kintoneと基幹システムの連携メリットや方法、活用事例を紹介

だいたいどこの企業さまにも入っている「基幹システム」。
この基幹システムを、クラウド型の業務改善プラットフォームであるkintoneと連携することで、kintoneをフロントシステムとして活用できます。
kintoneがフロントとなることで、「kintoneの便利さ」と「基幹システムの便利さ」を両立し、業務効率化を図ることができるのです。

今回は、kintoneと基幹システムを連携するメリットやポイントを中心に解説します。

この記事でわかること

• kintoneを基幹システムと連携し、フロントシステムとして活用するメリット
• kintoneを基幹システムと連携して利用する時のポイント

こんな人に向いている記事です

• kintoneと基幹システムの連携を検討している人
• kintoneと基幹システムを連携するメリットを知りたい人

基幹システムとは？

基幹システム、とひとくちに言っても、その内容は多岐にわたり、またどんなシステムを使っているかも各社様々です。
一般的には、以下に挙げるような企業の運営に関わる根幹となる業務をコンピューターで管理する各システムのことを指します。
自社の業務の中心になるようなシステムだとご理解ください。

• 販売管理システム
• 購買管理システム
• 在庫管理システム
• 会計システム
• 人事給与システム

ちなみに、独立して動くこれらの基幹システムたちを統合、つまり全部乗せして一元管理することを「ERP(Enterprise Resource Planning)」といい、同一のデータベースを参照するため情報の更新コスト等を押さえることができるというものです。

kintoneは基幹システムとの連携が可能

kintone(キントーン)そのもので販売管理システムや会計システムを実現し、ERP的に利用することもやり方によっては可能です。
例えば在庫管理等はkintone単体でも十分基幹システムとして使うことができます。

在庫管理のkintone化事例はこちら！
▼在庫管理をkintone化！業務効率化の鍵は徹底的な「見える化」にあった｜製造・小売・飲食業　株式会社勢乃國屋さまのアプリ開発事例

しかし、あくまでkintoneは汎用ツール。会計や給与、販売管理等においては、専門の基幹システムならできることもkintoneではあと少し手が届かない、そんなところがたくさんあります。

一方で、基幹システムは基幹システムで複雑で操作が重い、昔から使っているので画面が古く今はもう使わない機能がある、さらには外部からのアクセスが制限されているものもある……といった「基幹システムあるある」とも言うべき特徴があります。

まさにこちらが立てばあちらが立たず……といった二律背反の状態ですが、無理にどちらかのみに絞ることはありません。
何故なら、「kintoneだから入力しにくいけれど仕方ない」「基幹システムだからデータの集計等は行えないけれど仕方ない」そんな風にどちらか片方に絞ることで業務効率が落ちては元も子もないからです。

とは言え、両方を利用することで情報の二重管理となり、転記や更新の手間が発生するのはいただけません。

そこでコムデックでは「kintoneでできないことは専門の基幹システムに任せて、データはkintoneに連携させる」ことをお勧めしています。
kintoneと基幹システムを連携すれば、二重管理を防ぎつつ、基幹システムとkintoneの便利なところを活かすことができるのです。

ここからはkintoneと基幹システム連携時における実際の活用方法や活用事例について見ていきましょう。

基幹システムのフロントとして活用できる

kintoneは基幹システムのフロントとして活用可能です。
kintoneをフロント、つまりデータの入力や閲覧、集計、分析等を行うところとして活用することで基幹業務のデータ利用がスムーズになり、外出先からもデータの入出力が可能になります。

具体的な活用方法としては、kintoneから見積書や請求書を発行し、売掛金のデータを会計システムへ連携したり、逆に販売管理システムで作成した見積をkintoneに連携し、kintoneで原価管理をおこなったり等、会計や販売といった金額の絡む部分の事例が多く見受けられます。

kintoneを基幹システムと連携するメリット

kintoneを基幹システムと連携するメリットは、「kintoneの便利さ」と「基幹システムの便利さ」を両立しながら業務効率を高めることができる点です。
既にkintoneをご利用の方は日々体感いただいているポイントかと思いますが、改めて解説していきます！

スマホからも閲覧・入力が可能

基幹システムはPCで使うことが前提となっており、システムによっては社外からのアクセスができないようになっているものもあります。
それ故、基幹システムを使いたいときには社内に戻らなくてはならない……ということもしばしば。

しかしkintoneを基幹システムと連携すれば、スマホから直接データ入力や閲覧が可能になります。

処理したデータはそのまま基幹システムへ反映されるため、転記作業も必要ありません。
入力の手間が軽減することで、業務効率化へと繋げられるでしょう。

任意のデータを簡単にグラフ化・分析できる

基幹システムは、所定の業務を管理することが目的であり、システム中のデータを集計・グラフ化しようとするとエクセルに一度書き出して……という手順を踏む必要があることがほとんどです。

しかし、集計・グラフ化・分析はkintoneが得意とする分野。
基幹システムからデータを自動連係することで、kintone側で自分たちの知りたい切り口でデータを抽出し、任意のグラフを作ることが可能です。

基幹システムから連携してきたデータに「ステータス」を追加し業務の進捗をグラフ化すれば、これまでは各担当者の頭の中にしかなかった状況を可視化できます。

kintoneのグラフ化機能についてはこちらの記事で詳しくご紹介しています。
▼kintoneで売上管理を実現！アプリの作り方やグラフ設定方法を解説

基幹業務だけではなく、あらゆる業務の管理が一元化できる

基幹システムはその業務に特化したシステムですが、kintoneはそうではありません。
基幹システムのフロントとして活用することはもちろん、基幹システムとは直接関係のない業務もkintoneでは管理することが可能です。

ドラッグ＆ドロップでかんたんにアプリを作れるため、プログラミングの知識がなくても、誰でも業務改善を進めることができます。

kintoneと基幹システム連携の活用事例

kintoneと基幹システムを連携するメリットがわかったところで、実際に連携することで大きなメリットが生まれている事例を見ていきましょう！

▼kintoneで販売管理に必要な契約情報を管理！自動連携で請求書発行を実現

例えばこちらのダイバーシティ事業協同組合さまでは、kintoneに登録された契約情報を販売管理システムに連携することで請求書の発行を行っています。
kintoneで請求書の発行を行おうとすると、合計明細を作るためのプラグインや、印刷するためのプラグインが必要になります。

しかし、販売管理システムであれば請求書の作成･印刷･締め処理による「合計請求書」の発行から入金の消込、未入金の繰り越しまでを一貫しておこなえるのです。
kintoneで管理する情報と販売管理システムで管理する情報をすみ分け、その上でkintoneと販売管理システムを連携させることで二重管理のリスクもなくなり、月当たり8.5時間の時短に繋がりました。

▼kintoneでいつでもどこでもスムーズに見積承認

電気工事業の株式会社アイフク・テックさまでは、見積を作成した後、承認者である上司が社内にいないことも多く、紙と印鑑による見積承認に限界を感じていました。
そこで、工事の複雑な見積作成は販売管理システムで行い、見積の内容をkintoneに連携してプロセス管理機能で承認を回す仕組みを構築。

見積作成は販売管理システムを使うことで、複写や発行を簡単に行えるようになり、承認はワークフローを組んだkintone上で行うことで、上司はスマホからでも承認を行えるようになりました。

▼大量の手入力業務を卒業！kintoneにより実現した仕入管理・販売管理業務の劇的効率化術！

輸入商社である株式会社来夢さまでは、元々基幹システムで受発注データを管理していらっしゃいました。
しかし、基幹システムでは管理できる情報が決まっており、受注に対する発注の状況や予定納期といった「本当なら管理したい情報」を管理することができませんでした。

そこで、「これまでの基幹システムで管理しきれない情報」を管理するために、kintoneで受注した商品の発注状況を管理するアプリを作成。
kintoneのデータと基幹システムの受発注データを連動させることで、納期･出荷回答や倉庫チームへの入庫伝票など、他の部署や取引先への情報共有に必要なデータや帳簿も作成･出力できる仕組みを構築しました。
以前から使っていた基幹システムを活かすことで、転記や二重入力と言った間接業務にかかる時間を大幅に削減することができたのです。

kintoneと基幹システム連携時に整理すべきポイント

kintoneと基幹システムを連携する際は、実際に連携する前に検討しておくべきポイントが3つあります。

連携対象のシステムを明確にする

まずはkintoneと連携するシステムを明確にします。
ただ単に「販売管理システム」等の大枠でとらえるのではなく、まずは今基幹システムで管理している情報に何があるのかを書き出します。
それに加えて本当は管理したいけれど管理できていない情報は何なのかも書き出し、「今ある情報」と「欲しい情報」を統合した上で「kintoneと連携すべき情報は何なのか」を明らかにしましょう。

この時、kintone側で何を行いたいのかから逆算して考える方法も有効です。

それぞれで管理する情報のすみ分けと連携のタイミングを考える

「この情報は基幹システムで管理する」「この情報はkintoneで管理する」という情報のすみ分けを決めることで、連携すべき情報を最低限にすることができます。
連携対象のシステムと連携すべき情報が明確になったら、その業務を行う上で、どのタイミングでデータが連携されれば良いのかを検討しましょう。
リアルタイムに連携すべき情報なのか、それともボタンを押したタイミングでいいのか、一日一回、一週間に一回でいいのか……業務によって必要な頻度は異なりますので、「どんなタイミングで連携されたデータが必要なのか」「連携されたデータをどう使うのか」から最適なタイミングを導き出してください。

連携方法を検討する　難しければ外注も

kintoneと基幹システムの連携方法は、「エクセルやCSV使った手動連携」や「プログラミングによる開発」等があります。
エクセルやCSV使った手動連携は、基幹システムから書き出したエクセルデータを取り込むという方法ですが、標準機能で利用できる代わりに全て手動で行う必要がありますので、RPAでも使わない限り本来の意味での「連携」とは呼べないでしょう。
となるとプログラミングによる開発に頼ることになるわけですが、自社に開発チームを持っているのでなければ、「自分たちで連携方法を検討する」よりも「kintoneのアプリ開発も、プログラミングによる開発もできる」専門業者に依頼する方が無難です。

かつては莫大な費用がかかっていたシステム開発も、「kintoneと連携させる」という限定的な機能であれば、基幹システムを丸ごと作り直すのに比べて遥かに安価で済むケースも多いはずです。

▼kintoneアプリ開発は難しくない！自社開発と外注のメリット・デメリットを徹底比較

kintoneを基幹システムと連携して業務効率化を図ろう

今回はkintoneを基幹システムと連携するメリットや具体的事例について解説しました。
kintoneと基幹システムを連携し、kintoneをフロントとして活用することで、業務の効率化を図ることができます。

この記事で紹介した内容をもとに、kintoneと基幹システムの連携をぜひ活用してみてください。