kintone(キントーン)とは？できること･できないことまとめ アプリの活用事例もご紹介！

最近CMを目にする機会も増えたサイボウズ社のkintone。
エクセル等の表計算ソフトを利用している時によく発生する「重たい」「計算式が壊れてしまって使えない」「最新のファイルがどれなのかわからない」といった状況を解決してくれるクラウドツールのようですが、それだけでは自社の業務に合っているのか判断は難しいでしょう。

そこで今回は、「kintoneとは何なのか？」「kintoneを使うことでどんなメリットがあるのか」「どんなことができて、どんなことは難しいのか」という基本から、「目的別のkintone利用方法」の具体例まで、kintoneの全体像をご紹介します！

この記事でわかること

• kintoneとはどういったサービスなのか
• kintoneで何ができるのか、どう便利なのか

こんな人に向いている記事です

• kintoneが何なのか・何ができるのかを知りたい人

kintoneとは、できることが拡大するクラウドサービス

kintone(キントーン)とは、高度なプログラミング知識を必要とせず、誰でも簡単に業務効率化アプリの作成が可能なツールです。

アプリと言うとスマートフォンでご利用いただくようなひとつのシステムを思い浮かべるかもしれませんが、kintoneでの「アプリ」とは、一連の業務に必要な情報を一か所にまとめたものを指します。
「顧客台帳」のような一つのエクセルシートが一つのアプリになっていると考えるとわかりやすいでしょう。

kintoneのアプリにはデータの蓄積･一覧･検索ができるデータベース機能が備わっている他、データに対してコメントを書き込むことでコミュニケーションを取ることも可能です。

kintoneでは、エクセルやCSVのファイル読み込みや、ドラッグ＆ドロップといった簡単な操作でアプリを作成でき、さらにプラグインや外部連携を導入することで、できることが拡大します。
具体的には、社外の協力業者やお客様が直接入力できるWebフォームを作ったり、見積書や請求書を自社のひな形で作成したりなどが挙げられます。

▼kintoneの評判を総まとめ メリット･デメリット･導入効果を解説

アプリで、情報共有や業務プロセスの構築ができる

kintoneでは、手元にあるエクセルファイル等を簡単にアプリ化することができます。
アプリ化することでエクセルより使いやすいデータベースとなるだけではなく、クラウド上でいつでもどこでも最新の情報を共有することができます。

その他にも、アプリのひな形となるテンプレートが部署や業種別に100以上も用意されており、少しカスタマイズするだけでも簡単に自社専用アプリが作成可能です。

エクセルやCSVからデータベースを生成し、アプリを作成できる

kintoneはエクセルやCSVなどのファイルを読み込むだけでアプリを作ることが可能です。
エクセルやCSVを読み込むことで、一行一行のデータが登録されアプリとなり、自動的にデータベースになります。
データ集計やグラフ化も簡単にでき、欲しい情報をすぐに可視化することができるのです。

他のアプリのデータを取得して連携させるルックアップ機能(別のエクセルファイルのデータを参照するイメージです)や、アプリに添付したファイルの中身も含め検索する全文検索が可能なので、相互に連携し、なおかつ検索性にも優れたデータベースを構築することができます。

また、標準機能でデータの変更履歴が残るため、エクセルのように変更履歴を残すためのマクロを組み込まなくても「誰がデータをいつどのように変更したのか」の記録が残ります。
それだけではなく、「ある時点の変更前の段階にデータを復元する」ことも可能です。

加えて、kintoneのアプリでは出力するデータの範囲(項目、期間等の条件)を絞り込んだうえでCSVファイルとして出力することができます。
エクセルのように、用途に合わせて都度別のファイルを作成する必要はなく、よく使う絞り込み条件がある場合には同じアプリ内であらかじめ必要項目だけを表示する一覧を作っておくこともできます。

kintoneアプリストアのテンプレートを使って、自社に合ったアプリを作成できる

エクセル・CSV取り込みのほかに簡単なアプリの作り方として、「テンプレートからアプリを作成」する方法があります。

kintoneにはあらかじめ様々な業務に対応した「アプリテンプレート」が200種類以上用意されているため、例えば「顧客管理」「日報」「案件管理」といった、多くの企業さまが必要とするアプリをすぐに無料で利用することができます。
様々な業種･業務をカバーしているためここでは全てを紹介できませんが、以下のようなアプリがテンプレートとして用意されています。

業務に合わせてアプリをカスタマイズ

アプリはパーツのドラッグ＆ドロップで作成･カスタマイズが可能なため、プログラミングスキルは必要ありません。
その他の細かな設定も全てクリック操作で完結できるため、テンプレートを利用したり、エクセルやCSVで自動作成したアプリの一部を自社に合わせて少しカスタマイズ可能です。

レイアウトの変更、ワークフロー設定、集計設定、権限設定等をおこなうことで、自社の業務に合ったアプリを作ることができるのです。

データ入力レイアウトの変更･フィールドの追加が可能

kintoneではパーツをマウスで並び替えることでレイアウトを簡単に変更することが可能です。
並び替えだけではなく、アプリのデータ入力項目の追加や削除もできます。

kintoneにはフィールドと呼ばれるテキスト入力やボタン選択などを実装するためのパーツがあります。
フィールドにはリッチテキスト、日付、チェックボックス、計算など28種類があり、使いたい項目をドラッグ＆ドロップで配置していくだけで幅広い業務に対応できます。

kintoneの使い方やアプリの作り方、各フィールドについてはこちらで詳しくご紹介しています！
▼kintoneの使い方 基本的な機能から拡張機能までを分かりやすく解説！

ワークフロー設定で社内稟議の申請承認ができる

kintoneには標準機能でワークフロー(プロセス管理)機能があるため、社内で発生する申請･承認業務のワークフローを、kintoneプロセス管理機能を使ってkintone化することが可能です。
複雑な承認フローも設定できるため、経費申請や社内稟議･見積等の申請をkintone上で完結させることが可能です。

kintoneで申請を行えば、承認者が社外にいても素早く承認ができるため、業務が滞ることなく進み効率がアップします。

ワークフローのkintone化について、詳しくはこちら！
▼ワークフローをkintone化！プロセス管理・申請承認業務をペーパーレス化した事例を紹介

必要項目だけの一覧・任意の条件のグラフや表を作れる

例えば、同じ「案件情報」でも従業員個人は自分の担当案件を見たいですし、逆に上長は部署全体の案件状況や確度、金額等を把握したい等、立場によって知りたい情報は異なります。

そんな時、kintoneであれば各自が見たい情報だけに絞った一覧を同じアプリの中であらかじめ作成しておくことが可能です。
データを登録すれば各一覧に即時反映されるので、各々が見たい情報を整理するためのエクセルを作成し、どれが最新かわからない……といったを「エクセルあるある」回避することができます。

案件すべてを表示した一覧

確度が高いものだけに絞った一覧

さらに、一覧だけではなくグラフや表といった集計も自動で行うことができます。
こちらもアプリ内にデータが登録されれば自動で更新されるため、いつでも最新の集計結果を参照することが可能です。

ユーザーや組織毎に、アクセス制限が掛けられる

kintoneではアプリ単位、データ単位、フィールド単位それぞれで閲覧や編集といったアクセス権をユーザーや組織ごとに設定できます。
エクセルで例えると、それぞれ以下の通り制限ができます。

かなり細かく「閲覧はできるが編集はできない」「特定の条件のデータは閲覧もできない」等の設定ができるため、エクセルの様にパスワードを設定する必要なく、安心して情報を共有できます。

優れた拡張性によって、アプリを更に使いやすくできる

kintoneは業務に合わせてアプリを作成することで簡単に使うことができますが、エクセルや従来のシステム等に慣れていると細かな部分の使用感に不便を感じることも…。
しかし、kintoneではプラグインと呼ばれる拡張機能パッケージの導入や外部サービスとの連携により利便性を向上させることができます。

また、アプリごとにテーマやアイコンを設定できるため、より自社にとって使いやすいデザインに変更することも可能です。

他のクラウドサービス等からデータ移動の手間なし無料で使えるkintoneプラグイン！効率化を実現するおすすめ10選

kintoneではWEB連携APIを通して、他のクラウドサービスのデータの取得･変更が可能です。
人の手による操作でのデータコピーより手間が掛からないうえ、ヒューマンエラーがないため業務を停滞させることがありません。

API連携ができない場合も、アプリ作成とは別にCSVやエクセルのデータをアプリに取り込むことが可能です。

プラグインで操作性の向上やデザイン変更ができる

kintoneの操作性やデザインは、プログラミングができなくてもプラグインによって変更が可能です。
無料で公開されているプラグインも多くあり、エクセルのような使い方ができるようになるものや、エクセルを超えてさらに便利な使い方を実現できるもの等、プラグインでできることは様々です。

操作性やデザインを変更することで入力スピードがアップし、業務の効率を更に上げることができます。
プラグインで対応できない場合には、JavaScriptやCSSを編集することでより細かい変更が可能です。

無料で使えるプラグインについて、詳しくはこちらの記事でご紹介しています！
▼無料で使えるkintoneプラグイン！効率化を実現するおすすめ10選

コミュニケーションスペースで、部署やチーム毎の情報共有が可能

kintoneは社内チャットツールとしての機能も備えており、部署やチームなどのグループ毎での情報共有が可能なコミュニケーションスペースや、社外の人が一時的にkintoneにアクセスするためのゲストスペースが用意されています。

社内外でスペースを使い分けることで、情報漏洩などセキュリティ上のリスクを回避することができます。
コミュニケーションスペース以外にも、アプリのひとつひとつのデータに対してコメント欄が設けられており、宛先を指定してコメントを残すことが可能です。
宛先に指定された場合には通知が届きますので、「このデータについて確認したい」といった場合には非常に便利です。

kintoneでできる業務アプリの例

kintoneでは業務ごとにアプリを簡単に作成できることは先ほどお伝えしました。
ここでは、具体的にどのような業務アプリを作れるかをご紹介します。

顧客管理･案件管理

kintoneで顧客や案件を管理するアプリを作成すると、部門や個人で管理していたデータが一つのデータベースに一元化され、組織全体での共有が容易に実現可能です。
フォーマットを統一することで、データの分析･グラフ化がしやすくなります。

顧客管理

案件管理

プロジェクト管理

kintoneではプロジェクトの管理アプリを作成することで、個人で管理していたタスクや進捗状況をメンバー間で共有することができます。
プロジェクトに関連するファイルや、やり取りを集約することで、プロジェクトを効率的に進めることができます。

社内のファイル管理

kintoneのファイル管理アプリでは担当者や更新日、変更履歴などを一元化して管理することができます。
チームでファイルを作成する際には最新のファイルがわかりやすくなり、整理しやすくなります。

kintoneでのファイル管理について、詳しくはこちら！
▼kintoneでファイル管理はできるのか？プラグインで階層構造を実現！

日報管理

kintoneでは日報を入力･管理するアプリを作成することもできます。
日々の業務報告等をアプリで管理することでミーティングの機会を設けなくても情報交換ができます。

業務アプリ作成に便利な機能

データの集計や閲覧ができる

kintoneにはデータを蓄積するだけでなく、データを集計してグラフで表示する機能が備わっています。
集計した結果をCSVで出力することも可能です。

コミュニケーション･チャット機能で意見交換が可能

kintoneではチャット機能によりコミュニケーションをとることができ、議題やテーマに沿ってスレッドを立てて意見交換をすることが可能です。

クラウドによる情報共有が可能

kintoneではデータをクラウドで共有･管理できます。逐一、メールへのファイルを添付する必要がありません。
コミュニケーション･チャット機能と合わせることで、データへのコメントを書き込むなど情報共有が円滑になります。

アプリのカスタマイズが可能

kintoneではプラグインを使うことで、機能を拡張したり、操作やデザインを変更したりなどのカスタマイズが可能です。

目的別kintoneでできること一覧

kintoneは顧客管理、タスク管理、スケジュール管理など、さまざまな目的･業務に合わせて活用できます。
ここでは、業務や業種ごとにkintoneによってできることと活用事例をご紹介します。

【顧客管理･案件管理】kintoneを建築業で活用

kintoneの活用で複数のツールやエクセルに分かれていた情報を一元化し、顧客管理･案件管理を全社で一貫して利用できるようにした事例です。

建築業の場合、案件のフェーズによって管理すべき情報が変わりますが、必要な時に必要な最新情報を閲覧できる仕組みをkintoneで構築し、情報管理コストを大幅に削減しました。
どんな業種の企業でも業務の中心となる顧客管理と案件管理をシステム化することで、業務効率の改善を実現します。

▼kintoneを建築業で活用！年間建築棟数アップに繋げた顧客管理・案件管理アプリの作り方｜建築業　株式会社中美建設さまの事例

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【予実管理】kintoneを建設業で活用

毎月エクセルの予実管理表の作成に時間をかけていた建設業の企業様で、kintoneとkrewDataを活用して予実管理を自動化した事例です。

予実管理は会社の目標に対する進捗、達成率を把握するために重要な情報。
毎月の会議のために管理職の方が毎月時間をかけてエクセルで予実管理表を作成している企業さまも多いのではないでしょうか。

kintoneで集計を自動化することで、本来時間をかけるべき業務に社員のリソースを割くことが可能になります。

▼kintoneで予実管理！実績集計はkrewDataで自動化｜総合建設業　株式会社太昭組さまの導入事例

建設業業務改善パッケージはコチラ！
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【タスク管理･工数管理】kintoneを社労士で活用

社会保険労務士事務所の業務で発生するタスク管理をkintoneで自動化した事例です。

元々はスプレッドシートでタスク管理をしていたため、全体のタスク量や業務の進捗状況を確認するのに時間がかかっていました。
顧問先企業ごとで発生するタスクをkintoneで自動作成する仕組みを構築し、業務の抜け漏れの改善にもつながりました。

また、工数管理もkintoneで自動集計できるように構築し、社員の業務ごとにかかる時間から、顧問先企業の報酬に対して採算が取れているかを把握できるようにしました。

▼社労士でkintone活用！タスク作成の自動化、見える化で作業時間大幅短縮
▼社労士でkintone活用！顧問先ごとに異なる手続きを自動作成、仕事の抜け漏れゼロへ！
▼kintoneで工数管理！日報から作業工数を自動集計|社労士　社会保険労務士法人とうかいさまの事例

【請求書発行】kintoneを不動産仲介業で活用

不動産仲介業の企業様で顧客管理と請求書発行をkintone化した事例です。
顧客情報をkintoneでマスタ化することで、以前までは請求書を作成するたびに調べていた請求書送付先等の情報を「入居者の名前」や「物件名」をキーとしてすべて自動入力が可能になり入力の手間がほぼゼロになりました。

さらに、プリントクリエイターを利用することでkintoneから直接PDFの請求書を発行でき、属人的に行っていた請求業務を一元管理できるようになりました。

▼脱エクセル！kintoneで賃貸の請求業務を効率化｜不動産仲介業　株式会社東洋不動産さまの事例

【脱紙･脱エクセル】介護業で活用

介護業の企業さまが、kintoneで脱紙･脱エクセルを実現した事例です。
介護業では入居者の基本情報やバイタル情報、薬剤情報などを紙で管理していることが多く、入居者が病院にかかられる際に必要な書類を探すのに時間がかかり大変でした。

それらの情報をkintoneに集約したことでタブレットで見たい情報をすぐに確認することが可能となった他、日々の介護記録もkintoneに直接入力することで手書きの手間が無くなり業務が効率化されました。

▼kintoneが介護現場に浸透したら脱紙・脱エクセルできた｜介護事業者アイリス南郊さまの事例
介護業務改善パッケージはコチラ！
▼介護業務改善パッケージ

【スケジュール管理】グループウェアからkintoneへ移行

グループウェアでスケジュール管理をおこなっていた企業さまが、カレンダーPlusプラグインを使いkintoneに移行した事例です。
kintoneに移行したことで、従業員ごと部署ごとのスケジュール表示だけでなく、利用する施設･設備の利用予定もカレンダー形式で確認できるようになりました。
また、案件管理とも連携することで、案件ごとの進捗も確認できます。

▼全社員のスケジュール管理をグループウェアからkintoneへ移行｜建築業株式会社中美建設さまの事例

【在庫管理】在庫量をリアルタイムで確認

紙と目視で行っていた在庫管理をkintone化し、誰もが在庫情報を把握できる情報共有の仕組みを構築した製造業の企業さまの事例です。
製造する製品それぞれの原材料使用量を設定し、製造高に合わせて自動で原材料の在庫が引き落とされ、製品が在庫として登録されます。

在庫データがkintone上にあるため、いつでもどこでも在庫量を確認することができる他、在庫量が基準値を下回った際に通知が来るようにし、在庫をこまめに確認しなくても発注のタイミングを逃さない仕組みを作ることも可能です。

▼在庫管理をkintone化！業務効率化の鍵は徹底的な「見える化」にあった｜製造・小売・飲食業　株式会社勢乃國屋さまの導入事例

プラグインや外部連携サービスは、スタンダードコースで利用できる

kintoneには月額780円のライトコースと、月額1,500円のスタンダードコースがあります。
ライトコースは作成できるアプリ数やスペース数がスタンダードコースに比べると少ない点と、プラグインと外部連携サービスの利用ができないという機能面の違いがあります。
外部サービスと連携せず、kintone内ですべて完結するような使い方や、プラグインによる機能の拡張、操作の変更が必要ない会社ではライトコースが適していますが、拡張性の観点から、コムデックではスタンダードコースでの利用を強くお勧めしています。

どちらのコースも、ゲストユーザーという社外のユーザーがkintoneの一部を利用できる機能を使うことができます(別途ゲストアカウントが必要です)。
ただしゲストユーザーはモバイル版kintoneは利用できないため、WEBブラウザーからのアクセスのみとなります。

また、kintone APIを使った開発を目的とする開発者ライセンスはスタンダードコースでのみ発行が可能です。
適用したい変更の動作確認を事前に開発環境で行うことで、より安全なシステム構築および運用を実現可能となります。

kintoneでできないこと･難しいこと

ここまで解説したように、kintoneは多機能で便利なクラウドサービスです。

しかし、kintoneは完璧なサービスというわけではありません。
口コミを見ても、操作性や初心者にとっての難易度の高さなど改善の要望が見られます。

そこでこちらでは、kintoneでできないこと･難しいことについて解説します。
kintoneの導入を検討しているご担当者の方は、導入後のギャップを感じないためにもご確認ください。

標準機能では複数アプリをまたいだ集計ができない

kintoneの標準機能では、複数のアプリをまたいだ値の集計ができません。

例えば「Aのアプリで管理している在庫数」と「Bのアプリで管理している商品別の単価」から在庫の合計金額を評価したい場合は、目視で計算をする必要があります。

計算が発生する場合は初めから同じアプリで管理すればよいのですが、アプリ設計の段階で今後の業務を全て考慮するのは簡単ではありません。

なお、この問題はkrewData(クルーデータ)というプラグインで解決できます。
費用はかかりますが、アプリ間連携で困っている方はプラグインの利用も検討してみてください。

標準機能ではエクセルのように編集することができない

kintoneの標準機能では、一覧画面上でエクセルのように編集することができません。
もともとエクセルを業務に活用している企業は多いため、UIの違いに戸惑ってしまう担当者の方も多いでしょう。

ただし、krewSheet(クルーシート)やkrewDashboard(クルーダッシュボード)といったプラグインを使うことで、一覧画面をエクセルのように表示･編集したり、グラフやテーブルで集計結果を表示させたりすることが可能です。

それぞれのプラグインの特徴や機能については以下の記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。

▼kintoneプラグイン機能比較！krewSheetとkrewDashboardどちらを使うべき？向いているアプリを解説！

専門性の高い基幹システムの置き換えは難しい

kintoneは、集計･分析･データ管理が得意な一方で、請求書の作成や印刷といった処理は苦手なため、基幹システムとして利用するには不十分な点があります。

プラグインやアプリを組み合わせれば利用できなくもありませんが、複雑で使いづらくなってしまう可能性もあるため、既存のシステムを利用したほうが無難です。
特に、販売管理システムや会計システム、勤怠管理システムといった専門性の高い基幹システムをkintoneに置き換えるのは難しいでしょう。

kintoneをより効率的に使うためには、基幹システムとの連携がおすすめです。
kinotneと基幹システムを連携するメリットや方法は以下の記事をご覧ください。

▼kintoneと基幹システムの連携メリットや方法、活用事例を紹介

複雑な機能の実装にはプログラミング知識が必要

kintoneでは、簡単な機能のみのアプリであれば、プログラミング初心者でも感覚的に実装できます。
プラグインや連携機能も充実しているので、ある程度のものはノンプログラミングで実現できるでしょう。

しかし、会社によって業務フローや作業手順は異なるものです。
kintoneを自社に最適化するのであれば、細かい部分を調整するためにプログラミングを行う必要があります。

ただ、プログラミング未経験から知識を身につけようと思うとかなりの時間がかかってしまいます。
そのため、複雑なシステムの実装は、専門家に依頼するのがおすすめです。

より便利にkintoneを利用したい場合には、専門の”伴走支援”SIerへ！

kintoneは簡単な操作でアプリのカスタマイズや外部サービスと連携可能ですが、
「どのようなアプリの作りならアプリ間の連携がしやすいのか」
「データーベースとして活用していくにはどんな形でデータを入れればいいのか」
「プラグインはどうやって設定したらいいのか」等々…
自社だけでは解決できないことも多々あります。

コムデックでは基本的には「kintoneアプリは自社開発」をおすすめしていますが、一緒にkintoneアプリ開発をしてくれるプロ、つまり伴走支援型のSIerに頼るのも一つの方法です。
kintoneは自社開発すべきか、それともプロに外注すべきなのか、それぞれのメリット･デメリットを解説した記事をご紹介しますので、kintoneとは何ができるものなのかが分かったところで、是非次の一歩を踏み出してみてください！

▼kintoneアプリ開発は難しくない！自社開発と外注のメリット・デメリットを徹底比較

コムデックも伴走支援を行っておりますので、まずはお気軽にご相談ください。