kintone対面開発初回打合せ大公開！全社員がkintoneを活用するための極意編

そんな中勢製氷冷蔵株式会社さまが「最短スピードで全社員がkintone(キントーン)を使いこなせるようになる」ことに拘るのは、仕事を見える化して手戻りがなくなるような効率的な仕組み(業務オペレーション)を確立し、お客様へのレスポンスを素早く行うことでお客様にとってより付加価値の高い企業になりたいという思いがあるからです。

「コロナ禍で業務量が落ち着いているこの間に、全社員にkintoneを軸とした業務を習得してもらいたい」とおっしゃるのは、中勢製氷冷蔵株式会社さまの社長さまです。

kintoneは、蓄積されたデータを自動で集計･分析し、活用するところまでサポートできるツールです。
kintoneの詳細はコチラ！
▼kintoneとは？実現できること･業務アプリの例もご紹介！

kintoneを中心とした業務に組み立てなおすには現場で働く従業員の方の協力が欠かせませんし、kintoneへの入力に際して従業員の方に負荷がかかるようでは、積極的にデータ入力をしていただけない恐れがあります。

そこで、中勢製氷冷蔵株式会社さまではまず「入力する項目が簡単かつ社員全員がほぼ必ず利用するもの＝各種申請書類」のアプリ化から着手し、従業員の方にkintoneに慣れていただくことから始めることにしました。

従業員全員が必ず利用しているといういくつかの紙資料のお写真等を共有いただき、その中から「今の紙を中心とした運用方法では情報の共有スピードが遅いため、そこを改善したい」とお伺いした従業員さまの社内改善活動評価をkintoneアプリ化していきます。

これまでメールで投稿していただいていた内容をそのままkintoneに移し替えた形ですが、たったこれだけの項目の中にも「入力を簡単にする」「集計を簡単にする」ポイントがあります。

環境整備投稿アプリのポイントは以下の通りです。

• 作成日時…環境整備投稿を行った日時が自動で入ります。
  「集計・ポイント付与はあくまで投稿を行った日時で行う」とのことから、集計もこの日付を元に行うよう設定しました。
• スタッフ…別途作成した「従業員名簿アプリ」から従業員の名前を参照し、半自動的に入力されます。
  入力の形が統一されるため、表記ゆれによる集計値のズレを防ぐことができます。

作成日時とスタッフ名を基準に集計を行ったグラフがこちら！

• before/after…環境整備を行う前と後の写真。これまではメールに添付していた写真もkintoneならスマートフォンで撮影し、そのまま貼り付けることが可能です。
• 環境整備一覧…これまでは月1回しか共有を行えていなかった社内環境整備の情報が、kintoneを見れば「いつでも最新の情報」を確認できるようになりました。

ここから、もう少し日々の業務に踏み込んだkintone化を進めていきます。

中勢製氷冷蔵株式会社さまでは、社長さまから仕事の指示を行う際、現場のマネージャーまたはリーダーの方にまず指示を出し、その後各担当者に業務を振り分けています。

基本的に口頭で指示を行っていたため、直接でないと指示できず、さらに社長さまから見るとマネージャー、リーダーに指示をした後の担当が誰になったのかということや、その業務の進捗状況は把握できなくなっていました。

環境整備投稿は元となる資料がありましたが、これまでは各担当者の頭の中で管理をしていたタスクは形がありません。

「どんな項目が必要か」「どんな内容があれば指示をする方、受ける方共に問題なく業務を遂行できるか」を軸に、簡単なアプリを作成していきます。

その後、マネージャーの方が作業者を割り当てることで、その作業者だけでなく、社長さまにも通知され、誰がどのタスクの担当者となったのかを把握することができます。

さらに、タスクが登録された時点ではタスクは「未着手」となりますが、作業担当者の方が進捗状況に合わせて「作業中、完了」等を入力し、そのステータスが更新された際にも通知を行うことで、タスクの状況を正確に把握することもできます。

入力された期日が近づいてもまだ未完了であれば、担当者にアラートを出して作業を促し、タスクの抜け漏れを防ぎます。

また、各タスクについて追加の情報共有が必要な場合は、コメント機能を活用してコミュニケーションを行う事ができる他、変更履歴を表示してこれまでの動きを確認することもできるのです。

中勢製氷冷蔵株式会社さまでは、まず最初は社長さまからマネージャー、リーダーの方にタスクのパスを行うところまでをkintoneで行い、従業員の方にタスクの状況や報告を入力いただくのは環境整備投稿アプリで入力に慣れていただいてからにするとのことでした。

はじめは利用者を限定し、従業員に負荷がかからないよう改善を加えながら徐々に利用範囲を広げていく、まさに「スモールスタート」でkintone導入の効果を高めていきます！