示されません。
そのため、この一文だけでは内容が把握できず、結局レコード詳細を確認するひと手間が発生します。
そんなときにkintone for LINE WORKSの通知機能を使えば、件名や本文を自由に設定できます。
例えば、電話応対で伝言メモを伝える際にも、kintoneアプリに名前･連絡先･内容などを入力するだけで、担当者のLINE WORKSに概要を通知できます。
通知をカスタマイズした事例は、こちらの記事でも詳しく解説していますのであわせてご覧ください。
▼kintoneとLINE WORKSを連携して通知をカスタマイズ！活用シーンや導入事例を解説
kintone for LINE WORKS【通知機能】でできないこと
kintone for LINE WORKSの通知機能には、できないこともいくつかあります。
まず、社外のLINE WORKSアカウントへの通知連携はできません。
これは、通知がボット経由で送信される都合上、同じドメインであることが必要になるためです。
同じ理由で、LINE WORKSのグループに社外アカウントのメンバーが含まれる場合も通知できません。
このほか、個人向けサービスであるLINEやLINE公式アカウントへの通知も対象外となります。
また、kintone→LINE WORKSの通知連携はできますが、反対にLINE WORKS→kintoneの通知はできません。
kintone for LINE WORKS【チャット登録機能】でできること
kintone for LINE WORKSのチャット登録機能は、LINE WORKSのチャットから送信した内容をkintoneに登録できる機能です。
チャット登録機能でできることを、以下で詳しく解説します。
チャット登録機能については、こちらの動画でも解説しています。
LINE WORKSのチャットからkintoneにデータを登録
チャット登録機能を使えば、kintoneアカウントが無い人も、LINE WORKSからkintoneへとデータ登録ができます。
複数人で1つのkintoneアカウントを共有している場合や、kintoneアカウントを持たないスタッフがいる場合などに役立ちます。
スマホやタブレットからチャットでkintoneに登録
チャット登録機能なら、スマホやタブレットからチャット感覚でkintoneに登録できます。
1人1台のパソコンが無い工場･店舗や、パソコン操作が苦手な人でも導入しやすいのがメリットです。
また、外出先でも手軽に登録できるので、日報提出や運転者のアルコールチェックにも重宝します。
登録項目をシナリオで設定できる
チャット登録機能では、あらかじめ登録項目をシナリオで設定できます。
例えば、新規顧客の登録であれば「企業名を入力してください」→(回答)→「訪問日を入力してください」→(回答)→「受注確度を入力してください」……というように、kintoneに登録すべき項目を対話形式で引き出せます。
kintone for LINE WORKS【チャット登録機能】でできないこと
チャット登録機能では、社外のLINE WORKSアカウントからのチャット登録はできません。
これは通知機能と同じ理由で、連携する際にボットを経由しており、同じドメイン内でなければ送信できないためです。
また、グループチャットからの登録もできません。チャット登録機能を利用する際は、個人用のLINE WORKSアカウントが必要です。
情報共有が劇的に変わった！kintone for LINE WORKSの導入事例3選
ここからは、実際にkintone for LINE WORKSを導入した企業さまの事例を3つ紹介します。
日々の業務を効率化するヒントがたくさんありますので、ぜひ参考にしてください。
【通知機能】で利用者さまの通院記録を共有｜介護福祉業者さま
社会福祉法人ゆめネットさまは、愛知県を中心に10以上の事業所を運営されている介護福祉業者さまです。
kintoneを導入したものの、通知が多すぎることや、利用者さまの通院記録の共有に手間がかかっていることが課題となっていました。
介護という業務の特性上、常にパソコンを見ているわけではないため通知にも気が付きにくく、そもそもkintoneアカウントを持たないスタッフもいます。
そこでkintone for LINE WORKSを導入し、kintoneの「通院報告アプリ」の内容を、普段から連絡に使っているLINE WORKSに通知連携することで、リアルタイムでの情報共有が可能になりました。
▼kintoneとLINE WORKSを連携！ほしい通知を逃さずキャッチ｜介護業 社会福祉法人ゆめネットさまのアプリ開発事例
【通知機能】で電話メモの二重登録を廃止｜産業廃棄物処理業者さま
ナガイホールディングス株式会社さまは、名古屋を中心に産業廃棄物処理業を営む企業さまです。
電話応対で伝言メモを伝える際、以前はkintoneアプリに登録してから同じ内容をLINE WORKSのチャットに手入力して送信しており、二重入力の手間を削減したいと考えていました。
そこでkintoneとLINE WORKSの通知を連携させ、電話相手の名前や連絡先、用件を自動でチャットに通知できるようにしました。
これにより入力の二度手間がなくなり、伝え忘れや通知の見落としも削減できています。
▼kintoneとLINE WORKSの連携で電話内容の通知を効率化｜ナガイホールディングス株式会社さまのアプリ開発事例
【チャット登録機能】でアルコールチェックの結果を報告｜総合建設業者さま
株式会社アイケーディさまは、三重県津市に本社を構える総合建設業者さまです。
運転者のアルコールチェックの義務化に伴い、チェック結果を効率よく報告･管理できる方法はないかと検討されていました。
そこで導入したのがkintone for LINE WORKSのチャット登録機能です。
LINE WORKSでチャットボットを作成し、チェック結果の画像と最低限の入力項目を送信することで、情報をkintoneアプリに集約できる仕組みを構築しました。
これにより、運転者も管理者も、ほとんど手間をかけることなくアルコールチェックを運用できるようになりました。
▼kintoneとLINE WORKSの連携で運転者のアルコールチェックを効率化｜株式会社アイケーディさまのアプリ開発事例
kintoneとLINE WORKSの連携で情報共有を効率化しよう
「kintone for LINE WORKS」を使うことで、入力や報告などさまざまな業務が効率化できます。
コムデックでは、基本的な操作･設定方法のレクチャーはもちろんのこと、組織の課題に応じた活用方法もご提案いたしますので、是非お気軽にご相談ください。
