kintoneからメールを一括送信！kMailerプラグイン活用アプリ開発事例

年末年始･お盆の休業お知らせやメルマガ送付など、お客様に一斉でメールを送信したいタイミングは多々あります。
メールを一斉送信するには、まず対象のお客様に絞り込んだメーリングリストを作成し、対象のお客様が増減した場合には都度リストを修正して常に最新の状態を保たなければなりません。

また、できればメールの頭にお客様の名前を入れたいところですが、一通一通宛名の部分を変更していては時間もかかりますし宛名ミスの可能性もあります。

今回は、そんなメールの一斉送信業務をkintoneアプリとプラグインを組み合わせることで効率化したアプリ開発事例をご紹介します！

郵送で招待状や受講票を送付、頻度は少なくても毎回の準備が大変…

コムデックでは、毎年6月にIT活用戦略セミナーという大規模なセミナーを開催しています。
今ではZoomによるオンラインセミナーが主流となっていますが、リアルでしか体感いただけないことも多くあるということ、そして何より日本人の心の故郷と言われる伊勢にお越しいただき、その魅力を知っていただきたいということで、IT活用戦略セミナーだけはオフライン開催としているのが特徴です。

全国のお客様に向けて来場のご案内を行うわけですが、前回の開催まではダイレクトメールや受講票の送付を郵送で実施していました。

郵送には「現物があるので目に留まりやすい」というメリットがあります。
しかしその反面、お送りする書面内容の検討やデザインの依頼、封入作業や郵送代等、お客様の元へ届けるまでに多くの費用と時間がかかるというデメリットがありました。

毎回セミナー開催前になると、それらのご案内発送業務に時間がかかり、担当者の通常業務が圧迫されている状況。
それならその作業は外注したらいいのでは？と思われるかもしれませんが、一見簡単に見える送付リストの作成や印刷には細かなルールがあり、担当外の人員に引き継ぐ際には詳細なマニュアルや伝言が必要なため作業依頼も難しかったのです。

「イベントやセミナーなんてうちはやっていないから……」と思われるかもしれませんが、「お客様に一斉に同じ案内を送りたい」ケースは社内で多々発生します。

例えばお盆やGW、年末年始の休業案内をどうやって案内していますか？
書面を作成し封筒に詰めて、切手を貼って郵送していないでしょうか？

kintoneを活用すれば、これまでご案内の送付に割いていた手間をわずか3ステップで完了することができます。
実際にコムデックのIT活用戦略セミナーで活用したkintoneの仕組みを詳しく解説していきますので、是非自社ならどんなシーンで活用できるか考えながらご覧ください。

kintoneの顧客管理アプリとkMailerによるメール一括送信で業務を効率化！

お客様にkintoneの対面開発を提供しているコムデックですが、元々コムデック自身でもkintoneを活用しており、当然顧客リストもkintoneにて管理しています。
顧客リストは常に最新の情報に更新されているため、kintoneからそのままメールを自動作成して送付することができれば新たな送付先リストの作成やメールソフトからの送信作業が不要となり、効率的に案内をお届けすることが可能です。

しかしkintoneの標準機能では、取引先や顧客のメールアドレスの管理はできますが、kintoneユーザー以外にメールを送信することができません。
kintoneから直接メールを送付したい場合には、プラグインや外部サービスなどを利用する必要があります。

今回コムデックではkMailer(ケーメイラー)を活用し、メールの一斉送信を実施しました。

kintoneからメールを送付するツールはこちらの記事で詳しくご紹介しています！
▼「kintoneから直接メール送信したい…」おすすめの拡張機能3選！

kMailerはトヨクモ株式会社が提供しているkintoneと連携可能な外部サービスで、メールの送信作業を強力にサポートしてくれます。
メールの一斉送信機能を有しており、あらかじめ送信したい内容をまとめたメールテンプレートを作成しておくことでボタン1つでメールの一斉送信が可能です。
また、いつ誰にどのような内容のメールを送信したかの履歴もkintone上に残り、開封状況や添付ファイルのダウンロード状況も把握することができます。

IT活用戦略セミナーのご案内をkMailerを使って一斉送信するにあたり弊社で実施した内容はたったの３ステップです。

1. kMailerアプリで案内メールのテンプレートを作成
2. 顧客管理アプリからセミナーの案内を送付する対象を抽出
3. 一斉送信の実行

メールテンプレートの準備には多少の時間が必要ですが、案内の内容を検討して印刷･封入を行うための時間に比べれば、1/5程度の時間で準備を終えることができました。
また、kMailerを活用することで、一斉送信でありながらメールの先頭に各お客様名を自動挿入することができます。
リストの情報を元に自動でお客様名が入るため、宛名を間違える心配もありません。

参加証やお礼メールもkMailerならラクラク送信！開封状況までkintoneで把握可能

セミナーのご案内についてはkMailerを活用することで効率よく送信することができました。

さらに実施すべき作業として、ご参加いただく方への参加証の送付やセミナー実施後のお礼メールの送付があります。
これらの作業もkMailerを活用することで大幅に作業時間を削減することができましたので、弊社での取り組み事例をご紹介させていただきます！

セミナー参加者への参加証送付については、以下のステップで実施しました。

1. 参加表明をいただいたお客様情報を集約する「来場予定者アプリ」を作成
2. 参加証のダウンロードリンクを記載したメールテンプレートの作成
3. 一斉送信の実行
4. 参加証のダウンロードを実行いただけていないお客様のみに再送

ここでも来場予定者アプリの作成やメールテンプレートの作成など、多少の事前準備は必要となりますが、いったん体制が整ってしまえばあとはボタン一つで簡単にメールの一斉送信が可能です。

また、kMailerならではの機能として、送信したメールを受信者が開封したかどうかを把握することができます。
同様に、メール本文に記載されたダウンロードリンクへのアクセス有無についても、送信者側から確認することが可能です。

今回はこの機能を利用することで、参加証をダウンロードいただけていないお客様のみに絞ってメールを再送し、当日参加証をお持ちでないお客様を極力減らすことができました。
ただメールを送るだけではなく、その後のフォローまでできるのがkMailerの良いところです。
この機能があれば、「メールを送ったが見ていただけたか」の確認電話をする必要がありません。

お礼メールの送信についても同様に、ご来場いただいたお客様のリストに対してワンクリックでメールを送るだけ。
セミナーのご案内から参加者向けの受講票送付、そして開催後のお礼メールまで、一貫してkintoneで実施できました。

加えて、kMailerでメールを一括送信するのに細かいマニュアルは必要ないため、業務の脱属人化も合わせて実現出来たのです。

kMailerを活用するメリットとは？

コムデックが実際にIT活用戦略セミナーでkMailerを活用した事例をご紹介してきましたが、実際に郵送からkMailerに切り替えることでどのような効果があったのかをまとめました。

kMailer活用のメリット

• 案内状や受講票送付に要した作業時間が1/5に
• 既存アプリの活用や過去に利用したテンプレートの流用が可能なため、次回作業時の準備期間も大幅に短縮
• マニュアルいらずで誰でも簡単に活用でき、脱属人化
• メールを開封したかどうか、メール内に添付したURLにアクセスしたかどうかまで確認できてアフターフォローが効率化

メール送信もkintoneでできる！プラグインでアプリをより便利に

今回の記事では、コムデックでの取り組み事例をもとにkintoneとkMailerを活用することでどのような業務改善が可能なのかをご紹介しました。
既にkintone上で様々なデータを一元管理されているのであれば、kMailerの導入により多くの工数を要していた作業を大幅に削減できるかもしれません。

弊社では既にkMailerは必要不可欠なサービスとなっており、今後の更なる業務効率化に向けて活用範囲も拡大しています。
標準機能では難しいことも、プラグインを活用することで解決し、さらに便利にkintoneを活用できるのがkintoneの魅力の一つです。

kintoneを活用されている皆様、ぜひkMailerを活用し更なる業務効率化に向けて一緒に挑戦してみませんか？