勤怠管理システムは自作できる？作り方の手順と注意点を解説
「勤怠は管理しないといけない、でもコストはかけたくない……！」
そうお考えの経営者の方、あるいは総務の責任者の方必見！
今回の記事では、そもそも勤怠管理システムは自作可能なのか、自作する場合の方法と注意点を詳しく解説します。
この記事でわかること
- 勤怠管理システムを自作する場合のポイント
- 勤怠管理システムを自作するべきか、有料のシステムを導入すべきか
こんな人に向いている記事です
- 勤怠管理システム導入を検討している方
- 勤怠管理システムを自作するか専用のシステムを利用するか迷っている方
目次
勤怠管理システムは自作できる？
働き方改革やコンプライアンス遵守が定着した現代では、適正な勤務管理は企業にとって守るべき義務となっています。
そんな中、多くの企業でクラウド勤怠管理システムの導入が進んでいます。
クラウド勤怠管理システムは、一般的には専門業者が提供するものを利用する場合が多いですが、当然ながらそれらのシステムを利用するのにはコストがかかります。
「その月使った人数だけ」という課金形態のものが多く、無駄がないようにはなっていますが、とは言え「うちは人数も少ないし、勤務形態も単純だからシステムを導入するほどではないなぁ……」とお考えの企業さまも多くいらっしゃり、そんな企業さまがたどり着くのが「勤怠システムを自作する」という方法ではないでしょうか。
結論として、勤怠管理システムを自作することは可能です。
自作の方法としてはエクセルが一般的ですが、kintone等の業務改善プラットフォームを活用したり、プログラミングでゼロから作ったりすることもできます。
以降のセクションでは、勤怠管理システムに必要な要素とその作り方を解説していきます。
勤怠管理システム導入時によくある失敗例をもとに、導入を成功させるポイントを解説している記事はこちら！
▼勤怠管理システムの失敗例から学ぶ導入を成功させる5つのポイント
勤怠管理システムに必要な機能
市販の勤怠管理システムであろうと、自作する勤怠システムであろうと、「管理すべき勤怠」にはルールがあります。
自作する場合も以下の機能が必要になりますので、押さえておきましょう。
「勤怠管理」とはそもそも何を管理すべきなのかについてはこちらの記事で詳しくご紹介しています！
▼勤怠管理とは？効率的な方法とクラウド勤怠管理システムの選び方
出退勤の打刻
出退勤の打刻を正確に行うことは、労働時間を把握し、正しい給与計算をするために必須です。
労働時間だけでなく、休憩時間も正しく管理し、適正な勤務時間を客観的な記録として残す必要があります。
また、在宅勤務に対応するためにインターネット上で打刻可能にし、給与計算等の他システムとの連携も可能であればより便利です。
残業・休暇の管理
残業時間や休暇の管理も必要な項目です。
2019年の労働基準法改正により、全ての企業に対し、残業時間や有給休暇を適正に管理することが求められています。
月の残業時間が規制ギリギリになりそうな従業員や、有給休暇を全く取得していない従業員がいた場合、アラートで注意喚起するような仕組みが望ましいでしょう。
参照・集計・出力
日々の勤務状況を参照できるとともに、例えば部門ごとに以下の項目を集計･出力することが求められます。
- 残業時間
- 有給日数
- 総労働時間
- 深夜労働時間
- 休日出勤時間
- 遅刻回数 など
必要な情報を集計･出力することで、さまざまな帳票作成時の手間を簡素化できたり、社内外の監査に対して速やかに対応できたりするでしょう。
なお、出力形式はCSVであれば他システムとの連携がしやすくなります。
エラーチェック
出退勤時の打刻忘れや、社員の出退勤と勤務実績に不整合がないかを手動で確認するのは時間がかかります。
上記のような打刻内容に問題がないかチェックする機能があることで、効率的に漏れのない勤務管理を行うことができます。
kintoneで勤怠管理アプリを作る方法をまとめた資料はこちら！
勤怠管理システムを自作する際の作り方
勤怠管理システムに必要な要素が分かったところで、勤怠管理システムを自作する際の具体的な方法について説明していきます。
まずは自社の勤怠を整理する
勤怠管理システムを作るためには、まず自社でどのような働き方があるのか、またそれらをどのようなルールで管理･集計しているのかを整理する必要があります。
変形労働時間制、シフト勤務、フレックスタイム制、外出や中抜け、出張、夜勤、早朝出勤等々、どのような勤怠が発生しうるのか、またその時はどんなふうに集計して給与計算に使っているのかを確認しましょう。
今は発生していなくても、今後発生する可能性がある勤怠には対応できるようなシステム設計をしなければなりません。
勤務体系の種類が多ければ多いほど、システム構造は複雑になります。
漏れやエラーがないよう、丁寧に整理していきましょう。
エクセルの数式やマクロを活用する
エクセルであれば誰でも比較的簡単に作成することができ、維持管理もしやすいため、自作する場合はエクセルを利用するのがおすすめです。
エクセルを用いて簡易的な勤怠管理システムを作成する場合、数式やマクロを活用しましょう。
全て手計算で行うと、時間が膨大にかかるうえ、ミスが発生する可能性もあります。
入力する項目を最小限にし、他は自動で計算するような仕組みが必要です。
プログラミングでゼロから作成する
プログラミングでゼロから勤怠管理システムを自作する方法は、時間はかかりますがその分自社にぴったり合ったシステムを作ることが可能です。
ただし、作って運用し始めた後も法改正や就業規則の変更、新たな勤務形態の登場等、システムを変更すべき事象は多々発生します。
そのため、作成後もメンテナンスの知識がある人を継続的に雇用する必要があります。
kintoneアプリで作る
プログラミングよりももう少し簡単な方法として、自社の業務に合わせたアプリを作ることができるkintone(キントーン)を活用する方法があります。
必要な項目を配置し、自動計算の設定を行うことで、プログラミングの知識がなくても勤怠管理システムを作ることは可能です。
ただし、作った後でメンテナンスが必要なのはプログラミングでゼロから作るのと変わりません。
kintoneでの勤怠管理方法やアプリの作り方については、こちらの記事で詳しくご紹介しています！
▼kintoneで勤怠管理はできるのか？メリット・デメリットを徹底調査
他システムとの連携を整える
どのように管理をするか、何で作るかが決まったら、給与計算システムなどの他システムとの連携をスムーズにしておくことも重要です。
勤怠管理システムで集計した勤怠データを、別途給与システムに手で入力するのは時間がかかるうえ、ミスも起きやすくなります。
勤怠管理システムの情報を自動で給与計算システムに連動できれば早く正確に処理できるため、せっかく勤怠管理システムを作るのであれば給与計算までスムーズに連携できるものにすべきでしょう。
勤怠管理システムを自作する場合の注意点
勤怠管理システムの自作は可能ですが、注意すべき点があります。
自作する前に、これらのポイントを許容できるのか、しっかりと確認しておきましょう。
法改正に迅速に対応しなければならない
労働に関わる法律は変更が多く、法律施行後は速やかに変更内容を勤怠管理システムに反映しなければなりません。
もしも反映が遅れてしまうと、手動で計算をする必要が出てきたり、誤って法律改正後の運用が反映されていない勤務管理方法で処理をしてしまったりするリスクがあります。
そのため、まずどういった法改正があるのかをキャッチアップし、それが自社の勤怠にどう影響するのかを検討の上、変更が入るたびに速やかに、また適切なタイミングで計算式やプログラムを調整する必要があります
エクセル管理の場合は不正がしやすい
エクセルでの勤怠管理は従業員の自己申告による出退勤時間の入力となるため、不正申告が起こりやすくなります。
そのため、不正申告をチェックしたり防いだりする策を講じる必要があります。
メンテナンスが属人化する可能性がある
勤怠管理システムを自作した場合、自作した本人やシステムに精通した従業員であればメンテナンスも問題なく対応できます。
しかし、そういった従業員がずっと勤怠管理の業務をしているとは限りません。
別業務の担当になったり、他部署に異動していたり、退職したりする可能性も否定できません。
そういった時に、システムに精通した従業員が他にいなければ、運用やメンテナンスができなくなってしまいます。
メンテナンスができなければ、前述の法改正にも対応できず、使えないシステムになってしまう可能性があるのです。
kintoneで勤怠管理アプリを作る方法をまとめた資料はこちら！
勤怠管理システムは自社に合わせて柔軟に設定できるクラウドがおすすめ
勤怠管理システムは自作もできますが、ここまでご紹介した通り注意点も多く、また自作のための時間コストがかかります。
そのため、よっぽどシンプルで簡単な勤怠で無い限り、自社に合わせて設定できて、なおかつ自動でアップデートしてくれるクラウド勤怠管理システムがおすすめです。
法改正に自動対応してくれる
自作の場合は随時法改正の有無をチェックし、かつ変更点を速やかにシステムに反映しなければなりません。
一方クラウド勤怠管理システムの場合、法改正のたびにアップデートして対応してもらえるため、自社で変更を行う必要はありません。
統制を強化し、適正な勤怠管理がしやすい
自作の場合、どうしても不正に申告できるリスクが生じます。
クラウド勤怠管理システムの場合、入力ミスやエラー、不正への対応がとられており、統制を強化することができます。
例えば会社のセキュリティカードを使った打刻や生体認証など、仕組みとして不正ができない環境を整えることができます。
業務がより効率化され、手間が最小化される
クラウド勤怠管理システムを導入すると、業務の効率化や手間の最小化に繋がります。
メンテナンスを任せたり、数式を設定したりという手間がないため、従業員はより付加価値の高い仕事に時間を割くことができます。
専門家にシステムの設定を依頼できる
クラウド勤怠管理システムの場合、専門家にシステムの設定を依頼できます。
システムの仕組みや構成などに関する自社の要望を伝えながら、最適な形で提供してもらうことが可能です。
運用方法や従業員向けの説明等も担ってくれたり、導入後の実際の運用までサポートしてくれたりと、「設定」だけではないサービスを提供している専門家もいます。
クラウド勤怠管理システムのおすすめは？
クラウド勤怠管理システムを使うことのメリットをご紹介しましたが、ひとくちにクラウド勤怠管理システムと言っても様々なメーカーがシステムを提供しています。
そんな中で、コムデックがおすすめしているのは「KING OF TIME(キングオブタイム)」というクラウド勤怠管理システムです。
「KING OF TIME」は業界シェアNo.1を獲得しており、クラウド勤怠管理システムのスタンダードと言えます。
先ほど例に挙げた変形労働時間制やシフト勤務、フレックスタイム制といった特殊な勤務形態にも幅広く対応でき、業種も問わないため、迷ったらこれ！と言えるクラウド勤怠システムとなっています。
クラウド勤怠管理システムKING OF TIMEの導入事例
コムデックおすすめのクラウド勤怠管理システム「KING OF TIME」について、実際に導入を支援させていただいた企業さまの事例をご紹介します。
飲食業でのKING OF TIME導入事例
▼KING OF TIME移動勤怠機能で拠点ごとの勤務時間を算出！採算管理に活用｜飲食業 有限会社キャリオンさまの事例
幼稚園等の給食事業を請け負われている有限会社キャリオンさまでは、出退勤は従業員さん自身がタイムカードに手書きで記録し、締め日後に本社で取りまとめてエクセルに手入力、その後集計……という形で勤怠を管理していらっしゃいました。
お客様の施設内で業務を行い、さらに人によっては複数拠点を駆け落ちして業務を行うという特性上、固定の打刻機を置くことが難しかったのです。
そこにKING OF TIMEを導入することで、タイムカード回収や集計の手間が不要になったのはもちろんのこと、「時間帯区分機能」で時給が変わる早朝や夕方の時間帯を自動算出できるようになり、勤怠管理の業務効率が大幅に向上しました。
さらに、拠点ごとの勤怠時間を正確に算出できるようになったため、施設ごとの採算を検討できるようになったとのことです。
製造業でのKING OF TIME導入事例
▼勤怠管理業務の時間コストを「KING OF TIME」で軽減｜株式会社サカキL&Eワイズさまの事例
事業所が6ヵ所あり、120名と多くの従業員がいる営業倉庫事業・医療用品製造販売事業を営む株式会社サカキL&Eワイズさまでは、毎月のタイムカードの回収、タイムカードの集計、給与ソフトへの入力という作業に15時間をかけていました。
KING OF TIMEを導入し、打刻データでの勤怠管理に切り替えることにより、タイムカードの回収、タイムカードの集計、給与ソフトへの入力という作業が全て不要となり、毎月15時間の作業時間削減を実現しました。
勤怠管理システムを自作する際は注意点を考慮し、慎重な判断を
勤怠管理システムを自作することは可能ですが、法令遵守や不正防止といった観点からも、クラウド型の勤怠管理システムがおすすめです。
勤怠管理システムの自作を考えている企業様は、本記事で解説した注意点を踏まえたうえで、自社に合った勤怠管理方法を検討してみてください。
